資料作成のコツ　サラリーマン処世術

私の記事をご覧いただきありがとうございます。

以前投稿した記事で、仕事を効率的に進めていくためのコツ３つ（テレワークで実践）が私の記事の中では多くの人に見ていただけたので、引き続きサラリーマン経験を活かした記事を書こうと思いました。

仕事を効率的に進めていくためのコツ　３つ（テレワークで実践）は

↓コチラ↓

今回はサラリーマンの仕事の大半と言ってもいい資料作成について、私が実践しているラクするコツを３つお伝えします。

サラリーマンに限らず、フリーランスの方でも資料作成される際には使っていただけると思います。

１．いきなり資料作成ソフトの白紙を立ち上げない

「よしやるぞ！」と気合を入れていきなりパソコンに向かう人も周りを見ていると多いなという印象があります。

まずその前に頭の中を整理しましょう。

・目的（何のために作る資料？？）

・伝える相手（クライアント？社内別チーム？上司？）

・資料構成（サイズ・ページ数など）

少なくともこれくらいはイメージしたうえで、私は裏紙に何となくの資料イメージを書いて、これで作れそうと思ってからパソコンに向かいます。

手書きでイメージしながら頭を整理するのは非常におススメです。

同僚と共同で資料作成するときなどはホワイトボードに書きながら整理していき、形が見えたところでパソコンに向かいます。

いきなりパソコンで資料を作り始めるよりも結果的には早く作業が完了し、いい資料ができると思いますので是非お試しください。

２．白紙から作らない

１．が終わったらさすがに資料を作ろうと思ってWordやExcelやPowerPointの白紙を開く人がまた多いと思いますが、、、

白紙は開かず、似たような過去の資料を探します。

会社であれば自分が作った資料だけではなく、過去の先輩方が作った資料がデータで残ってますよね？

それを漁って、今回作ろうとしている資料とコンセプトが近い資料をベースに内容を書きかえっていくほうが圧倒的に効率的です。

会社で資料が作るのがうまい人や、仕事ができる人のお作法を参考にするほうが効率だけではなく、質もきっと高まるはずです。

そして自分で作った資料でうまくいった資料は適切に保存してまた再利用できるようにしましょう。

完全に余談ですが、先日自分でホームページ制作ツールを使ってホームページを作ったのですが、テンプレートを自分で加工したら、テンプレートのままのほうがよかったと思うものが出来上がってしまいました。

資料作成もホームページ作成も同じだなと実感しました。

３．相手目線で作る

これは資料作成に限らず、いろんな仕事に言えることだと思いますが、

×　自分の言いたいことを羅列した資料　←　これはダメ

〇　相手が必要としている情報を羅列した資料　←　これを目指す

ここを意識しましょう。

日常の例ですが、サラリーマンで仕事をしていると、取引先からよくご提案をいただきます

×　うちの会社はこんなことできます！！

〇　御社に・・・が提供でき、こんな効果が出せます！！！

前者の資料が圧倒的に多いです。。

取引先の新商品・新サービスを知ったところで「すごいですねー。」で大抵は終わってしまいます。

相手（今回の例でいえばクライアント）の目線に立てば、新しいものを紹介されただけでは足りず、

それを使ってどういうことができるのか、自分たちにどんな価値があるのかまで提案してほしいというのはわかるかと思います。

＜まとめ＞

１．２．は今日からでも実践してみてください。３は日々頭の片隅にでも入れておくと、徐々に体にしみこんでくると思いますので、継続して意識することが大切です。

最後に

ここまで読んで頂いて本当に有難うございます！