採用プロセス、見直し手順書

［この記事の内容は2022年12月29日にはてなブログに掲載されたものと同内容です］

中途採用支援(RPO)の株式会社NewRecord張ヶ谷です。

最近自社の採用プロセスを見直しました。その際にどのように進めたのかを記載してみようと思います。

採用プロセス見直しを行うきっかけ（解決したい課題）

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見直しを行う大まかなパターンとしては下記のような「きっかけ」なのではないでしょうか？NewRecordの場合は「別の人を採用プロセスに入れることになった」がトリガーとなり採用プロセス見直しを行うことになりました。

■別の人を採用プロセスに入れることになった
元々面接は自分(代表取締役)だけで行っていたところ、組織が大きくなり別の人を採用プロセスに入れることになり「そもそもどういう基準で判断すればいいんだっけ？」という疑問が発生。

■早期退職が起きてしまった
これはきっかけとして「早期退職」という事実があるのでわかりやすい見直しを行うトリガーです。

■想定より入社後の教育期間がかかってしまった/いる
これは改めてマネージャー/リーダーにヒアリングが必要です。マネージャー/リーダーの教育能力不足なのでは？と考えることもできますが、想定していた教育期間をすぎているのであれば見直しをするきっかけとしては十分なのではないかと思います。

■より良い見極め方法を模索したい
これが一番難しいです。うまくいっているのであれば改善する必要ないのでは？このままでいいのでは？と考えてしまうのでできれば3ヶ月に1回などの頻度を決めるとよさそうです。

採用プロセス見直しの手順

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採用プロセス見直しの大まかな手順は下記のような形で進めました。継続中ではありますが。

1：課題の特定
2：アジェンダ作成
3：関係者を集めてMTG実施
4：改善アクションをまとめる
5：改善を含めた採用プロセスを複数回実施
6：振り返りのMTGを実施する

1：課題の特定
上記で記載をした「採用プロセス見直しを行うきっかけ（解決したい課題）」を参考にするとどのような課題を解決するために採用プロセスを見直すのかを決めることができるはずです。

2：アジェンダ作成
MTGの基本はアジェンダです。項目としては「MTGのゴール」「解決したい課題（具体的事例含む）」「現状の採用プロセスと採用要件」「論点」が最低限必要なように思います。事前に詳細な採用要件が決まっていない場合も結構あると思うのでその場合は現時点で想定できる要件を前もって記載をしておくと会話が進むと思います。

3：関係者を集めてMTG実施
準備したアジェンダ通り進めていきます。この時に「求めるハードスキル、ソフトスキルはこれでいいんだっけ？」「そのスキルを判断するためにこの選考方法でいいんだっけ？」という話になると思います。ファシリテーターの力量が試されます。

4：改善アクションをまとめ、落とし込む
MTGのゴールはおおよそ「改善アクションはこれ」となると思います。まとまった改善アクションを採用プロセスに落とし込みます。

5：改善を含めた採用プロセスを複数回実施
実際にやってみると「想定していた回答と想定外の回答が来た」「意外とみんな同じ回答になってしまうから別の方法が有効かも」という部分が出てきます。とにかく時間を置かずに試行回数を増やしましょう。

6：振り返りのMTGを実施する
面接直後に面接官同士で話す場を設けてそれぞれ感想を共有します。候補者の発言をどう各々が評価するか、判断基準は高すぎないか、想定していた質問の聞き方は正しいか、など振り返りを行います。これを複数回実施すると現時点での最適な採用プロセスとすることができます。「現時点での」ということが大事！

以上が実施した手順となります。

採用プロセス見直しを行いNewRecordの選考フローは「代表面接1回」から「面接2回＋ワークサンプル」という形に変化しました。変更した結果はこれから事業に反映されてくると思いますがスキルや人柄のマッチ度は非常に納得感ある形になっているように感じます。とはいえまだバージョン2なので見直しの連続だという認識です。

もし「採用プロセス見直しした方がいいのでは？と考えている方がいましたら気軽に相談いただければ！

連絡先
メールアドレス：takumi.harigaya@newrecord.co.jp
Facebookメッセンジャー：https://m.me/takumihari