結論が出る会議の進め方

これまで大企業から中小企業のいろいろな人達と仕事をしてきました。
この経験で効率よく結論の出る会議の進め方について一つ記します。

会議を開催する目的は一般的に参加メンバーの合意を得て決定事項を実行に移すのが目的になります。いわゆる、決定→実行　の流れになること。
連絡や伝達が目的ならば、それは連絡会相当になります。
会議を開いてもなかなか決定出来ずに何度も開催されウンザリすることもありました。時間だけが奪われることになります。

最初に会議案内を出すことになりますが、
日時、議題、参加メンバー等を記載して案内を出すことになります。
実際の会議で参加メンバーに意見を聞きながら進めることになりますが、ここで出てきた意見をまとめ結論に結びつけるのがなかなか上手くいかないことがあります。
出てきた意見の問題点とか、業務が新たに発生するとか、参加メンバー以外の部門に相談しなければいけないとか、、その場で決定できない内容が新たに出てくる場合があります。そうなると、次の日時を決めて一旦解散し議題決定持越しとなります。当然、場合によっては計画の日程が後ろ倒しになり遅れることになる。

悪い会議事例として
・意見を聞きながらの会議は、発言意見が無くて議論が進まない
・参加者の意見が対立して進まない
・参加者に決定権が無くて進まない
・参加者が余計な業務を受けたくなくて進まない
・参加メンバー以外の部門に関連事項が発生して進まない

では、会議を開催し決定できるように進めるには事前の段取りがとてもとても重要になります。
・会議案内を出すときに主催者の案を提示しておく
・案を実行すると、どうなるのか予測を提示
　目的、利益、できること、成果物、一時的な弊害、デメリット、、
・提示した案を事前に参加メンバーの意見を聞くこと
・ここで問題点や、課題があれば関係者に確認をしておく
・新たに予算化が必要なら関係者と調整しておく
・場合によっては、参加メンバーの上司の意見も確認しておく
・参加メンバー以外の部門に影響があるであれば会議に参加してもらう

ここまで周到に準備して会議開催とすることで議題を決定することが出来ると思います。
これらの準備をすると何のために会議をするのかわからないかもしれませんが、決定事項としてのエビデンスとして残すことに後に意味が出てきます。

まとめ
会議の目的は合意（決定）を得ることで業務を進めるためにある。
よって会議開催案内に決定したい内容を記載して関係者の招集案内を出すことで、事前に問題点抽出、それらの確認作業やら、業務への影響など事前に準備することが重要になってきます。
段取り８割とか、段取り八分とか言われている所以がここにあると思います。
まず主催者の意思表示をすることによって、スムーズに進めれれるようにできれば業務も日程通りに進めることが出来ます。