オフィス移転に必要なことはすべて事前準備が教えてくれた。
こんにちは！
IVRyのcorporate、ナカガワです。
突然ですが、弊社IVRyは7月に移転しました！
すごく広くてキレイな新しいオフィス、みんなとっても気に入っています！ボルダリングや音響スペースなど、遊び心もあるオフィスになっているので、休日なのに気付いたらオフィス来ちゃってた人が続出してます。
そんなルンルンなオフィスライフを謳歌している我々ですが、新しいオフィスに移転するためには避けては通れない苦労があるのです。
それは———
移転手続きがとっても大変！！！
何が大変かと言いますと、会社法人（の本店）を移転するには四方八方へ「移転しますよ」「住所を変更しましたよ」という届出が必要です。この数がとにかく多くて、実際の引越し作業もしている最中ですから漏れやすいのです。特にお役所関係への届出は忘れると大変なことになるので、もし今後オフィス移転のご予定がある方は、このブログを参考にしていただけると嬉しいです。
では、変更手続きや届出が必要なものをリストアップしてみます！
移転前の手続き
取引銀行
クレジットカード会社
公共料金（電気、水道、ガスなど）
電話回線業者
ネット回線業者
郵便局
消防署
移転後の届出
法務局
税務局
都道府県税務署
市区町村
労働基準監督署
公共職業安定所
年金事務所
特別徴収義務者指定番号を取得している市区町村
これこのように、めちゃくちゃ多いです。。その上、このリストは手続きしておかないと日々の業務に影響が出てしまうような優先度の高いものだけを挙げています。なので、これら以外にも利用してるサービスの住所変更、締結済の契約書変更、名刺や自社HPの表記、、、挙げ出したらキリがないほどなのです。企業によって必要・不必要が分かれる事項については今回は省きますが、これらを含めて引越し作業が本格的になるよりも前に届出スケジュールを組む事が何よりも大事になります！！！！！
では、オフィス移転を経験し各届出を実際に行った私が、いつかまたオフィス移転する時のために覚えておきたいポイントをみなさんにもお教えします。ググってみても「つまり、どういう…？」となることの多かった私の備忘録です。
移転前に確認しとかないと忘れがち！
〜住所変更手続き編〜
１．取引銀行（転居日1ヶ月前）
口座情報として届出ている住所を変更する際、登記簿謄本の提出が必要になる銀行がほとんどです。謄本は移転後にしか取得できないので届出自体は移転後になりますが、変更届出書類を入手するのに時間がかかる場合があります。（郵送でしか入手できない等）なので、移転が決まった時点で届出書類の手配の依頼と、必要提出書類を確認しておくことをオススメします！口座取引が止まって大事な支払いが滞る…なんていう恐ろしい事態にも発展しかねないので要注意です。
２．クレジットカード会社（転居日２ヶ月前）
登記簿の提出は不要なことが多いですが、意外と銀行よりも変更手続き自体に時間がかかったり、その申請方法がとてもわかりにくく手間がかかるので正直面倒。銀行と同様、事前に必要な申請や書類を確認しておくのが吉です！
３．公共料金（転居日の前週）
今回弊社が選んだ移転先は、
「電気料金は管理会社へ支払う」
「水道代は管理費に含まれている」
「ガスの利用はない」
という条件のビルでした。つまり旧オフィスにて契約していたものを全て解約するのみだったので少し楽でした。しかしこれが転居手続きの場合は、ビルの管理会社に条件を確認し、早めに転居手続きを済ませておきましょう。特に電気が通るのが少しでも遅れると、その分業務ができなくなる会社がほとんどだと思います。怖いですね。
４・５．電話回線・ネット回線（転居日３ヶ月前）
弊社は新築ビルへ移転しましたので、インフラ系回線の開通工事が必要でした。（※これも管理会社によって条件が違うので必ず確認しましょう！）そしてこの開通工事、事前に工事業者によるビルの下見が必要になります！これを知らずにギリギリに申し込むと、開通工事の予約が転居日に間に合わないことが発生します。電気同様、通常業務にめちゃくちゃ影響することですので要注意ですよ！怖いですね。
６．郵便局（転居日の前週）
旧住所宛ての郵便物を一年間転送してくれるサービスがあるので、事前に申し込んで是非利用しましょう！もし届出が漏れていたり、手続きが滞っているところから重要な郵送物が届いていたら、、怖いですね。
７．消防署（管理会社に指定される）
ビル管理会社と賃貸契約が完了すると「防火管理者の選定をして消防署に届け出てください」と求められました。この管理者というのは、講習を受ける必要があったり、計画書の作成が必要だったり、また、会社の規模や経験者がいるかどうかによって色々と変わってきます。
今回弊社の防災管理者になってくれたイマニシ氏が、ものすごく詳しくまとめているので、ぜひこちらを参考にしてみてください！！
そしてこれらは、転居先・転居時期が確定した時点で即座に各所へ連絡するのがベストなタイミングです！！！少なくとも見出しカッコ内の時期までには、問い合わせや依頼を済ませましょう。
移転後すぐにやっとかないと危険！
〜事業所移転届出編〜
正直、ここからが本番です。以下をやっとかないと、本当に国から正式に怒られちゃったり、知らぬ間に脱税しちゃってる！なんてことに繋がります。怖すぎー。
１．法務局「本店移転登記申請書」
