#854 「まとめすぎ」な会議の問題。”安心”が減ってしまう
おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。
このチャンネルは、チームワーキングで仕事をもっとおもしろく、キャリアもっと持続可能に、オンラインスクールスクラより、仕事、キャリア、両立にちょっと役立つヒントを配信します。
今日から6月がスタートしました。
今週は、雨の日が続いております。
皆さんにとって雨の日ってどんな感じですか？
通勤が大変だなという方もいれば、子どもの送迎に気をもんでいる方もいれば、私のように植物の様子を気にしている人もいるかもしれないですが、皆さんにとっての雨ってどんな感じでしょうか？
余談ですが、わが家の愛犬、保護犬の柴犬フクちゃんは、雨が降っても必ず一日2回散歩に行く。「それだけが生きがいなんです、楽しみなんです」そういうわんこなんですね。
雨の日の散歩って、ぶっちゃけちょっとめんどくさいなって思うじゃないですか。
そんな気持ちも、フクちゃんのカッパ姿を見ると吹っ飛ぶんですよね。
小学生みたいな黄色いカッパを着て散歩に行くんですけど、私はそのカッパ姿がめちゃくちゃかわいくて、たまにカッパを着てフクちゃんが歩いていると、カメラを向けられることもあるので、たぶん客観的にもなかなかツボな感じだと思うんですけど、この愛くるしいカッパ姿に負けて「じゃあ、行くか！」と、そんな毎日を送っております。
ちなみに私は、夕方の散歩担当です。
今日は木曜日ですので、毎週木曜日恒例の「なつさんの質問コーナー」をお届けしたいと思います。
だんだん板についてきたなつさんの質問コーナーですけれども、今日の質問はこちらです。
進捗共有会をいい場にするためのポイントとは？
【リスナーの皆さんのコメントに、毎回、うれしさがこみあげているなつです。
ちょうど今週、私たちのチームでは四半期の振り返りミーティングを行いました。
チーム内で事業進捗の共有はもちろん、個人の振り返りや、お互いに変化や感謝を言い合う様子がNOKIOOらしいなと、私にとって毎回ハッピーな気持ちになれる時間です。
一方で、前職までの私自身の振り返りや、事業進捗の共有会のイメージは、周囲や上司の視点や評価がつい気になってしまう印象のほうが強かったなと感じています。
春先は、事業計画の共有や目標設定、評価面談などが組織内で行われる季節でもありますので、共有や振り返りやフィードバックを、チームと力を引き出す機会につなげるためのはじめの一歩について、小田木さんが考えるポイントを教えていただけるとうれしいです。】
なつさん、今週もありがとうございます。
皆さん、木曜日の質問コーナーにコメントをいただいていることに、なつさんはめちゃくちゃ喜んでテンションをあげています。
私もうれしいです。ありがとうございます。
今日のなつさんの質問は、今週、私たちのチームで四半期の事業進捗共有会を実施して、ハッピーな気持ちになれたと。
一方で、これまでの経験の事業進捗の共有や報告会のイメージは、「何を言われるかな」「どう思われるかな」が気になってしまう時間だったので、事業進捗を共有したり、そこにフィードバックをし合う時間が、いい感じになるポイントって何だろう？
こんな質問ですね。
私も、前職、前々職から考えると、いろんなタイプの進捗共有会や事業の報告会に参加してきましたので、本当に針のむしろのような場だったり、「これはなにか意味があるんだろうか？」と思うような場と、「よっしゃ、やるぜ！」とすごく気持ちのいい時間だったなと思える、場の違い。
ここについては、確かに思うところはありますよね。
今、私たちが運営している四半期ごとの進捗共有会というのは、チーム全員で集まって、3カ月スパンでの事業計画に対しての振り返りと、次の3カ月の重点テーマだとか、具体的にみんなで力を入れるアクションを、事業テーマ別に共有し合う。あわせてそこに個人の振り返りも乗っけてワイガヤをする。
そんな時間を作っております。
その時間がなつさんには毎回ハッピーな気持ちになれるというのは、すごくいいことだなと思います。
そこにまとめすぎない
私なりに振り返りや進捗共有ミーティングをいい感じにするポイントはどこか考えてみたのですが、今日はこれ。とにかくこの一つに目を向けるといいかもしれない。
それは何かというと、そこにまとめすぎない。
私は、これに尽きると思います。
そこにまとめすぎないとはどういうことかというと、目的は絞ったほうがいいと思います。
