年度切替時の更新作業について｜kintone

「kintone」関連の話です。
最近取り組んでいる事についてダラダラと書き残します。

4月は、多くの企業にとっては年度の切替時期かなと思います。
kintoneも例外ではございません。（いや私が対策をできていなかっただけで普通は予め検討されるべきポイントだったかもしれません。）

私が携わっているkintoneにも年度切替の嵐がやってきました。

具体的に何かというと、各種設定の更新祭りです。春は祭りだぜ！！
更新と確認で丸一日が潰れる！！

🍀一覧画面の条件設定値
🍀ルックアップフィールドの条件設定値
🍀プラグインの設定値
🍀カスタマイズJSの固定値
などなど。

今回で言えば、2020年度から2021年度に切り替わるにあたり各種条件値を切り替えて更新していく必要があります。実例ですと以下の赤枠の部分などが該当します。

更新が身近に迫ってきて改めて、現状に気づかされたわけですが、更新する対象がすこぶる多い。テストアプリなんかも作ってると正規アプリの更新する箇所×２の更新箇所が発生します。

アプリによっては、レコードを各種視点から見るために沢山の一覧を作成している場合もあり、kintoneの管理画面で一覧の条件を更新したことのある方はわかると思いますが、更新して一覧画面に戻る度に一覧画面の一番上まで戻ってしまうため、作業効率も良くないし、どこまでやったかパッと見わからなくなるため漏れが発生する可能性も大きくなります。

予め気づくポイントだったものの今更過去には戻れないので、今後年度切り替え時の管理作業の手間を減らすために以下の試みを実施しました。

取り組み①
「年度区分」アプリを新設しました。
比較的単純な作りでテキストフィールドの値として「当年度」「前年度」「翌年度」「その他」「テスト」の値を保持しています。

取り組み②
年度が切り替わるタイミングで条件値や設定値を更新する必要のあるアプリに対して、新規に「年度区分」フィールドを追加しました。
「年度区分」はルックアップフィールドで全て新設した「年度区分」アプリをルックアップで参照しています。

取り組み③
一覧やルックアップの条件で今まで例えば「年度＝2020年度」のようになっていた箇所を「年度区分＝当年度」に変更しました。元の条件によっては、「当年度」ではなく「翌年度」や「前年度」などに更新します。

取り組み④
幸いなことにkrewDataを契約しているため、krewDataを利用した「年度区分更新フロー」を新規作成しました。krewData契約していなければ、jsカスタマイズでポータル上に同様の動きをするボタンを作るでもいいかなと思っていました。

具体的に何をやっているかというと、既存の「汎用」アプリに当年度の値（例えば2020年度）を保持しておいて、新年度に切り替わったらまず「汎用」アプリの当年度の値を最新化する。

そこから「年度区分」フィールドを持つ各種アプリに対して、「当年度」「翌年度」「前年度」の値を再設定する。この際更新する対象が増えすぎないように、「その他」「テスト」となっている対象は設定の対象外としました。

このフローを年度切り替え時に実行することで「当年度」だったレコードは「前年度」に「翌年度」だったレコードは「当年度」に自動更新されるようになります。

取り組み⑤
「年度区分」フィールドを新規追加したアプリに新規レコードを登録する場合、「年度区分」のデフォルト設定値は「当年度」とする。「翌年度」はCSVアップロードで追加する。

本当であれば、krewDataのフローを載せたかったものの、さすがに会社のものを載せることは出来なかったので断念しました。文字でわかりズラくてすみません💧💧💧（多分ここまで読む人はいないので問題ない！）

↑の作業は今も尚、現在進行形で実施中となりますが、ほとんどある程度の一覧やルックアップの条件について、年度切り替え時は、krewDataのフローを1つ実行するのみで、各アプリの一覧画面を開いて設定値を更新する必要がなくなるため、メチャクチャ設定作業の短縮化と確実性を図れるものと見込んでいます。

各アプリを作っていた時には全く気づくことの出来ない盲点でしたが、こうやって実際に年度の切り替え時期を迎えたことによって、改善点がポロっと出てくる辺り、まだまだ運用していく上で改善点というのは沢山出てきそうだなと恐怖しております。

とは言え、これで１つ管理上の面倒な作業を改善できたと思うので、改善に一歩前進しているなという達成感もあります。

当初は、「年度区分」は各アプリ上でドロップダウンフィールドで実装していましたが、仮に「年度区分」の値が増えた場合（例えば、一昨年を追加するなど）に、全てのアプリのドロップダウンフィールドを追加するのは大変だなあという事でルックアップフィールドに切り替えました。

年度切り替え時の各種条件の再設定など（例えば↑の年度など）は、他のユーザーさんはどのように対応しているのかな・・・。というのが気になるところです。

いやあ本当にkrewData便利です。複雑なことも出来ちゃいますし有償プラグインの中では個人的に一番に重宝しています。