恐らく何よりもこれが一番大事です。これを届け出なければ銀行など様々なところに提出が必要な登記簿が取得できません。そして今回申請して初めて知ったのですが、変更処理は届け出た当日には完了しません！つまり各所に提出したい登記簿をすぐには取得できないのです。「○日の午前中に完了予定なので、午後すぎにまた取りに来てくださいね〜（一週間後くらい）」と言われ、後日法務局へ再度行くことになりますので、住所変更でなくても登記簿内容を変更する際は覚えておかれると良いと思います！
また、移転に伴う手続きの中で、これだけ現金が必要です。
管轄内本店移転の場合：30,000円
管轄外本店移転の場合：60,000円
これは変更登記にかかる登録免許税です。現金で印紙を購入し、それを申請書に添付する必要があるので現金の用意は必須です。支店がある場合はさらに税額が増えますので事前に確認しましょう。また、委任状や株主総会議事録・取締役会議事録などの添付が必要になる場合もあるので、添付書類にも要注意です！
届出内容：移転登記
届出先：管轄法務局をこちらで確認
届出時期：転居当日〜２週間以内
ポイント：現金の用意、登記完了日の確認、添付書類の要否
☆ ２〜４．各納税地「異動届出書」
この「異動届出書」は税務署に取りに行くか郵送を依頼すると、複写式の用紙を入手できます。そしてその複写は4枚式になっておりそれぞれを以下に提出します。
１．管轄税務署
２．管轄都道府県税事務所
３．所在地市区町村（東京都特別区は提出不要）
４．控え
ですが、この１と２に私は非常に混乱しました。全て届け出し終わってみると「なんてことはなかった」って感じなのですが、税務署と税事務所の違いも知らなかったので調べても結局よく分からず電話で問い合わせし、それでも結局よく分からず実際に行って全部聞きました。笑 そうして上記の複写式用紙をゲットし、郵送提出にすればもっとスムーズに手続きが済んだことを学びました。税務署と税事務所の管轄を確認して、複写式用紙を記入し、それぞれに提出すれば良かっただけなので、知っていたらなんてことないのですが、知らないと本当にややこしかったです。（ちなみにもっと楽なのはe-Taxでの電子申請です。）
しかし、まだあります。「異動届出書」は共通で提出が必要ですが、それとは別に税務署だけに提出が必要な「給与支払事務所等の移転届出書」も忘れずに提出しましょう！！
さらに、都道府県の変更が伴う転居の場合は税事務所へ「法人設立・設置届出書」を提出するのをお忘れなく。
届出内容：納税地の移転
届出先：管轄税務署をこちら※で確認（法人税・所得税などの国税）
管轄税事務所をこちら※で確認（法人事業税などの地方税）
移転したオフィスの所在地市区町村役所（法人住民税）
※リンク先は東京都の管轄一覧です
届出時期：転居当日〜２週間以内
ポイント：税務署には届出書類が2種類ある
最難関？で最重要の届出は抜けました。。
あとちょっとです！
☆５．労働基準監督署「適用事業所所在地変更届」
労働保険料を納めている監督署に提出します。こちらは複写式用紙なので事前に入手しましょう！
☆６．公共職業安定所「雇用保険事業主事業所各種変更届」
雇用保険の管轄ハローワークに提出します。こちらはネットから用紙を印刷できます！
７．年金事務所「健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地変更届」
社会保険の管轄年金センターへ提出します。こちらもネットから用紙を入手でき、健康保険と厚生年金へ一括で届出できます！
しかし、健康保険を「協会けんぽ」以外の保険組合に加入している場合は、その組合への届出が別途必要になるので確認しましょう。
８．特別徴収義務者指定番号を取得している市区町村「特別徴収義務者の所在地変更届出書」
従業員の給与から徴収し、会社から住民税を納付（特別徴収）している各市区町村へ必要な届出です。これは複雑な書類ではないですが、ほぼ従業員数分を提出しなければならないので、数の大変さがあります。各市区町村役所の住所を事前にリストアップし、効率的に書類作成と送付ができるように準備しておくことをオススメします。
☆について
見出しに☆マークをつけているものは、登記簿謄本（履歴事項全部証明書）の提出、あるいは提示が必要な場合があります。これは添付書類に案内されていなかったり、提出方法によって違ったります。
郵送する場合は、
・提出が必要か
・必要であれば原本かコピーか
を事前に問い合わせしましょう。
事務所へ直接行く場合は、
・原本とコピーを複数用意しておく
急に提出を求められても対応できるようにしておくことをオススメします。参照のために提示を求められるだけで、提出はしなくていい場合もあったり様々です。
さいごに
ここまで読んでいただくと書類を事前に入手することが、本当に重要だということがおわかりいただけたと思います。しかしそれでも、似たような用紙が溢れかえり、どこにどれ出すんだっけ？とパニックになります。そんなときはこのブログを見返していただくと、少しだけ整理に役立つと思いますのでぜひ参考にしてみてください！
こうして様々な手続きや届出をして無事オフィス移転をしたIVRyですが、それもジョインしてくれる人員が続々と増えてきたことが背景にあります！そしてまだまだ全力採用中ですので、少しでも興味ある方ぜひこちら見てください！！！
「いきなり応募するのはちょっと、、」とか「どんなオフィスか見てみたい！」 なんて方は、軽〜い雑談Meetyしましょう！
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