#147 効率を上げるために考えていること

こんにちは。神戸の結婚式場でマーケティング部に所属しているこーへいです。

今回は「効率を上げるために考えていること」について書きます。最近始まった仕事が更新する範囲•頻度が高く業務量が一気に増えました。ここからどうしたらより効率的に進めることができるか？を考える過程をnoteに書きます。

それでは深掘りしていきましょう！
（約2,000文字 / 4分で読めます）

・新しい仕事が増えました

改めて私の仕事は結婚式場のマーケティング部に所属しており、各会場の集客目標数達成のために日々取り組んでいます。去年までは主に全会場を統括していたのですが今月から1つの会場を担当することになりました。会場集客では日々の媒体更新はもちろん週間・月間で入力すること、内容を考える作業もありルーティンタスクが一気に増えました。

もちろん普段の仕事は全て継続なので圧倒的に時間が足りない状況に陥りました。何とかギリギリ持ち堪えていますが、いつまでもこの状況でいるわけにはいけないので、「いかに効率よくタスクをこなしていくか？」をより考えるようになりました。

・変えられることしか手を加えない

日々タスクや業務に追われる状況から抜け出したい、でもどこから効率よくしていけばいいのだろうか？と最初の一歩が分からず進むことができない人も多いのではないでしょうか。でも安心してください、そうならないように、最初に考えることをこのnoteにまとめています。しかも誰でもできる簡単な方法です。

まずやるべきことは自分で変えることができないことと自分で変えることができることの整理から考えるところから始めてみましょう。

例えば、システム上変更できないこと（毎日のフェア登録、新着更新の数、その他テキストで決まっていること）は自分の範囲では変えたくてもどうすることもできないため、この領域を変えることは早々にあきらめましょう。（とはいえ明らかに効率が悪い、より効率的になる代替案があれば提案はしてみましょう）

重要なのは自分次第で変えることができることを考え、そこに自分の時間と労力を注ぐことです。この考えている内容に規模や作業量の大小はなく、自分がより効率的に進めることができるのか？だけ考えてください。なぜならまずは自分が効率よくこなすことができないと他の人が試してみても意味がなく、仮に社内で共有することになってもそのときに直すか自分のフォーマットに従っていただければ問題ないからです。

さて私はその考えで深掘りしたとき、日々いろんなタスクや質問や相談を受けて考えていることや進捗確認を何度も行っている時間が多いことに気づきました。（これも私の業務なので変えることができない業務）ということはこの進捗確認や考えていることをひとつの資料にまとめておけば効率よく仕事ができるのでは？という答えに辿り着きました。

・仕組みを作る以外に方法はない

早速タスクをこなす際はその内容を資料に足していき、日々の進捗状況を管理しながら仕事を進めているのですが、以前の自分はいかに進捗確認にかなりの時間を使っていたことに気づきました。

以前だと各管理画面へログインして更新有無や履歴を確認していたので一度の確認で10分ほど時間がかかっていました。そして確認まではいかないまでも「更新どこまで完了してただろう？」と考える時間も多く、それだけでも今考えていることを止めているため無駄な時間だったな、と今では思います。

今は朝に更新したリストを作成して進捗状況を確認するため、考える時間はほぼありません。あとはどれだけいそがしくても更新するたびに必ず資料も入力することを習慣化できれば効率化の基礎は完成。

ちなみにこの資料の中身や作成方法に指定はありません。というのもあくまで自分自身が見やすいものを軸にしているため、自分に合ったツール（ExcelやNotion）や作成方法を決めてしまえばOK。それよりも大事なのが初めから完璧を目指さないこと。おそらく最初に「時間がもったいないから一度に完璧な資料を作ろう。そのためには項目をピックアップして・・・」と考える人もいるでしょう。でもその時間を惜しみましょう。まずは一度ざっくりでもいいので作ってみる、これに尽きます。実は作っていく過程の方が「この情報はいるな」「この並べ方が見やすいかも」とアイデアがでてくるもの。資料作成のルールも作りながら決めていけば良いし、ある程度資料の形が整うと目指したい資料イメージが固まるので、XやTikTokでイメージする資料に出会う確率も高まります。

ちなみに私の表（Excel）のルールは

・全画面を白にしてグリッド線をなくす
・項目は黒背景の白文字
・配色は決めている（数式入りは黄色、入力箇所はオレンジなど）

を統一しています。そうすることで部門、別プロジェクトで資料を分けていてもすぐ把握することができるからです。

最後になりますが効率をあげるには仕組み化が一番最短ルートで、習慣化まで自分に落とし込めたらかなりの時間短縮につながります。ぜひ一度自分の業務を振り返り、

・自分で変えられないこと
・自分で変えられること

を深掘りして言語化してみてください。

最後までお読みいただきありがとうございます！
共感いただけたらぜひいいね！シェアをお願いします。
それでは！

-------------------------------------

私についてはこちらのnoteをご覧ください。

-------------------------------------

＼毎日X（旧 Twitter）で発信中／

Xではウェディング業界のマーケティング領域で働き、日々の仕事や挑戦したことを中心に発信中。たまに音楽・マンガ・家族についてもつぶやくので、ぜひ一度遊びにきてください！