まとめすぎな状態とはどういうことかというと、進捗共有ミーティングの中で、進捗を共有して、そこからギャップについて初めてみんなに共有されるとか、ギャップの要因について話もしなきゃいけないし、目先の問題にどう対処するかも話さなきゃいけない。
中期のことも話したいけれども、まず短期はどうなっているのかをそこで話さなきゃいけないとか、その中で出てきた問題に対して、どう手を打たなきゃいけないかといったことも話す。
これを全部まとめて、一時間とか90分とかでやろうとする。
これがたぶんまとめすぎているという状態だと思うんですよね。
じゃあ、私たちは進捗共有会の目的をどこに絞っているかというと、意味付け、動機付け、この二つに全集中をしています。
意味付けというのは、チームの振り返りとか、個人の振り返り、やったこととか起こったことにどんな意味があったか、そこが次にどうつながるのか。
動機付けというのは、特に次の3カ月に向けて、なぜそれをやるのか、何に集中するのか、そこに自分はどう貢献するのか、そこをクリアに明確にしていく。
意味付けと動機付けに集中する。これがなつさんのいうハッピーな源泉になっているんじゃないかなと思います。
これを聞いて、進捗共有会なのであれば、進捗を共有して、ギャップについて話をする時間が必要ですよね？と思うと思うのですが、これがまとめすぎと言われている要因で、私たちはどうしているかというと、週次や日々のコミュニケーションやミーティングでタイムリーに共有して対話済みなんですよね。
なので、進捗共有といったミーティングの場がないと、どんなギャップが生じているかとか、どんな問題が目先にあるかとか、それをどうするかについて、対話がされていない。これがすごい問題だと思うんですよ。
そこでまとめて、どういう状況かとか、何がギャップかとか、どういう問題が生じているかとかを話すことになるので、当然に針のむしろになるし、共有する側も、どういう反応か評価が気になる。
こういうメカニズムですよね。
なので、とにかくまとめすぎない。
日々、起こる問題はタイムリーに共有する
日々、起こることや生じるギャップや問題については、週次とか日々のコミュニケーションでどんどん共有して、どんどん対話をして、どんどん手を打っていく。
これができるとどうなるかというと、安心が生まれるんですよね。
ギャップが生じていたとしても、みんながちゃんと認知ができているし、関心を向けているし、さらにどう手を打つかが決まっている。
そうすると、進捗共有会に臨む段階では、短期的なことはちゃんとできている安心感があるし、みんなで目線合わせができている安心感があるし、だからミーティングでは、中期のこと、例えば、3カ月スパンのことに目を向けていいという安心感のもとに参加ができる。
だから、もしも目的を意味付けと動機付きに設計するのであれば、そこに集中ができる。
こういう構造だと思います。
なので、なつさんの質問の進捗共有会をいい場にするためのポイントでいくと、繰り返しになりますけれども、そこにまとめすぎない。
だってそこに関係が深い人も浅い人もみんなで集まって、ギャップに対してどう手を打つかみたいな議論は、深まるはずがないわけなので。
その話は、どこでどれぐらいの頻度でできていると本質的なのか、これでちゃんと取捨選択をするというのが、すごく大事かなと思います。
ちなみに私も、四半期共有会が大好きなんですね。
やってきたことや起こったことにちゃんとみんなで意味付けをして、景色合わせをして、そこから動機付けができるし、お互いに建設的なフィードバックもし合えて、本当に元気になれるし、「このチームでまた3カ月やるぜ」そんな気持ちになれるので、私は大好きです。
なので、目的は絞ったほうがいいですよね。
そこをどんな場にしたいのか、それがポイントかなと私は思いますが、なつさんはいかがでしょうか。
ということで、進捗共有会とか報告ミーティングのポイントは、そこにまとめすぎないことだよということで放送させていただきました。
会議に詰め込みすぎない、まとめすぎない。これはいろんなことに言えそうですよね。
ありがとうございます。
それでは、次のチャプターで先週の一番放送とコメントありがとうございますのコーナーをお届けします。
先週の一番放送は、プレゼンのあの放送！
続きはぜひVoicyでお聴きください。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜
び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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