相手に理解してもらうためにはどのように説明したらいいのか

こんにちは
イデアレコードの左川です。

たまにはビジネスっぽいことを書こうと思います。

社内外で仕事をしていて思うのは、いかに相手が理解できるように説明できるのか、それができる人と出来ない人で評価が大きく変わってきます。説明をすることはゴールではなく、相手に理解してもらうこと、相手に判断してもらうことが目的です。専門用語を使ったカッコいいプレゼンテーションに憧れがちではありますが、業界によってはまったく内容が伝わらない独りよがりのものになってしまうことが多々あります。

そこで今回は相手に理解してもらうためにはどうしたらいいのか、ということを簡単ではあるが、書きたいと思います。

提案や打ち合わせ時に相手が理解できるように説明するためにどうするればいいのかをまとめると下記になります。

1. 専門用語/社内用語をなるべく使わない

2. 相手のリテラシーに合わせた説明をする

3. 表をそのまま出すのではなくポイントを抽出する

4. 文章ではなく、箇条書きで説明する

5. 結論/全体像から説明していく

1. 専門用語/社内用語をなるべく使わない

専門用語があるとそれっぽい感じになるので、どうしても使いたくなるのですが、なるべく使わない方がよいです。一般化されごく普通に使われているものは良いですが、コンサル用語などは解釈が人によって微妙に異なるので、いい感じに伝わったけれど、実は齟齬が生まれる要因になってしまったってことも多々あります。

社内用語やそれに付随する略称は使ってはダメです。ほぼ伝わりません。相手先の企業で常用化している社内用語であれば使ってもいいでしょう。使うことによって相手企業のことを理解しているということも若干はアピールできるかもしれませんが…。

2. 相手のリテラシーに合わせた説明をする

相手のリテラシーに合わせて説明に強弱をつけるのが必要です。相手の反応を見ながら、補足説明をどれだけするのかを見極めていけるかにかかっています。相手が理解していないのに次に行ったり、相手が十分に理解しているのに説明を長く続けても飽きられてしまいます。

相手の反応がわからなかったら、「次にいってもよろしいでしょうか？」と直接聞いてしまうのもありかなと思います。

3. 表をそのまま出すのではなくポイントを抽出する

細かい表を掲載して結論はこうです！と説明するのはありがちですが、初見の表は解読に時間かかります。だけど表の見方を説明したうえで、ポイントとなる項目が強調してあると理解が早まります。場合によっては項目の定義や選定理由も説明が必要です。

レポートではなくビジネス資料であることを意識すること。相手がじっくりと隅々まで見てくれない前提でどのようにまとめるのか、を意識すると見せ方やまとめ方が変わってきます。

4. 文章ではなく、箇条書きで説明する

長い文章は読むのが面倒だし、そこから重要なことを相手の判断に委ねるのは危険だし、相手に負荷を負わせてしまいます。そのため資料では箇条書きでポイントをまとめるのも大事だし、説明する際にも箇条書きを意識して話すことが求められます。

基本的に長い話は嫌われるので、ポイントをまとめて説明をすると箇条書きになってきます。そこに肉付けをしていくのがわかりやすいです。

5. 結論/全体像から説明していく

先がわからないものを読んで喜ばれるのは小説だけです。ビジネスにおいては結論や全体像がわかったうえで、説明を聞いた方が理解が進みます。先が見えない説明は不安が先行してしまい、途中で質問したくなってしまいがちです

もちろんプレゼンではストーリーを持たせて、相手の想像を覆すようなプレゼンもありますが、それは上級者しか出来ない芸当です。普通の人がやると相手が苦痛なだけの場になる可能性が高いので注意が必要です。

終わりに

地頭が良い人にありがちなのが、相手が自分と同じ基準で物事を理解できるというスタンスで説明してしまうため、相手に肝心の内容が伝わらないということ。相手は必ずしも自分と同じだけの背景を理解しているわけでもなく、自分と同じだけ時間をかけているわけでは決してないです。

相手に説明するということはどの職種にも関わってきます。エンジニアでも相手のリテラシーに併せて技術を説明できる人と出来ない人がいます。もちろん前者の方がプロジェクトもうまく回りますし、自ずと評価も高くなります。経理でも専門用語で事業部と話をしても空回りしがちです。

上記を意識すると相手の理解は格段に変わってきます。
大事なのは説明がゴールになってしまわないようにすること、相手に理解してもらうためにどのように説明するのか、を意識することです。

参考になれば…