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#169 連携できないチームが劇的に変わった仕事日記〜みみさんのコメントより〜

小田木朝子

今日はコメントでテーマのリクエストをいただきまして、こちらを取り上げたいと思います。
みみさんからのコメントです。
みみさん、いつもありがとうございます。
【小田木さん、以前お話されいてた回への質問になってしまいますが、この場をお借りして失礼します。
今後、仕事日記にぜひ取り組んでみたいと思っています。
会社全体やチームでやれたら理想ですが、まずは個人的にやってみようかと思っています。
小田木さんの会社では、この仕事日記、1日の中でいつ書かれていますか？勤務時間終了の前、でしょうか。
人によっても違うのか、そのあたりもまたお聞かせ頂けたら嬉しいです！
応援してます！】
みみさん、私の方こそ応援しています。
今日はこのコメントでいただいた「仕事日記」を、以前放送させていただいたんですけれども、今一度「仕事日記」ってどんな仕組み？というところを伝えながら、みみさんのご質問に答える形で進めてみたいなと思います。
（#58 仕事日記の仕組み大公開～すぐに使えるリモートワークの救世主～）
ちょうど春を迎えつつありますので、仕事の中でとか、なにか新しい工夫をしていきたいな、そんなふうに考えている方がいましたら参考になれば嬉しいです。

仕事日記の仕組み

まず、このVoicyの中で「仕事日記」と呼んでいる仕組みはですね、実際に私が所属している株式会社NOKIOOという会社で運用しているのですけれども、読んで字の如く、社長からアルバイトまでの社員全員が毎日自分の一日の仕事の日記を書いて、これを全社員に向けて公開する、共有するという感じですね。これを「仕事日記」と呼んでいます。
実際、社内の中では「全員日報」という呼び方をしているんですけれども、Voicyではカジュアルに「仕事日記」と、伝わりやすいようにこういうキーワードを使わせてもらっています。
社長からアルバイトまでといっても、私たちの今の組織は20人ぐらいのチームになりまして、この中で事業部としては2つなんですけれども、仕事のチームとしては4チームが動いております。
このメンバーで横断的に情報共有をしているというイメージですね。
皆さんの組織が大きい場合は、自分たちの業務チームだとか、部署だとか、事業部レベルでイメージしていただければいいかなと思います。

何を書いているのかですけれども、非常にシンプルです。
今日何をするのか？
8時間勤務する場合は、この8時間を何に使うのか？併せて、明日何をするのか？
三つ目は、今日の仕事の進捗だとか課題だとか、そこで感じた気付きを言葉にして書いていく。
どこに書くのかというと、私たちの場合は、MicrosoftのTeamsを使っていままして、Teamsの中のSNSを使って書き合っている感じです。
昔、よく「日報」という言葉があって、今ももちろん運用されている方がいるかもしれないんですけれども、日報という言葉だと一方向のイメージがありますよね。部下が書いて上司に提出する。
これを上司に管理用の報告としてあげるのではなくて、全員が書いて自分の振り返りをしながら社内のメンバーに情報発信や情報共有をしていくというのが、仕事日記の仕組みになります。

仕事日記を書く目的

これはなんのためにやるんですか？というところですが、さっき言ったように、まず全員が情報の発信者になるということですね。
一人一人の情報発信を通じて、メンバー同士が情報を共有し合うということが目的その一。
その二はですね、自己成長という目的がありまして、要は毎日の仕事を振り返って、気付きを言葉にして仲間に伝えるために要約するじゃないですか。要約すると、目的は何か、結果はどうなったか、そこで感じた課題感はなんだったか、こういったことを短時間で端的に言語化する。こういう訓練ができますので、これを毎日繰り返すことで言語化の訓練になったり、振り返って内省を積み重ねることで、自分の成長につなげていくために運用する。こんな感じでやってます。

では、みんなどんなことを書いているのかというところなんですけれども、日々関わっている仕事だとか、チームの中や組織の中での役割というのは割と人それぞれになりますけれども、例えば、お客様と話をする中でこういった情報をいただきながら、最近はこういう傾向があるんだなということを感じたということを書いている人がいたりだとか、開発を進める中でこういったヒヤリハットがあった、次回からはこうしようと思った、もしくは、こういう業務を進める中でここになかなか手間取っていて、ここに詳しい人がいたら誰かヘルプをお願いしたい、こういった呼びかけに対して仲間がコメントを入れていることも多々あります。
社長や経営メンバーの日報をみんなで読み合うと、そうかそうか、今こういう大きな方向性に向かっているんだなとか、自分と違うレイヤーで考えると、こういう課題感があるんだなというのもかなりオープンに分かるようになっています。

