生産性をあげるショートカット

最近自身の生産性に関して思考することが多いです。どのようにすれば、アウトプットの質高く、量をこなせるのかを常に思考しています。大体のケースは２割程度のアウトラインを頭の中で描き、作りながら８割の精度まで持ってくるようにしています。

まずは作り始めることが私にとって重要であり、作りながら考えをまとめてケースがあります。今回の文書もそうです。大枠の部分だけ決定し、作成し始めながら考えています。

今回の題名が生産性をあげるショートカットなので、それについて書きたいと思います。まず仕事柄ショートカットを活用することが多いです。社外向けの提案書を作成したり、社内のマニュアルや勉強会資料・メールなどを作ったりします。

特に資料だと大事にしていることは以下にして「完成っぽい」資料を作るかです。完璧な資料というよりも、「完成っぽい」資料です。それができるとあとは説明するだけなので、説明のエッセンスを追加して完成に持っていくようにします。「ぽい資料＋説明」が完成です。なので資料自体は６割〜８割程度のできでいいと感じています。

資料細かく作りすぎて、説明の際に読んでいるだけで見ればわかる状態にしないようにしています。もちろん資料だけで判断されるときは、できるだけ書くようにしているので、ケースバイケースと言ってもいいかもしれません。

今回は資料づくりの構成というよりもタイピングのショートカットについて書きたいと思います。

＜ショートカットで生産性をあげる＞

タイピングをする際にショートカットを理解しているとかなり使えます。コピーや貼り付け・ALLなどはわかると思います。ただショートカットもそれだけではありません。まだまだありますので以下紹介いたします。

Ctrl + A 全てを選択する All
Ctrl + B テキストを太字にする Bold
Ctrl + C コピーする Copy
Ctrl + D コピー&ペーストを同時に行う（下方向に） Down
Ctrl + E 文字を中央揃えにする
Ctrl + F 文字列を検索する Find
Ctrl + G オブジェクトをグループ化する Group
Ctrl + H 文字列を置換する
Ctrl + I 文字を斜体にする Italic
Ctrl + J 文字を両端揃えにする
Ctrl + K ハイパーリンクの挿入
Ctrl + L 文字を左寄せにする Left
Ctrl + M 新しいスライドを挿入
Ctrl + N 新しいプレゼンテーションを作成する New
Ctrl + O ファイルを開く Open
Ctrl + P プレゼンテーションを印刷する Print
Ctrl + Q パワーポイントを終了する Quit
Ctrl + R 文字を右寄せにする Right
Ctrl + S プレゼンテーションを保存する Save
Ctrl + T テキストの詳細設定 Text
Ctrl + U 文字に下線を引く Under line
Ctrl + V 切り取るかコピーしたものを貼り付ける
Ctrl + W プレゼンテーションを閉じる close Window
Ctrl + X テキスト、オブジェクト、スライドを切り取る
Ctrl + Y 直前の操作を繰り返す （F4でも可）
Ctrl + Z 直前の操作を元に戻す Ctrl + Shift + ＞ フォントを大きくする
Ctrl + Shift + ＜ フォントを小さくする
Ctrl + スクロール ズームを変更する

知らなかったものもあるのではないでしょうか。生産性をあげるために必要なショートカット一覧になります。

全て覚えて使うというわけではなく、自分がよく使う作業だけ覚えておくのが一番いいように思います。私の場合は「A・B・C・H・N・V」くらいしか使わないです。

＜単語登録で生産性をあげる＞

単語登録はかなり重要です。メールの際に特に使えます。

あり→ありがとうございます。
いつ→いつもお世話になっております。
おつ→お疲れ様です。
げつ→(月)
か→（火）
よろ→よろしくお願いいたします。

などで、すぐに予測変換できるようにしておくといいです。これがないと毎回打ち込むことになるので、１年間などの長い幅で見ていくと1時間〜2時間の時間削減になるかもしれません。登録だけ手間と思うかもしれないですが、やってみると圧倒的に業務が楽になります。ストレスなく仕事ができるので、いいことしかない。。

以上になります。生産性と言っても、小さな積み重ねが生産性の向上に繋がるケースが多いです。今日の2つの事例は本当に一部になります。

時短社員の方や、正社員の方問わず活用できる内容なので、もし興味ある方は実際に活用いただけると幸いです。