業務改善をスムーズに進めるには図を書くのがおすすめです。

中小企業の業務改善サポートを5年ほど行っている中で、図で考えることの重要性をとても感じています。

１．クライアントとのコミュニケーションツールとして

業務改善サポートを行う上で最初に行うのは、
　・クライアントがどんな課題を持っているのか
　・現状どんな形で業務を行っているのか
ということをヒアリングします。

そして口頭でヒアリングした内容を、図という形で目に見える形でまとめます。図で示すことで
　・理解に相違点がないか確認できる。
　・図を使いながらさらに具体的なヒアリングに発展できる。
といったメリットがあります。後々の改善アイデア創出につながりやすくなります。

ヒアリングは何回も重ねないと具体的なの業務の状況を把握できないため、時間がかかる部分ではありますが、図で整理するとお互いの共通言語となるためコミュニケーションがスムーズになります。

２．課題の優先順位を考えるツールとして

社内の課題は一つではないことがほとんどです。どのような課題から着手していくのがいいか、課題をどう改善していくかを考えていきます。
その中で、その課題がなぜ発生してしまっているのか、どうして課題になっているのかなどをフカボリしていく必要があります。

課題に着手していくときに優先順位をつけますが、感覚的に優先順位をつけてしまうとうまく進まなくなってしまう場合があります。

それを防ぐためにも【なぜ・どうして】その課題が課題になっているかを考えます。その時の考えるツールとして図をつかうと整理がスムーズになります。

３．改善のアイデア出しをするツールとして

具体的に課題に対してどうアクションを取るかを考えるフェーズにも図を使うのがとても大切だと思います。システムを作る時、業務フローを見直すとき。口頭での共有だとイメージが人それぞれ異なってしまうことがあります。
しっかりと図に表すことで認識を統一して、業務がスムーズに進むようなアイデアなのかを見極めることが大切です。

図で考えることの大切さがとてもわかりやすく知ることができる書籍。とてもおすすめです。

図で考える。シンプルになる。