誰も教えてくれなかった情報整理の4つの法則
今日のタイトルは誰も教えてくれなかった情報整理の4つの法則というものです。情報や知識の整理には、「４の法則」が存在すると言います。一体それはどういうことか、その核心を探ります。
なぜ、タスク管理は遅かれ早かれ破綻するのか
なぜ、このようなタイトルにしたかというと、これまで私自身タスク管理の失敗の経験からきています。
知識のボトルネック: 今、そこにある落とし穴ついて気づくことが大事(新しいブラウザータブで開く)
これまで、毎日の仕事をいかに効率的に期限に間に合わせかというタスク管理を、いくつも試してきました。でも、遅かれ早かれ、その努力は破綻するという経験をしてきました。
実際に、私たちは毎日の仕事に追われています。期限はどんどんと迫ってきて、そしてこれまで集めてきた、あるいはその仕事に必要な情報もあふれ返り、情報過多という状態になっています。
そして、次第に整理がつかないという状態になり、最後には情報整理のためのプロジェクトやタスク管理というものを立ち上げたりしてしまいます。
さまざまなタスク管理アプリやプロジェクト管理アプリなどを使い始め、それぞれのアプリを使い込み細かく設定して対応しようとします。でも、いずれは時間の経過とともに破綻してしまいます。この繰り返しと言えるのではないでしょうか。
セカンドブレイン: グローバルナレッジ集団に参加しての気づき
ここ2年ほど前、私はセカンドブレインというグローバルなナレッジ集団に参加しました。そして、大きな衝撃を受け、数々の気づきがありました。そういった中から、この4つの法則が見えてきました。
セカンドブレインとは？ 読書と知識管理にブレークスルーを起こす
これは、次の4つです。
整理のフレームワークを前提にする
目標と期限が組み込まれている
アクションの必要性により分けて管理する
プロジェクトで知識、期限、アクション、目標を同時に管理する
一体それはどういうことか、詳しく観ていきましょう。
1. 整理のフレームワークを前提にする
まず第1に、情報の整理をするにあたって整理のフレームワークがなければならない、という点です。そして、それを前提にして全体が動いていかなければいけないということです。
2. 目標と期限が組み込まれている
2番目に、それには目標と期限が組み込まれている必要があります。常に変化する目標や期限に柔軟に対応できなければいけません。
例えば、月次や週次の目標、あるいは半年の目標など、目標は目まぐるしく変わり、期限も新しく設定されていきます。そういった変化に対応するものでなければなりません。
3. アクションの必要性により分ける、管理する
3つ目として、行動、アクションの必要性によって管理するという必要が出てきます。プロジェクトとそれに必要な情報、それから期限というものが全て同時に管理されなければならない。
そうしなければ、情報の管理も期限の管理もプロジェクトの管理も別々の扱いとなってしまい、いずれは破綻してしまいます。
4. プロジェクト: 知識をアクション、期限、アウトプットを前提として管理する
そして4番目としては、管理として現在進行中のプロジェクトと常にリンク付けられていなければならないという点です。
プロジェクトには、必ず期限があります。期限に対応して仕事ができるように、情報の整理も常にアップデートされていかなければいけないということです。
さらにその中には、要求されたアウトプットに必要な情報とアクションがが網羅されていなければなりません。このように、さまざまな要素が同時に組み込まれていなければいけません。
こういった情報の整理の枠組みですが、例えば週次であったり、あるいは月次であったり、あるいは数週間といったインターバルで常にアップデートできるようなものでなければいけません。
またこれは、長期間に渡っているかもしれません。例えば、半年あるいは1年であるとか、あるいはもっと長いかもしれません。ずっと長い期間にもわたって継続的に管理をされていくようなものの一部として全体を管理をしながら、その中からプロジェクトが生まれてくる必要もあります。
また同時に、プロジェクトは期限があります。いついつまで期限に何らかのアウトプットをしていく、結果を出していく。そのプロセスに流動的に組まれているフレームワークでなければいけません。
そこには、期限があること、アウトプットの目標があること。そして、そこに集められた情報は、今現在必要なものなのか、今後、将来に渡って必要なものなのか、そうでないのか。そういった組分けも必要になってきます。
