ビジネスメールのやりとりについて。

こんにちは。ナレーターのなつこです。
今日はビジネスメールについて書いてみます。

前にお芝居の団体さんに参加した時に、事務所に所属している声優さんが、「マネージャーさんからメールが来た時にどういう文面で返したらいいかわからなくてすごく悩んで時間がかかる」という話をしていて思いました。

私は専業のナレーターになる前は企業で契約社員で働いていました。
最後の数年はクライアントさんとメールでやり取りをするようになって、いわゆるビジネスメールをテンプレートを使い回すぐらいであれば使えるようになりました。

あとはとっても簡単にワードやエクセルも一応触れます。
ほんとに一応ですが。

でも、このスキルがフリーのナレーターになってとても役に立ってます。

むしろこのスキルがなかったら無駄な時間をたくさん使っただろうなぁと思います。

請求書作成やもらった原稿を直すのにもワードやエクセルは使うし、
エクセルで原稿が来たときに行の幅が狭くてそのまま印刷したら文章が切れちゃうとかもあるので、最低限使えるといいです。

ワードやエクセルの使い方はお伝えできないんですが、メールの文面ぐらいならここで書けるんじゃないかと思ってお伝えします。

ビジネスメールは基本的にテンプレートがありますので、
相手の方が送ってきた感じで返せば失礼にはならないと思います。

何通もメールのやりとりをしていて傾向がわかったので、今は楽々返信できるんですが、この経験がないと、「どうやって返せば失礼じゃないんだーわからんー」とあたふたするのはとてもよくわかります。

ということでよく来るメールに対してどう返すかをざっくりお伝えしていきます。

■よく来るメール

◯◯さん

今月◯日にナレーションの案件で候補に出したいです。
場所はどこどこ
金額はいくらです。
候補に出して大丈夫ですか？

または

◯◯さん

来週◯日に事務所にてオーディションの音源を収録します。

◯時に事務所に来てください。
よろしくお願いします。

というようなメールが来たとします。

返す内容としては

■ビジネスだった場合

◯◯様

お世話になっております、夏井です。
ご連絡ありがとうございます。◯月◯日◯時からどこどこでなになにということ、確認いたしました。
スケジュール問題ありませんので、候補出しよろしくお願いいたします。

とか、
途中まで同じで

◯時に事務所に伺います。
よろしくお願いします。

夏井　彩華

みたいになります。

でも冒頭の
「◯◯さま
お世話になっております」は
仲の良いマネージャーさんにお送りする場合はいらないと思うので、そこは削っていただいて
間柄に合わせて、

◯◯さん

おはようございます。
何々について確認しました。
（以下、同文〜）

でいいと思います。

メールのラリーが続く場合は、
もう「おはようございます」もいらないですし、
冒頭の「◯◯さん」も削ってもいいと思います。

ポイントは
・もらった連絡事項について確認したことがわかること。
・対応が必要なことについてはそのお返事
（「スケジュール空いてますか？」とかなら「空いています、大丈夫です、対応可能です、◯時にお伺いできます」など）

自分のスケジュール埋まってたりキープが入っている時は

◯日は14時まで赤坂でスタジオの案件が入っており、
場所によりますが、◯時以降でしたら対応可能です。
とか、

その日は他社さんからスケジュールのキープを頂いているので、一旦確定やバラシの連絡が入っていないか確認して、改めてご連絡します。

とか

こちらはこういう対応をしますのでよろしくお願いします。

と丁寧に書いておけば問題ないです。

初めてやり取りするクライアントさんであれば

◯◯様

ナレーターの夏井彩華と申します。
ご相談をいただきありがとうございます。
大変嬉しいです。
（以下色々）

ですとか

◯◯様

お世話になっております、夏井です。
納品が無事に完了したということでほっとしております。

恐れ入りますが請求書についていくつかお伺いしたいのですが、

・源泉徴収はありでよろしいでしょうか。
・私は免税事業者ですが請求についてはどのように対応したらよろしいでしょうか？
（※ここはちょっと繊細な問題なのでとりあえずの例文です）

などなど、
伝えたいこと、伺いたいことがはっきり分かって、丁寧に伝えられれば大丈夫だと思います。

ちょっと脱線しますが、
初めてのクライアントさんからお話をいただいたとき、
私は自分からは金額は提示しないで、「ご予算はおいくらですか？」とお伺いするタイプです。

先に以下を確認させてもらうのですが…

・どこで流れるものかなど利用用途
・納期
・分量
・ノイズ処理が必要か
・修正が発生するか、また修正は有償か
・動画尺に合わせる必要があるか

と、この内容によって金額も変わってきますので、お仕事をお引き請けする前に、まずこちらを教えてくださいとメールします。
（また、途中で変更が出た場合、例えば分量が大幅に増える、納期が短くなるなどした場合に金額を上げてもらえないと対応が難しいと言えるので、最初に条件は確認させてもらっています）

まとめますと…

ビジネスで制作会社などとやり取りをする場合は

◯◯様

お世話になっております、夏井です。

で始め、要件を丁寧に記載し

以上、ご確認よろしくお願いいたします。
お手数ですが、ご確認お願いいたします。
以上、引き続きよろしくお願いいたします。
今後ともよろしくお願いいたします。

などで締めます。

マネージャーさんですとか、仲がいい方、普段からコミュニケーションがある方には、
こういう前置きがあった方がいいのかは、その方の文面を見てある程度わかるので、
（いきなり用件から入ってる方に前置きとか挨拶がいっぱいのメールだと変な感じなので）
丁寧な文面は心がけつつ、相手に合わせられたらいいと思います。最初から前置きがないのか怖ければ、1行だけ入れるとかでどうでしょうか。

基本的に文面のテンプレートはネットで検索すれば出てきます。

あと退職の挨拶とか、時候の挨拶が含まれるメールをいただいた場合、私はネットで検索して同じような文面でお返ししています。
（全く同じは失礼なのでしません。）

「ビジネスメール　時候の挨拶」とか
「ビジネスメール　退職の挨拶」とか
単純に「ビジネスメール」とかで検索すると文言は溢れていますので是非調べてみてください。

以上、今日はメールの返し方についてわたしがやってる方法をお伝えしました。

わたしも会社で働いてなかったら右往左往してたし仕事もそのせいで自信をなくしたり時間をロスしてたと思うので、今思えばちょっとでも会社で働いててほんとによかったです。