コンディションチェックサーベイを内製で導入した結果、いろんなものが見えてきた

こんにちは、note人事のねるです。
アシスタント業務中心だったところから、この半年で、主担当の業務が増え、幅もかなり広がりました。
まだ実務は見習いなところも多いですが、組織開発系をメインミッションとして、日々奮闘しています。
実は、派遣スタッフとして入社してからは、10月1日で1年になります。あっという間すぎる…

note社のみなさんはこの1年で、わたしがSlack上でありとあらゆる人事制度・施策の周知やリマインドを行っているのを見ているかと思います。

あまり顔出しをしていなかったときには、botだと思っていた人もいるのでは。

普段、ただの風景となってしまっているかもしれない、その周知・その施策。ちゃんと意味があるので、制度や施策をやる意味についてぜひ知っていただきたい！

ということで、今日はオープン社内報として、わたしがメインでやってきた社内施策の一つである、組織コンディションチェックのためのサーベイ 社内通称 「マンスリーサーベイ」 についてお話ししようと思います。

オープン社内報とは？
一般的には社員しか見ることのできない「社内報」をだれでも見られるように公開することで、会社の中の様子を感じとってもらう記事企画です。
本日の担当：人事チーム　ねる

マンスリーサーベイを導入した理由

この「マンスリーサーベイ」は、一般的にパルスサーベイと呼ばれるものです。
パルスサーベイ とは、従業員に対するサーベイ調査の一種で、従業員満足度調査や、個人のコンディションチェックツールとして使われています。

パルスサーベイを導入した理由は大きく分けると2つあります。
1. 急拡大・複雑化している組織の状況を正しく把握し、施策や制度への反映に役立てるため
2.リモートワークによって見えにくくなった一人ひとりのコンディションや意見を伺い、相談しながら、カイゼンをしていくため

noteは、昨年度だけで約50名が増員し、一気に社員数が2倍になりました。（今も同ペースで増加中）
各チームの状況はリーダーが把握しているとはいえ、会社全体のコンディションを把握することがかなり難しくなりました。

また、Slackが主なコミュニケーション手段となり、Zoom越しでしかほとんど顔を合わせない今。
リアルのように、なんとなく元気ないな…とか、イライラしてるな…というのが見えず、何かきっかけがないと発言する機会もなかなかありません。
これらを正しく把握・分析することで組織カイゼンしていくため。みなさんに気持ちよく最大限パフォーマンスを発揮してもらい、ミッション達成に近づけるため。
パルスサーベイの導入をすることになりました。

どうやって内製したの？

まずは「サーベイに毎月答えてもらう」という癖づけをしてもらうため、経営メンバーとも相談し、回答コストを最小限にしてスモールスタートで、「とにかくすばやく試す！」ことを優先させました。
そこで、相談したのが、頼れるコーポレートITのhigashiさんです。
業務満足度・人間関係・体調・働きがいにフォーカスした5つの質問を、Slack上で個別にアンケート送付→Slack内で回答送信→Googleスプレッドシートに回答を集約するシステムを作れないか？
という相談をしたのが、今年の1月末頃でした。

↑こちらでざっくりとまとめたやりたいこと、をベースに、ミーティングで具体的にお話をしました。すぐに主旨をご理解いただき、爆速でプロトタイプを作成してくださいました。

higashiさんのご協力により、GAS(Google Apps Script)+Slackワークフローを組み合わせたアンケートのシステムは2週間で完成！！

その後は、スプレッドシートでピボットテーブルを組んだり、条件付き書式の設定などをして前月比やコンディション低下している対象者にアラート表示が出るように加工し、サーベイのシステムが完成しました。
当時2人チームで一緒に組織開発を担当していた人事リーダー中西さんと相談して、「マンスリーサーベイ」と命名し、2月末から全社でスタートさせました。

その後、数回のカイゼンを経て、下記のようなフォームになりました。
こちらのフォームをSlackにて月に1回配信。Slack内で回答・完結できるため、回答率もかなり高いです！

サーベイの結果はどう活用しているの？

サーベイの結果は、サマリを作成したうえで、経営陣とともに個別のコンディションの共有・カイゼンアクションを検討します。
結果をもとに、組織体制変更・カイゼンの検討はもちろん、個別の課題がありそうな場合はその課題に合わせて人事・労務やグループ長で1on1を行うなどのアプローチをしています。

