初めてkintoneを行う人向けのプレゼン作ってみた
これって何？
kintoneをこれから使い始める組織の人にプレゼンする機会があったので、折角なので、資料を公開しようと思います。
実際は、kintoneというより、これからDXを始めようと思う人へのメッセージかも。
なお、自分の想いマシマシですw
パワーポイント形式のファイルも置いておきますので、必要であれば、ご活用ください。改変もOKですが、名前消しただけで「自分が作りました」って使うのは止めてくださいねw
kintoneを使った業務改善とは
～これからkintoneを使い始める方にお伝えしたいこと ～
kintoneとは
シュシュっと作れるって、宣伝でも部長が喜んでますね。
こんな感じで、入力したり、一覧を表示したりできます。
今までのシステムはお金も時間もかかりましたが、誰かがよろしく作ってくれていました。kintoneでは「自分たちで考えて、自分たちで」作ることが大切になってきます。
ちなみに、職場で魔改造なExcelやAccessや桐なんかを使ったことがあることも多いんじゃないでしょうか？詳しい人がいれば、ローコストで使いやすいシステムも可能になりますが、異動や退職を機にメンテナンスできる人がいなくなり、オーパーツ化することもｗ
kintoneも、プラグインやカスタマイズを駆使すれば、すごいものを作れますが、みんなが考えて、みんなでシステムも自分たちも育てていくという方向性からは、遠ざかってしまうかもしれません。
なので、kintoneで業務改善を行うにあたっては、「丁度よい」バランスを見つけることが大切です。どこまで使いやすくするのか、あるいは作り変えやすくするのか、みんなで考えていく必要があります。
業務改善を行う心構え
業務改善を進めるには、色々なスキルが必要になってきます。ちょっとした、プロマネさんみたいなスキル構造ですね。
実は、アプリをシュシュっと作れることよりも、もっと大事なことが沢山あったりします。「DXのツールを入れれば解決」じゃないんですよねぇ。
世間では、「ヤタガラス人材を見つけよう！育てよう！」って言ってますが、そんな人、そうそう居ないよ！とｗ
仮に居たとして、自分たちの組織は、そんな人が身を粉にしてDXを進めてくれる環境が整っていますか？
というわけで、「チーム」が大切になってきます。みんなの長所を寄せ集め、短所をカバーすれば、きっとなんとかできるはず。
とはいえ、「チーム」がバラバラだと実力が発揮できません。なので、「鶴の一声」「定例報告」「根回し」この辺をバランスよく活用する必要があります。
ちなみに、「職員」が単身で業務改善を行うのはかなりしんどいです。なぜなら、「係間の業務の調整」は、もっと上の役職の役割なので、「業務改善で、係間の業務量や責任の変更が伴う」と、職員で交渉することは困難だから（「何の権限で、そんなことに口出してるの？」って言われちゃうかも）。なので、あなたが「職員」なら、上司を説得して一緒に行動することが大切です。
いよいよ、業務改善を開始
kintoneの良いところは、実際に使いながら成長して、アプリも改善できること。
ただのメモ帳アプリが……
みんなで入力項目を決めると、一気にそれらしくなり、
慣れてくると、他のデータを参照することなんかも簡単にできます。
ただ、今回の例でいえば、レベル１とレベル２の間には、「扱うデータを変える」という少し大きな作業が入っています。
実際にアプリを使うときも、「途中で管理する項目を変化させる」と、結構移行に手間がかかります。慣れてきたら、「将来的にも必須なデータは何か」を最初に考えたほうが、手間がかからないかも。
経験と体験の共有が大事
まずは、作る人がしっかり使ってみないと良いアプリは作れません。
そのためには、練習できる環境づくりが重要。最近は、働き方改革で、業務時間外に残ることも難しかったりしますし、練習できる環境を整えることが大切です。
そして、大事なのは「失敗を共有できる環境づくり」。「減点法で失敗したら考課が下がる、成功したら誰かの成果」じゃ、業務改善に関わる人なんて出てきません。指名されても、のらりくらりとかわしながら、次の担当に引き継ごうとするでしょう。なので、「成功も失敗もみんなのもの」、みんなの成長のために、成功も失敗も共有できるようにしていきましょう。
大物は当面狙うな！
「システムを導入するからには成果を出さなきゃ！」、うん分かります。でも、kintoneが何かすら理解しないまま、業務改善も走りながら理解しようで、大金星を挙げようとすると、ほぼ間違いなく大失敗します。
特に「既に市販されているものをkintoneで置き換えよう」なんて安易に考えるのは一番危険！レアケースや制度改正に延々悩まされ、しかも止めようにも以前のシステムは停止済なんて恐ろしいことになるかも……
そして、事件が起こって謝罪会見、「システムから手処理に戻して、チェックも前より増やします」なんてのが最悪の展開です。
「開発委託」と「伴走支援」
でも、逃げられない戦いもあったりするんですよねぇ。新型コロナの対応なんてまさにそうでした。自分たちの実力以上のシステムだとしても、「誰かに作ってもらう」には、説明の時間も余裕もないとか……
そんなときに心強いのが「開発委託」と「伴走支援」。自分達では手に余る仕様を何とかしてくれたり、自分達に足りない知識を補完してくれたり、自分達が効率的に成長する手助けをしてくれたりします。
ただ、「開発委託」も「伴走支援」も千差万別。価格だけで決めるのは危険かも知れません。ホームページをしっかり確認したり、話を聞いてみたりと、しっかり事前に情報収集しましょう。
一番悲しいのは、よく調べずに自分のニーズと異なる相手と契約を結んでしまうこと。間違って痛い目にあうと、今後の職場全体のDX力の成長にも影響してきます。
まとめ
まとめですが、「楽しいは正義！」です。楽しめるように自分のテンションを上げていくか、あるいは職場にいる「実は楽しみたいけど黙ってる」誰かを発掘するか。自分が楽しく、仲間も増えて、成果が出ればDXの輪は、きっと浸透していきます。
とはいえ、DXって、天の機、地の利、人の和が影響します。結構な部分を「運」が占めちゃう一面もあったりします。でも、経験を積んで色んな手札を持っておけば、「成功の確率を上げる」ことは可能です。なので、「一山当てよう！」じゃなく、小さな成功と失敗を繰り返して、楽しみながら成長していきましょう。
おまけ
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