ワークフローの悩み事を整理してみる

少し前にnoteのネタを悩んでた際にろーね氏からのリプライで

悩んでいること自体をアウトプットで

— ろーね (@nerone1024) September 29, 2022

こんな話題を提供頂いたので、現在絶賛悩み中なワークフローについて
少しまとめて思考整理してみようと思います。

現状抱えている課題

現在、ワークフローに対して考えている課題を箇条書きにしてみます。

• 各SaaS毎に承認ワークフローが存在していて
  承認者のステータス把握が困難な状態にある。

• SaaSによってはあくまでワークフロー機能は付属品扱いで
  複雑な承認フローが組めない（条件分岐できないものも…）

• ワークフローシステムそのものに対しての予算が付かない

細かい事を言えばまだまだあるんですが、現状のままだとどうしようもない部分はこんな感じでしょうか…？
次に抱えてる課題に対して現状考えていることをまとめてみます。

承認ワークフローが点在している件

これに関してはAPI等を利用し、SaaS間連携したワークフローの構築で行けるのではないか？と考えておりましたが、現状API連携可能なワークフローシステムはあくまでERP系システムを想定した連携がほとんどであり、所謂「SaaS固有のワークフローから連携して全てワークフロー専用システムに一本化する」事をiPaaS等を用いて構築するのは正直コスト面を見ても採算が取れないなという状況。
※実際に一部事例はあり、色々とお話を伺う機会もあったのですが何度かディスカッションする中で弊社規模で実施するのは運用面、iPaaSの費用面でもオススメできない（実現も微妙）という結論でした。

まぁ現状でワークフローの承認依頼は必ずメールに到着するようになっていますので、これをもう少し通知を強化する方向（チャットに飛ぶ、ポータルからすぐに確認画面に飛べる）で別のアプローチをしてみたいなと思っております。
※件名をトリガーにするような凄く単純なものならPowerAutomateで行けそうな気もしないでもない。

複雑な承認フローが組めない件

現状ですと、『部署に課長ポジションがいない場合は部長が承認する』とか『この項目が入った時だけ入力可能な項目が増える』等といった条件分岐を伴うようなワークフローがほとんどのシステムで利用できない状況で、紙の申請時に比べて煩雑だという意見を多く貰っているし、承認フロー側もバイネームでフローを組まざるを得ないシステムが多くある状況なのですが
これに関しては各SaaS専用の承認フロー部分は上の理由から現状は運用でカバーしつつ、SaaSベンダーに改善要望を出していくしか無いと思われる。
ただワークフローオプションとして付属させているだけの申請については専用のワークフローシステムへ統合してあげれば多少は運用コストが下げられるのではないかな…？とは考えています。
※勿論、ユーザ側の使い勝手が下がるのであれば各SaaSオプション内でやるしか無いのですが…何となくそのシステムでやっている申請フローが多いのでこの辺はインフォメーション次第で何とかなりそうな気がしている。

単体ワークフローシステムに対する予算

上記2つを総合して検討する限りではここを何とかするのが一番な気がしていますが、既存環境で出来ている事に対し運用コストの為だけの単純なシステム統合を理由にして年間数百万の予算化はなかなか難しい。
※想定作業時間から算出する単純な人件費計算によるコスト削減案だけの提案は正直自分も経営側も眉唾で捉えてしまうので…。
そうなってくるとそれに加え、ユーザ側、運用側含めた利用メリットの提示が必須なのかなと思っていますが、まだ決定打になるだけの材料は集めきれていないなという印象。
キーワード的には既存だけでなく、社内のオフラインで行っている申請・承認業務だけでなく、通常の業務フローも専用ワークフローで集約して、基本業務のマニュアル的な位置づけにしてしまう…とか、ポータルと連携してSaaS専用ワークフロー以外はある程度情報の可視化出来るようにする…とかなのかなぁとぼんやりは考えております。
まぁこの辺は次回予算策定時までにもう少し煮詰める必要がありそう。

最後に

改めて、自分の中の課題を整理して書き出してみましたが周りがどんな管理をされているのか？を聞くキッカケにもなりそうだし、意外と面白いかもしれませんね。
私が開催しているゆるり会のテーマトーク話題に対し、事前に自分の場合について書いておいて皆に見てもらっておく…なんてのも良いかもしれません（実際は準備含め結構大変そうなので実現できるかは未知数だけど）

情シストークしようぜ！

ぜひ皆さんのワークフローに対する考え方についても聞いてみたいですね。