🗂️ Design Materials：業務効率化させるデータの制作と管理をしよう。ファイルをきちんと整理する方法。ファイリング・システムの簡単なルール。

2021年12月28日 08:20

あなたはファイルの検索に時間を費やした経験がありますか？

例えば、ファイル名がプロジェクトと無関係であったため、探すのに手間がかかったり、適切なファイルを探すのに時間がかかってしまったり。特に期限が迫っている場合、ファイルの欠落、書体の紛失、および適切にソートされていないフォルダーが問題になる可能性があります。

デザイナーとして仕事をする上で持つべき能力の一つに「データの制作と管理」があります。上記のような問題を解決するため、デザイン作業だけでなく、明確さと順序を持たせたファイル編成を知って、ファイリング・システムを作ることは大切です。

適切なファイリング・システムは、チームメンバーが互いにファイルを簡単に共有するのに役立ち、何年も前のアーカイブファイルをはるかに速く見つけるのに役立ちます。

今回は業務効率化させるデータの制作と管理、フォルダ・ファイル名のルールをご紹介いたします。保存したフォルダやファイルを必要な時に素早く見つけ出し、効率的な仕事をしましょう。

ファイリング・システムが必要な理由

ファイルの検索に30秒以上費やすたびに、創造性の自然な流れが中断され、ストレスが生じます。これがインスピレーションと仕事にどのような影響を与えるかは言うまでもありません。

適切なファイリング・システムを持つことは自分の仕事に対するコントロールを取り戻すことができます。物事を整理することは、どんなに小さくても、あなたがプロジェクトをコントロールしているという素晴らしい感覚を与えてくれます。これはあなたの仕事に広がり、あなたはあなたのデザインの決定についてもより自信を持つでしょう。

ファイル名の付け方やフォルダの仕分け、または、FigmaやSketchのデータのレイヤー構造など、誰が見ても「何の」「どんな」ファイルで「いつ」制作されたデータなのか分かることが大切です。

チームメンバーみんなが理解できないデータ作りをしてしまうと、他のメンバー、または引き継ぎのデザイナーは、そのデータの中身を理解することから始めなければならないため、効率がとても悪くなってしまいます。

複数のメンバーでファイルを共有すると仮定します。プロデューサー、デザイナー、デベロッパー、QAなど、または複数のデザイナーの連携でプロジェクトを進めている場合、重要なことは属人化しないフォルダーやファイルを作ることです。

属人化とは、特定の社員が担当している業務の詳細内容や進め方が、当人以外では分からなくなってしまう状態を指します。一般的にネガティブな意味で用いられており、担当社員が突発的に休んだ場合や退職した場合などに問題が顕在化します。

デジタルプロジェクトの一般的なフォルダー構造

プロジェクトに次のフォルダー構造を使用します。
適用されないフォルダは削除されます。そして番号を適応させていきます。

00 strategy – 戦略フォルダ:
SOW(Statement of work)作業明細書、提案、契約など。
01 project management – プロジェクト管理:
会議のメモ、スケジュール、ブリーフ、アンケートなど。プロジェクトの見積もり、見積もり、スケジュール、提案、およびプロジェクトの「ビジネス」部分に関連するその他すべて。
02 requirements – 要件:
要件文書、ビジネス、機能、QAなど。
03 architecture – アーキテクチャ–:
ワイヤーフレーム、サイトマップ、フローチャート、図、プロトタイプ。
04 assets – アセット:
ブランドアセット、テクノロジーアセット、分析など。また写真、ベクター、アイコン、およびデザインをまとめるために使用するその他のデザイン要素。
05 references – 参照:
デザイン調査、競争環境など。
06 design explorations – デザインの探求:
初期のムードボード、ラウンドで編成されたアートディレクション。作業フォルダとも呼ばれています。
07 design – デザイン:
ラウンドで編成された、クライアントに提示されるデザイン。ここに、実際のデザインファイルや作業内容を保存します。通常、さまざまなバージョンまたはリビジョン段階のデザインを含むファイルのリストのみが含まれている必要があります。
08 development – 開発:
デザイン仕様、デザイン作業ファイル、グラフィックアセット
09 deliverables – 成果物：
ソースファイル、開発ファイル、CMSユーザーガイドなど。クライアントに配信するためのすべての最終ファイル。印刷プロジェクトの場合、これは、PDFのフォントなど、プリンタに送信できるプリプレスファイルを配置する場所です。 Webプロジェクトの場合、コーディングも行う場合は、ここに実際のHTMLバージョンのサイトを配置します。
internal– インターナル：上記の各フォルダーには、内部作業ファイルと内部プレビュー画像にのみ使用されるインターナルフォルダーを制作します。
デザイン・ファイルとドキュメント・ファイルは、社内およびクライアントと共有しています。次のファイル命名規則が適用されます。逆にクライアントにシェアするフォルダーには、プロジェクトの過程でクライアントからのフィードバック、ファイル、ドキュメント、メモなどが含まれます。