解決に向けたアクションを行う上で、個別にリーダーへ共有を行なった方がいいと判断した場合は、対象のチームリーダーへ共有・相談をします。
（個人のスコアは伏せ、状況の共有をした上で、一緒にカイゼンアクションの相談をします）
各チームリーダーへは、個人のスコアがわからない形でチーム毎にサマリを作成して共有を行い、自チーム全体のコンディションや、他チームとの関連性を見ることで、組織状況の把握に活用いただいています。

カイゼン例としては、業務満足度が下がっている方に対して、担当業務の目的や重要度を上長から改めて説明してもらったり、場合によっては業務アサインを変えたりなど。
状況に合わせて、最善策は何か、どう進めるべきか、さまざまな視点で検討しカイゼン・解決できるよう、すすめています。

サーベイを導入してよかったこと

みんなが気軽に意見提起してくれる
発言機会がなかっただけで、それぞれ考えていることがあって、カイゼンしていきたいと考えていることがわかりました。
月1でのアンケートということもあってか、みなさん気軽な気持ちで、個別の状況や、身の回りで起こっていることに対する課題提起をしてくれます。
そこから組織課題が判明することで、カイゼンアクションをより的確にできるので、非常に助かっています。オープンでフラットな組織であり続けるためにも、大切な意見です。
「なんでも相談窓口」（社内で常時オープンにしている、人事への相談フォーム）に投稿するのはちょっとハードルが高いな…と思っている方、サーベイにてぜひコメントください！

個別のコンディションがわかる
Slack上ではすごく元気に見える人でも実は悩んでいたり、普段ポーカーフェイスな人でもすごくお仕事を楽しんでいたり。
サーベイに率直に答えていただくことで、テキストコミュニケーションだけでは見えない個別のコンディションが判明し、声かけをしたり、気に掛けることができます。
もちろん、アラートが上がっている人だけでなく、業務関係者はどうか？という視点も忘れずに持ち、組織の全体感を見ています。
率直に回答いただくことで、組織をよくしていくヒントになります。

困ったこと

現状、回答集計はわたしが手を動かして、スプレッドシートを加工して集計・サマリを行っています。ある程度土台は整えているとはいえ、見やすくするには加工せねばならず…。
全員が回答するまで集計ができないため、集計に時間がかかり、回答してから共有するまでに、どうしてもタイムラグが生まれてしまいます。（緊急性が高いと判断した場合は速報として関係者へ共有しています）
付随して、サーベイを行っていると、チームだけでなく、プロジェクト毎・勤続年数…などなど、集計の角度を変えたり深掘りして分析したくなります。
ですが、手集計をしている現状、簡単にはできず、さまざまな切り口で多角的な分析をできているとはいえません。

上記の課題を解決すべく、現在、外部システムの導入を検討中です。
よりタイムリーに集計し、カイゼンPDCAをより早く回していくためです。

半年間サーベイを内製でまわしてみて見えてきたこと

・みんな、それぞれの立場で課題意識を持って組織カイゼンしたいと考えている
・正直に答えてもらうことで、個別の状況・アラートがわかる
・サーベイで見たいことが増えると内製の限界を感じる

サーベイの結果は確実に人事と経営陣に届いており、結果を踏まえたカイゼンは、実はみなさんの身の回りで起きています。
note社の全員が、それぞれカイゼンアクションを実行し、組織をよくしていく当事者でもあります。
引き続き、率直なご回答および、組織カイゼンにご協力ください！

今日のバリュー

すばやく試そう / Try First
新しいことに取り組む時、まず、すばやく、小さく、試すことからはじめます。大きな問題は分割し、議論が長引きそうなときには、どんどん手を動かして、動くものを前に議論します。大事なのは事業を具体的に前にすすめることです。

おおきな視点で考えよう / Think Big
さまざまな課題に出会ったときに、短期的なことにとらわれずに、長期的な視点と顧客視点を持って、大きな視点で考えるようにします。売り上げも利益も、サービスに持続可能性をもたらす燃料にすぎません。自分自身と、家族、友人、そして社会に誇れる仕事をしよう。