【プロジェクト進行】勘違いから駒

nicoと申します。

よかったら下記からプロフィール記事も読んでやってください。

研修準備のせいで貯めに貯まった仕事を片付けていっていますが、なかなか追いつけません。
今日は、自分の勘違いで設定したミーティングで思いがけず有益な話ができたことを書いてみたいと思います。

まだやらなくてもよいことをやらなきゃならないと思い込んでいた件

業務の移行があり、6月に引き継ぎが行われました。
7月からは全面的に私の所属するグループで担当することになるという風に私は理解していました。

例えば、業務1、業務2、業務3を全部やらなくてはならない、と思っていたのですね。
そこで直近で準備しなければならない業務3の関係者に、内容確認のためのミーティングを急遽依頼しました。

ところが、ミーティングの下準備としてマニュアルに書いてある手順を調べていたら、どうもそのとおりに進めることができません。
「どうすればいいの？」と別グループ所属の前任者に尋ねたら、業務3はまだ引き継がれていなかったことが判明しました。
「業務3だけは、まこちらでやりますよー」と言われて、少し拍子抜けしてしまいました。

ミーティングは不要となった、けれど

そこで今日のミーティングは不要となったのですが、いずれは業務3も引き継がれてくるし、少しお話をさせてもらおうと思ってミーティングのキャンセルは行いませんでした。

集まったのは半分の二人だけ

「私の勘違いで今日のこのミーティングは必要がなかったのだけれど、こういう趣旨で確認をしたくて招集しました」ということを説明して解散しようと思ったのです。

でも、参加者の一人から質問があって、それに答えていたらどんどん深いところまでいってしまいました。

結局、とても基本な意識のすり合わせができたと思います。

プロジェクトにありがちなこと

期日とゴールが決まっているだけに、検討が十分でなく、またメンバーの意識が合っていないということが起こりがちです。

今回の業務もそうだったということが、図らずも明らかになりました。

今回たまたま、他のミーティングで流れを遮って発言するタイプではない二人が集まってくれたことで、普段見えにくい業務に対する思いの交換ができたのはとても有意義でした。

みんな真面目で決まったことはちゃんと対応してくれるだけに、胸に秘めている思いをきちんと聞いて、擦り合わせることを丁寧にする必要があると実感しました。

今回、私の勘違いから思わぬ効果を生む話し合いができたのですが、こういったことを意図してちゃんとできると、みんなが不満を感じずにプロジェクトに、参加してもらえるのだと気づくことができよかったです。

お読みいただきありがとうございました。
ではでは。