74.定時前のメール

皆さんは定時前に何か作業を強いられるメールを受け取ったことはないでしょうか。そのことについて書きます。

残業に・・・

定時前にメールを確認すると、結構な頻度でメールが入っています。

トラブルであったり、急ぎの要件であれば仕方ないのですが、そうじゃないものもあります。このようなとき、そのまま無視して帰るのは気が引けますよね。

もちろん、割り切って

「明日調査して連絡しますね」

と、返信できる人はいいのですが、気になってしまい、その要件を片付けないと落ち着かない人もおられるのではと感じます。

特に経験が浅い場合

「早めに連絡してあげないと💦」

そのような気持ちになると思うんですよね。真面目で誠実な人であればあるほど、その傾向が強くなります。

そうなると、確実に残業となります。

先日、若い社員が定時前にメールを受けて、残業していたので

「こんな時間のメールは今処理しなくても、明日でもいいよ」

と、伝えたのですが

「気になりまして💦」

と、言うので

「すごく分かるなぁ～、でも無理しないでね」

と、声を掛けました。

どの企業でも、昔と違い残業は推奨していないと思いますが、このようなメールが頻繁に来るのは、どのような意図からなのでしょうか。

なぜ定時前メールが多いのか

普段の仕事の流れを考えると、その理由が分かりやすいです。

その日の仕事をまとめて、取引先へのメールを作成し

「これで、今日の仕事は終わりっと。送信！」

このような経験、皆さん無いでしょうか。先ほどの若い社員も、実は自身でもそうしていました。

つまり、自分視点の行動として考えると、その流れが自然な形になるため、特に意識をしての行動でないことが分かります。

でも、少し考えると分かるのですが、メールの内容によっては、受け手にとって残業を強いる場合もあることが理解出来ますよね。

どうすれば？

次の一文が添えられていると、問題はありません。

「また、明日にでも対応お願いします。」
「急ぎではないので、明日の対応で大丈夫です。」

この文言が添えられていれば、今日急ぎで対応しなくとも

「じゃぁ、明日でいいか」

と、割り切りやすいです。このようなちょっとした気遣いって、大切だと感じます。

ポジティブに利用する事も

でも、この状況ですが、考えようによっては、責任感や誠意を相手に伝えるチャンスにもできます。

何故なら、相手の要望に対して、その日のうちに答えることで、送り手は次の日の朝から結果を受けることができ、仕事を効率よく進められます。

このように、単純に

「あぁ・・・残業になるな・・・」

と、悲観するだけではなく、その状況を異なる視点で観ることで、ポジティブな機会ととらえることも出来るということです。

私の場合

私の場合は少しでも明日に仕事を持ち越さないために、出来る限り早くに片づけます。

そうしないと、すべきことが多いので、スケジュールが狂ってしまうことを嫌うためです。また、出来るだけ早く相手の要望を叶えてあげたい思いもあります。

皆さんも、このような日常の当たり前について、時には深く考えてみてはどうでしょうか。

普段は気づかないことに気づくことがありますよ。