総務のいとしさと せつなさと 心苦しさと +雑記

お疲れ様です。
総務部総務課 マモたろうです。

はじめての投稿は、総務についてのあれこれを書いていきます。

総務の定義

特に、私のような中小企業の総務は、トイレ当番を決め、パソコンを設定し郵便物を仕分け、会計ソフトに入力し、契約書をチェックし、規定を改廃し
採用計画をまとめる、等々。
総務とは？と問われると「なんでも屋」と答えがちになります。

辞書によると

全体の事務をまとめ、処理すること。また、その職あるいは人。

精選版 日本国語大辞典

となっています。
そのとおりではありますが、事務仕事だけじゃないのが総務です。

最初は、経理兼総務だったものが、人が増え、組織が大きくなっていくと
財務・法務・人事・情報システムと専門性が必要になり、総務からわかれていきます。そのため、バックオフィスで「専門性がない残り全て」が総務の範囲になります。やはり「なんでも屋」なのかもしれません。
（欧米では、専門職だそうです）

ここで、三人の石工の例え話にあてはめて考えてみます。

「何をしているのか」と聞かれた3人の石工のうち、1人目は「これで食べている」、2人目は「国で一番の仕事をしている」、3人目は「教会を建てている」と答える。

総務1人目「電球の交換、郵便の配布、いろいろな雑用をしている」
総務2人目「従業員が働きやすいように、いろいろ事をしている」
総務3人目「良い会社にし、良い会社を維持している」

三人の石工の例え話は、優劣の話になりやすく、ミスリードされているとも感じます。（やる気の高低で仕事の質が決まるわけではないのが実感です）

ですが、私の総務の定義は「良い会社にするために、会社を支え、リードする部門」にします。

ここまで、総務の定義について、偉そうなことを書いていますが、正直なところ、総務は会社によって担っている役割の範囲が違い、経営層の期待感も温度差が激しく違うと感じています。そのため、他社の定義を調べたりしつつ、自身の組織にとっての総務とは？を「定義するという行為」こそが、今回、おすすめしたい点です。

総務のポテンシャル

よくある総務の範囲としては、雑用、建物・備品の管理、労務の管理、規定の管理・運用です。
これは、「日々働く場の環境管理」→「場づくり」に要約できると思います。

ゴミが拾われない場、観葉植物が枯れている場、備品が使いたい時にない場、バーカウンターのある場、リラックスして部署間の交流ができる場などなど、各社各様、各部署各様の場があります。

例の良し悪しはおいておいても、場づくりは、企業風土に強く影響をあたえる気がしてきませんか？
実感として、場づくりは企業風土に強く影響をあたえます。また、企業風土は、いずれ企業文化に昇華する可能性があります。
つまり、総務は「企業文化」に強く影響を与える可能性を秘めています。

いとしさ

• 郵便をもっていくと感謝してくれる人、いとしい

• 実行する前に会社のルールを総務に確認する人、いとしい

• 社内アンケートに真摯に回答くれる人、いとしい

せつなさ

• 総務は何をやっているかわからない と言われがち

• 仕方ないからと総務に異動させられる人、ありがち

• うるさい（会社のルールに）と陰で言われがち

心苦しさ

• コストカットを命じられたので、ウォーターサーバーを解約して申し訳ありません。

• ペーパーレスを命じられたので、コピー機を減らして申し訳ありません。

• 福利厚生は、すべての従業員が対象なので、あなたの部署だけは難しいのです。

プロフェッショナル総務の大先輩達は、総務は「楽しい」と口を揃えておっしゃいます。本来は、楽しさもやりがいもあるのですが、ネガティブな表現が多いのは、私の性根なのでしょうか？

最後に、「あたりまえ」「言ってくれたらやったのに」「俺は、聞いていない」「朝礼で言った」という言葉が、社内から早く消えて無くなりますように。