#51 会議は雰囲気で決まる話

こんにちは。神戸の結婚式場でマーケティング部に所属しているこーへいです。

さて今回は「会議は雰囲気で決まる話」について書きます。というのも前から「会議の生産性を上げるためにはどうしたらいいだろう？」と色々と考えてみたとき、ちょうど自分主導で進める新しい会議のオファーがあったので検証してみようと思ったことがきっかけです。

それでは深掘りしていきましょう！（約1,270文字 / 約2分で読めます）

・会議の生産性とは？

そもそもここでいう会議の生産性とは「出席したメンバーで課題解決もしくは目的達成をする会議」を指します。もう少し具体的に定義すると、

・全員が発言する
・目的達成のため議論ができる
・意見が活発に飛び交う

この3つを満たす会議のことです。

例えばある会議に「なぜ参加しているのだろう？」という人が出席していたり、会議中に一度も発言せずただいるだけの人がいる会議もあるため、それは会議の生産性は高くありません。

ではその3つの条件を満たすためには何が必要か考えた結果、2つの条件だと考えました。

・目的の明確化

まずはこの会議の目的を明確化して全員に伝えることです。「いや、言ってるよ・・・」と思う方もいますが、どのようにして伝えていますか？メール1本送って共有した、ではおそらく伝わっていません。大切なのは明確にするだけではなく理解できるまであらゆるツールでメンバーへ伝える方法です。

例えば私の場合は部署メンバーだけで色んなアイデアを出し合うブレストミーティングを開催することになりました。そのとき「そもそもブレストとは？」と思っているメンバーがいることを想定して、事前に口頭できちんと説明します。

・雰囲気を作り上げる

目的が明確になっても「的外れな発言をしたらどうしょう•••」と悩んでしまい、本当のことが言えなかった人は少なくないはず。（私もけっこうありました）それは機会損失でしかないので、発言しやすい雰囲気を作り上げることが次の日ステップです。

私のブレストミーティングだと

・終了時間のアナウンス
・目的の共有
・ルールの再アナウンス
（全員で肯定、どんなことでも話す）

と言葉で明確な目的を示してゴールを伝えます。
そしてこのあとはどんな発言も自分が率先して肯定していくだけです。

ゴールが分かるからこそ、自分の考えがまとまり発言する材料は揃います。そしておおげさなくらい肯定することで「違っていたらどうしよう・・・」という不安を取り除き、発言のハードルを下げるからです。

そのおかげで回を重ねるごとにどんどん会話が弾み、本日のブレストミーティングは率先して意見が飛び交うようになりました。

さすがに上層部の会議では難しいかもしれませんが、
管理職になり会議を開くことも増えたので、
そのときはこの方法を実践して検証していきます。

最後までお読みいただきありがとうございます！

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それでは！

今日行ったブレス通してミーティングでは、
全員が色んな発想や疑問点が飛びかう
充実した時間でした。

「ブレストって何？」

というスタート前から

•ひとりひとりに目的を伝える
•話しやすい雰囲気を作り続ける

で辿り着けました。

ミーティングにおいて
この2点は意識するべき。

— おおた こうへい / ウェディングマーケ×仕組作り (@newwworld2018) July 19, 2022

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