【Asana】ルール管理が楽になる裏ワザ

Asana

を使っていくうちに複数のプロジェクトに同じルールを追加していくこともあるでしょう。コラボレーターの追加、期日が迫ったタスクへのアナウンス、完了時の処理など…。
完全に同一のルールを複数管理するのはとても手間がかかり、追加漏れなども珍しくありません。そんな時は以下の方法を試してみてください。

複数のプロジェクト内のルールをメンテナンス

一般的な使い方として、以下のように使用されているケースが多いかもしれません。例えば、コラボレーター追加のルールＡを作成するとします。

• プロジェクトＡを作成し、その中にルールＡを作成する

• プロジェクトＢを作成し、その中にルールＡを作成する

• プロジェクトＣを作成し、その中にルールＡを作成する

• プロジェクトＤを作成し、その中にルールＡを作成する

上記の場合、ルールＡでコラボレーターとして設定しているメンバが同じだとした場合、メンバの1人を別の人に変更するとなった際、全てのプロジェクト内のルールＡを変更する必要があります。
プロジェクトが50個、100個…となった場合、そのメンテナンスは現実的ではありません。

プロジェクトを１つのグループとみなす

残念ながらAsanaにはグルーピングの機能はありません。ですが、プロジェクトを1つのグループとみなすことで↓↓↓こんな使い方ができます。引き続き、コラボレーター追加ルールを例としてやってみます。

裏技１：コラボレーター追加用プロジェクト作成

そこにルールを追加します。
ルール：タスクが追加された際にコラボレーターを追加

裏技２：「プロジェクトA」にルールを作成

ルール：このプロジェクトにタスクが追加されると、コラボレーター追
　　　　加用のプロジェクトへ追加する

設定はこれでおしまいです。

どんな動き？

１．「プロジェクトA」でタスクを作成する
２．「プロジェクトA」のルールにより、コラボレーター追加用のプロジェ
　　クトへタスクが追加される

３．コラボレーター追加用のプロジェクトのルールにより設定されたコラボ
　　レーターが追加される

図で描くとこんな感じです。

コラボレーターのメンテナンス

はコラボレーター追加用プロジェクトでメンバを入れ替えたり削除したり追加したりすればいいだけです。
それだけで、これを使用しているすべてのプロジェクトに反映！

コラボレータの組み合わせを変えたい

時は、コラボレーター追加用プロジェクト自体を複数作成します。
例えば↓↓↓こんな感じです。

• サポートチームメンバ追加用

• CSMメンバ追加用

• 営業1課メンバ追加用

• 営業2課メンバ追加用

• マネージャー追加用

あとは各プロジェクトで追加したいメンバのプロジェクトをルールで作っておくだけで、タスク作成時に設定したコラボレーターが追加されます。

今回はコラボレーター追加のルールで紹介しましたが、例えばタスク完了時のルールや期日〇日前にコメントするルールのプロジェクトなんかも作っておくと便利ですね。

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最後に

名前を呼ぶとたまにこうやって低い体勢になって獲物を狙う目つきでちょっとずつ近寄ってくるのはなぜ？