みみさんの質問で、実際にいつ書いているのか？というところなんですけれども、私がざっとを見る限りは、4つぐらいの派閥があるかなって思ってます。派閥という言い方がどうかは分からないですけれども。
一つ目はですね、仕事終了時に書く派。
2つ目は夜に書く派。
3つ目は次の日の朝に書く派。
最後は、2、3日まとめ派。
ちなみに私は、この2、3日まとめ派になります。

私たちのチームも課題があったんです

今日シェアしたいなと思ったのは、これがなんで始まったのか？というところなんですよね。
この仕組みも何度かのアップデートを経ながら、直近のやり方になってから三年くらい経過しているかなと思います。
始まった時はどういった課題観を持っていたかというと、私も含めてメンバーが自分の仕事に集中しすぎているということがありました。
例えば、リモートでめったに顔を合わせないとか、営業に出っぱなしとか、オフィスにいても自分の仕事に邁進していて、なかなか気軽な雑談や情報共有が生まれるような雰囲気じゃなかったんですね。
たぶん、個人商店の集合体みたいなイメージが当てはまっていた時代があるのかなって思います。
もちろん、一人一人自立していたんですけれども、一方で連携し合うチームではなかったなというのが当時の課題だったと思います。
皆さんイメージつきますよね。そういう状況だとどんな課題が出てくるか。
一つは、何はさておき、誰が何をやっているのか分からないんですよね。
こういう中だと情報も業務も属人化していってしまいますし、その中で孤立化する人も出てくるし、何をやっているんだろうというのが分かり合わないと、小さな不信の蓄積になっちゃうんですよね。
そしていざ情報共有しようと思うと、それに時間がかかるんですよ。
今何をやっているのか、どういう経緯でそれをしているのか、どういう問題があるのかというのを一人一人情報共有しようと思うと、時間が膨大に必要になりますし、実際に課題があったとしても、それが共有されるまでにタイムラグが出ちゃうということもあったと思います。
さらに、新しいメンバーが入ってきた時に、例えば業務を通じた育成だとかサポートがしにくいということも課題になっていました。

そういった状況をなんとか解決できないかということで、手探りの中で形になっていたのが、この「仕事日記」という仕組みなのですけれども、もしかしたらリモートが今進展している状況の中で、誰が何をやってるかわからないとか、情報共有に時間がかかったりタイムラグがあるなって感じたりだとか、メンバー同士が関心を持ち合うとか、サポートし合うとか、助け合うとか、そういったところに課題感を持っている方やチームってすごく増えているんじゃないかなって思います。
なので、そういったところにこの「仕事日記」というアイディアが役に立つようであれば、ぜひ使っていただきたいなと思います。

あっという間に8分になってしまいましたので、次のチャプターで、仕事日記によってどんな良いことがあるのか？実際に三年近く運用してみての実感値とよくいただく質問を簡単に添えながら、2本目でまとめたいと思います。

仕事日記、絶賛おすすめです

そんなわけで、属人化とか孤立とか、相互に関心を持て合えない、情報共有に時間がかかる、タイムラグがある、そして新しいメンバーをなかなか育成サポートできない、もっと言うと中にいるメンバー同士も連携し合えない、こういった課題を解決するための仕事日記。
これを実際に始めて定着してみて、どんな良いことがあったかなというのを私なりに振り返ってみました。

まず、中で仕事をする自分自身にとってですね。
一番は誰が何をしているのか分かる。
そして自分自身も何をしているのか知っていてもらえる。
これはお互いの信頼をすごく高めるなって思っています。
同じチームのメンバーはもちろんなんですけれども、横とか斜めのメンバーにもめちゃくちゃ関心が持てるんですよね。
この感覚があるのとないのでは、仕事に対する満足感だとかモチベーションが大きく変わるなって改めて思っています。

そして、日々の仕事を振り返るきっかけが、この「仕事日記」なんですよね。
振り返ると、気付きがストックされていくなと思いますし、自分がどんな気付きを持ったかというのが仲間と共有できる、そこから課題解決だとか相互サポートにつながっていくことがバンバン発生していますので、この効果って大きいなって思います。
加えて言うなら、書く力もめちゃくちゃつきますよね。
発信力という言い方もできるんじゃないかなって思います。

