プロジェクト - システム導入の要件合意は？

システムの再構築や新しいシステムの導入を、ITベンダーと行ったときには、どのようなシステムを開発するか、ITベンダーと合意をする時がよくあります。社内SEとして、ITベンダーと業務部門の橋渡しをして、プロジェクトを進める必要がよくあります。どうしたらよいか、個人的な見解を説明したいと思います。

なぜ、橋渡しが必要か

システム再構築や新システム導入をするときは、ITベンダーと業務部門と一緒に社内SEとして参画します。ITベンダーはITとしてのプロ、業務部門は業務を行うプロですが、その間でのコミュニケーションがうまくいかないことは多々あります。

ITベンダーの言っていることが技術的過ぎて理解できない

ITベンダーはこちらの言っていることが理解できているのか

ITベンダーはプロなのになんで伝わらないのか！

今後のソリューションを説明されてもよくわからない

今あるシステムの要件がよくわかっていない・・・

主に、不満が出てくるのは業務部門が多い傾向にあります。

技術のプロと事業のプロでのコミュニケーションロスが発生してしまいます。

このような中で、要件合意するポイントをまとめてみました。

要件合意するときの3つのポイント

今後の変更対応の方針を明確にする

合意時の不安の１つとして、要件の漏れがどう影響しているのかが見えていないことです。要件の定義の中でどこまで合意されるのか、要件の漏れがあった場合に、どのように今後対応されるのかを明確にし、皆で理解する必要があります。

その方針を検討し、明確にするのも、橋渡し役となる社内SEの役割と考えます。

要件合意のポイントを明確にする

要件を記載したドキュメントには、技術的なことから企業の業務プロセスなどさまざまなことが書かれています。すべてを業務担当の方にチェックしてもらおうとすると、わからないことがあるだけでも拒否反応が出てしまい、チェックがすすみません。

実際の開発をどう進めるか明確になっているため、ドキュメントの重要な部分や、業務担当者が理解しやすいポイント、設計をするときに根本となる考え方などの、重要なポイントを明確にし、その点にフォーカスして説明します。

ITベンダーとも会話し、今後の開発で重要な部分の優先度を設定し、優先度が高いものにフォーカスする必要もあります。

事業・業務部門に理解してもらう

進め方を理解してもらい、確認するポイントを整理した後は、いよいよ理解をしてもらいます。

ドキュメントをお渡しして確認してもらうだけでなく、想像のしやすい画面遷移図を利用して説明を実施したり、業務プロセスの重要なポイントだけに絞り説明し、気持ちよく納得してもらう必要があります。

システム構築の時にも、ユーザー目線での設計が重要ですが、説明時にも説明を受ける側に寄り添った説明をして理解してもらうことが重要です。

まとめ

システム導入の要件合意について、重要な点は下記の３点です。

今後の変更対応の方針を明確にする

まずは、この合意が今後どのように影響するのか理解してもらう努力をします。

要件合意のポイントを明確にする

どこを確認してもらう必要があるのか、ITベンダーとも確認し、項目・優先度を洗い出します。

事業・業務部門に理解してもらう

この内容をもとに、どのように理解してもらうか説明される側の目線になった工夫を行い、説明をします。

いかがでしたでしょうか。もしほかにも、アイデアがあれば、教えていただければ幸いです。

全人類のITリテラシーが上がりますように！

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