間違いだらけのDX。「ITツール」の落とし穴に落ちないための発想法がコレ！
こんにちは、
［ウェブ軍師］野田です。
今年の猛暑、
あなたはどのような対処法を
とっていますか？
わたしは出社時間を
1時間前倒しにして
7時に出社しています。
6時30分に家をでるのですが、
すでに太陽サンサンですが、
清々しい気持ちで出社できてます。
何も問題なく、
過ごせたらストレスもなく
快適だと思いますが、
問題や課題が
発生すると、
どのようにして【対処】
しようかと努力します。
そして、
それが未来につながる。
だから、
わたしも問題が起きたら
未来のキッカケが来た～
と思うようにしています。
マーケティングにおいても
【対処】するということが
良い方向に向かいます。
まさに
「必要は発明の母」
ってことですね。
今回はそんな事例を
ご紹介したいと思います。
ある会社さんでは、
「業務効率化」
が社内テーマになってました。
業務効率化という話になると、
大抵、ツールを導入しよう！
ということになりがちですが、
ツールを導入しても
解決しないことが多くあります。
その理由は、
「問題の本質」を
理解できていないことです。
これがDX化やIT化、
Web活用が
間違いだらけになっていて、
難しいものと認識されてしまう
原因なんですよね…
例えば、
働き方改革で、
【残業時間】を
なくそう！
そのために、
【業務効率化】を
実施しよう！！
という話になったとします。
では各スタッフの
業務管理を徹底するための
業務管理ツール
を導入するということになりがちです。
でも、これでは
問題の本質は解決しません。
なぜって、
業務管理ツールは
それぞれの人の業務時間は
管理できても、
なにに時間がかかっていて
それを解決してくれる訳では
ないからです。
幾度かツールを導入した経験で
それを理解されていたので、
その会社さんでは、
事前に社内分析をすることに
されました。
その結果、あることが判明します。
残業時間が多かったのは
【総務部】
総務部というと会社の
バックヤードとして
多方面の業務を抱えています。
業務量が多い！
という現場の方の意見が
あるものの、
なにに対して
時間を取られているか？
これが長年の間、
曖昧になっていたのです。
そして、分析の結果、
一番時間を取られていた内容が、
社内からの質問と回答
ということだったのです。
社内のこと、たとえば、
［経費精算のしかた］
などの社内ルールから
［●●ケーブルはどこにある？］
などの備品などの在り処
など多岐にわたります。
総務だから対応するのが仕事
と思われて、じぶんで調べもせずに
内線やメールで気軽に連絡をされる
ということなのです。
これだけなら
そんなに時間かからないでしょう？
と思われますが、
調べると、
もっと非効率なことが判明します。
なんと、
同じような内容が各方面から
届いているのです。
同じような内容を
毎回答えなければならない…
これが一番の
時間のムダ
だったのです。
そこに対して、
ツールを導入しても
意味がなかったわけです。
そこで、
その会社さんが対応したこと、
それは、
［社内wikiペディア］
を構築することでした。
社内のルールやよくある質問を
社内wikiペディアに
情報蓄積するという仕組みを
作ったのです。
導入当初こそ、
データ量が少なく質問がきましたが、
その質問と回答をwiki化していくこと。
総務だけではなく
社員ひとりひとりがその役を担うことで
社内に浸透していきました。
いまでは
社員全員が何かわからないことが
あれば、
社内wikiペディアで調べる
その文化になったとのことです。
これこそが、
守りのDX化
と言えるでしょう。
デジタルを使って
社内の文化を改革して
業務効率化を実現したのです。
このように
会社の中の業務をDX化することにより
テレワークが難しいと言われる部署でも
改革することができるようになります。
ぜひあなたの会社や仕事でも
ツールを導入する前に
問題の本質を明確にして取り組んでくださいね。
今回も最後まで読んで頂いてありがとうございました。
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