そして、これがチームとしてどういった成果や効果があるのかというところなんですが、一つは業務スピードがやっぱり上がるなって思います。
例えば、会議を一時間するじゃないですか。普段、情報共有があまりされていないと、最近どうよ？とか、今進捗どうですか？という情報共有で半分以上の時間が使われてしまうことも多々あるんじゃないかなって思います。
ただ、日常の情報共有が普段の業務ベースで密にされていると、会議時間自体が本質的な議論に使えるんですよね。
十分な情報が事前に共有された上で、そこで集まってやらなきゃいけないことに時間がきちんと割けるということって、すごくスピードも効率も上がりますし、意思決定の精度も上がっていくなって思っています。
お互いに関心を持ち合えるということは、サポートし合うとか、助け合うとか、育成できる、されるということにもつながって、こういった関係性というのが、今注目されている「エンゲージメント」仕事への愛着ということにもつながってくるなって思っています。

今、こういった仕事日記の話をいろんなところで発進させていただいているんですけれども、よくいただく質問があるんですよね。
なにかというと、「全員分って読むの大変じゃないですか？」
これを今どう感じているかというとですね、もちろん読むために時間も必要になりますけれども、ざっと流し読むだけでも効果は違うなって思います。一言一句読み込んで100％理解する読み込みというのは、近しいチームメンバーにとどめたとしても、全体を流し読むだけでも全然違うんですよね。
今かけている時間は、私たちの場合は20人という単位でやってますけれども、だいたい一日10分ぐらい、ざっと流し読む時間を2回くらいやると、それで全然まかなえちゃうかなって思っています。
例えば、延べ10分×2の20分をみんなが書いたものを読むことに毎日時間を使ったとしても、一人一人に近況を聞くよりも圧倒的に早いんですよね。
これが0よりは断然仕事がスムーズだなと思いますので、大変じゃないし、むしろそのぐらいの時間だったらちゃんと時間を投じて読みたいぐらいな感じです。
あと、読んでいると面白いんですね。へぇー、なるほど！とか思いながら、ざっと流し読む。そんなふうな読み方をしています。

ということで、仕事日記という仕組みと効果、なんでそんなことやっているの？という背景を当時の課題感も含めて話をさせていただきましたけれども、皆さん、もしいいなって思ったら、ぜひみみさんみたいにまずは自分のためにやってみようかなとか、全社員というとハードルが高くなっちゃうと思いますので、自分の小さなグループだとか、今進行しているプロジェクトの中でやってみようかなとか、そういう小さな一歩からでいいと思います。
やってみて、あ、これいいじゃんとか、あと自分のためにもチームのためにもなるね、そういった体験ができると続いていくんじゃないかなって思います。
私たちも最初は定着するまでちょっと大変だったところもあったなと思います。習慣を新しく作るのって大変じゃないですか。
ただ定着するとですね、文化になるなっていう感覚を今は持っていまして、例えば自分の状況だとか考えたことや気付きを発信する文化だとか、お互いがやっていることに関心を持ち合う文化とか、日々のともすれば高速で流れていく仕事を振り返って内省する文化、こういったものが出来上がっていくと、やっぱり仕事ってまだまだ面白くて、連携によって質もあげられるな、そんなことを感じています。
今、もしチームや社内の中でコミュニケーションについて課題を持っている方はですね、日々関心を持ち合ってお互いの情報をちょっとでも知り合っておくと、話題が豊富にできるんですよね。
あとベースの共有ができていると、さっきのミーティングのケースのように、いざ膝を突き合わせて話をしたりミーティングをしたりする時に、本質的な対話や議論をしやすくなりますので、ぜひぜひおすすめです。

心からおすすめしたいということで、今日は火曜日にもかかわらず「仕事日記」の仕組みについて、チャプター2本を使ってしゃべってしまいました。
最後まで聴いてくださった皆さん、ありがとうございます。
そしてみみさん、放送から関心を持っていただき本当にありがとうございます。みみさん自身、そしてみみさんのチームにフィットするね、そんな感じで定着していくと嬉しいなと思います。
また何かあれば、是非ご質問ください。

小田木朝子プロフィール

「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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