情報整理 4つの法則: 知識の整理のフレームワークを理解する
これまでの情報整理の問題点は、この定義が非常に不明瞭でした。どのような目標のカテゴリーなのか期限なのか。毎日のアクションはどうするのかということについて、全体的な枠組みがなかったわけですね。
まず、最初に全体の枠組みを定義をして、そこの中により細かい条件で中くらいの枠組み、小さなプロジェクトなどに落とし込んでいく、あるいは継続するプロセスに組み替えていくのです。
長期的な目標の枠組みが、同時並行で進んでいかなければいけません。そして、その場その場で期限に追われて処理をするということではなく、あらかじめ自分が設定した枠組みの中で毎日のアクションが起こっていくということです。
こういったことをタスク管理アプリ、あるいはプロジェクト管理アプリなどで個別に対応していこうというのがこれまでのアプローチでした。
しかし、これを情報管理、知識管理とともに同時に行うにはどうしたらいいのか。さまざまなアプリを別々に使っていく。あるいはカテゴリーやタグでで整理したり紐づけていこうとすると、どうしても無理が出てきてしまいます。
そこでより。全体的で統合的、そしてホリスティックなアプローチが必要となってくるわけです。
GTD（Getting Things Done）と知識管理の関係
こういったもののひとつにGTD（Getting Things Done）という、デイビッド・アレン氏のアプローチがあります。しばらくの2001年頃に非常に有名になり、多くの方がこの手法を取り入れました。（日本版: 全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術）
しかし、この考え方で1点欠けているのは、情報をどのように管理していくのか。ツールを使っていくのか。デジタル化された中で、アプリケーションとの連携などをどう行っていくのか、という点については。時代背景もあり、現在のデジタル化には対応できていません。
アップデートされてきてはいますが、デジタル化された情報やプロジェクト管理という点については、一貫した発想というものがこれまではありませんでした。
これをデジタル化、AIなどの最先端などのテクノロジーと組み合わせて、一体どのようにしたらうまく運用していくことができるのか。
それによって、自分の脳の活動、それからクリエイティブな処理、あるいは毎日、毎日の活動のモチベーションをいかに高めていくのか。これらと連携して動いていかなければいけません。
知識管理 4つの法則とワーキングメモリ
ここで、本題の最初のタイトルです。「4つの法則」というタイトルをつけましたが、この4つという点にはとても重要な意味があります。
なぜかというと、私たちが考える時、思考する時にはワーキングメモリーと呼ばれる短期記憶を使います。これは長期記憶の中から自分がその時に使う情報を呼び出してきます。それを組み合わせたり、あるいはいろんな形で変形させたり、展開しながら新しいものを考えていくということになります。
このワーキングメモリーで扱える量というのが認知心理学ではこれまで7±2と言われ方をしていました。これが最近の研究では4つのチャンクというふうに言われています。よく4つの知識の固まりですね。
人間の脳は、ワーキングメモリーにそれ以上の数の情報を取り出して一度に扱うことができないということです。
つまり、たくさんの情報を忘れないというアプローチではなくて、それを絞り込んで最小限にしていく必要があります。4つに絞り込んでいていく。一度に処理をする、一度に考える対象の数を限定して、その中で深く多くを考えていくというアプローチが必要なのです。
PARA（プロジェクト、責任エリア、リソース、アーカイブ）とは
さて、ここでセカンドブレインという先程のアプローチでは、すべての情報をPARAと呼ばれる4つの大枠であるカテゴリーで整理していきます。この中で、期限、目標、行動性、そして継続的な管理を同時に扱うことができます。これ全体的なフレームワークとして整理していこうという考え方です。
この続きは本の棚サイトの以下の記事から詳しくお読みいただけます。
情報整理 4つの法則: 究極の知識管理のルール
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