読み手の性格に応じた提案書とは

提案書などの資料を読んでもらうためには、読み手にとって読みやすく、理解しやすい内容であることが重要です。

そのためには、読み手のことをきちんと理解する必要があります。
読み手のことをあまり理解せずに提案書を作成したため、せっかく苦労して準備した提案がうまくいかなかったという経験はないでしょうか？

私自身も、以前は読み手のことをあまり考えていなかったため、よく失敗していました。
例えばデータを重視する顧客の担当者に対して、十分な参考データを添付していなかったため、提案書を最後まできちんと読んでもらえなかったという苦い経験があります。
それ以降は必ず相手のことを考えて提案書を作成するようになりました。

話しは変わりますが、コーチングの世界では相手の性格に応じてコミュニケーションのしかたを柔軟に変えることが推奨されています。

この考え方は提案書作成にもそのまま当てはまります。読み手にも色々な性格の人がいますので、資料を作成する上で、この性格に応じた配慮や工夫をすると効果的です。実際には色々な対応策が考えられますが、代表的な例をいくつかご紹介します。
 

＜読み手の性格に応じた対応策の例＞

①結論を急ぐせっかちな人の場合
⇒資料の冒頭に結論を説明する資料構成にする
②データによる分析を重視する人の場合
⇒提案の根拠や裏付けとなる客観的なデータを充実させる
③周囲との関係性を重視する人の場合
⇒関係区や関係者の意見や要望を取り入れる、もしくは調整結果を反映させる
④実績や経験を重視する人の場合
⇒自社や他社における過去の導入実績や成功事例などを添付する
⑤新しい物好きな人の場合
⇒業界初！などの新規性のある情報や内容を意識的に盛り込む

実際にはこれら以外にも様々なタイプが考えられますので、タイプに応じた工夫をぜひ考えてみて下さい。

また読み手が複数存在する場合は、決定権者やキーマンなど、最も影響力がある方を想定して対応した方がよいでしょう。

よろしければ、ぜひ参考にしてみてください。