これまでに理解できたかもしれませんが、この構造は、プロジェクトが通過するさまざまな段階と、それらの段階に関連するファイルを大まかに反映しています。

ファイル名のルール

ファイルに変更を加えるときは常に、元のファイルに保存し直さないでください。代わりに、コマンドを使用して、新しいバージョンで保存します。このようにして、行った変更の数と、いつ行ったかを追跡できます。

ファイルには一貫した名前を付ける必要があります。アルファベット文字のファイル名は小文字に保ちます。
「Image.png」→「image.png」
これにより、スタジオサイトでファイルを共有するときに、一貫性のあるクリーンなURLが作成されます。「IBM」や「iPad」などの会社名、または特定の用語については例外を設けることができます。
ファイル名のスペースをアンダースコア「_」に置き換えます。
「objet design 01.ai」→「objet_design_01」
ピリオド、スペース、スラッシュの代わりに大文字とアンダースコアを使用してください。
名前はダッシュでグループ化する必要があります：
「maison_et_objet_design_01.ai」→「maison-et-objet_design_01.ai」
フォルダ構造はできるだけフラットにする必要があります。
フォルダ内のフォルダが少ないほど良いです。
ファイル名は短く、わかりやすいものにする必要があります。
「maison-et-objet_homepage_design_01.ai」→「mo_home_01.ai」
またはクライアント名が「maison-et-objet」のフォルダがすでに存在する場合は単に「home_01.ai」のように短縮します。
デザインファイルには、セクション（ホームページ、ランディングページなど）で名前を付け、数字で始まり、その後に文字（01a、01b、02a、…）を付ける必要があります。
大規模なプロジェクトの場合は、01-09（batch A）、10-29（batchB）、90-99（batchC）などのバッチで事前に計画することが役立ちます。下記の複雑なファイル構造の例をご覧ください。
最新のファイルはルートフォルダにある必要があり、古いファイルはラウンドフォルダにアーカイブされます：
「round_01_brand-explorations」同じ構造を「00_internal」フォルダに適用します。

下記のファイル名を参考にしてみてください。「Final（最終ファイル）」という単語を何回も使用すると結局どのファイルが最終のファイルなのかわからなくなってしまいます。

brochure final
brochure final – image fix
brochure final final
brochure final of all finals – cover page fix
brochure final final final

これを処理するためのより良い、そしてより簡単な方法は、クライアントから最終的な承認を得るまで、ファイル名を変更したり、別のバージョンを作成したりするたびに、ファイル名に番号を追加することです。したがって、上記のリストは次のようになります。

brochure_01
brochure_02
brochure_03
brochure_04
brochure_05
brochure_06

このようにして、最後のファイルがファイル名の番号が最も大きいものであることが常にわかり、クライアントは変更やバリエーションも簡単に追跡できます。

注意：
ファイル名に特殊文字やスペースを使用しないでください。
日付形式ISO8601：YYYYMMDDを使用します。

まとめ

人々がさまざまな方法で家を整理するのと同じように、ファイルを整理する方法も同じです。上記で説明したシステムは完全ではなく、すべてのジレンマを解決するわけではありませんが、数十のプロジェクトにわたってファイルを検索および管理するための強固なフレームワークを提供します。

データ管理のルールを決めたら、メンバーで一度共有しお互いの理解を高めましょう。ファイル名の入力も面倒くさがらないことが大切です。ファイル名の修正は後にすると忘れてしまうので、その都度作業時に行うことを習慣にしましょう。

今回はベストプラクティスのフォルダやファイルの命名ルールについてご紹介しました。皆さんのフォルダ・ファイル名は人によってバラバラになっていませんか？もしそうなっていたらチームでルールを設けて、効率良く業務を行えるようにしてみましょう。

私も、色々勉強中なので、皆さまの、ご意見・ご感想をお聞かせください。お読み頂きまして、ありがとうございました。

メルボルンを拠点にプロダクトデザイナーとして働いています。主にデジタル・プロダクトの制作に携わっています。

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