コロナ時代の案件の進め方

こんにちわ、MULTiPLEのナオです。

弊社では制作は外部のパートナー企業と連携して進めています。

パートナー企業、また個人の方は都内にお住まいの方もいれば、東京以外の方もおり、元々リモートで案件は進めていましたが、コロナで我々自身もリモートに移行していきました。

個人的はリモートワークは通勤時間などの移動の問題もなくいいなと思っています。ただ、これまでの仕事の進め方ばかりに囚われているとコミュニケーション面でストレスを抱えることになったケースは昨年の最初の頃は結構あり頭を抱えていました。

今回はリモートワークになり、日々の業務で会議や案件の管理でこの進め方いいなと思ったものをまとめてみました。

毎日10分でもいいから定例MTGを

コミュニケーションの接点を細かくとってなるべく認識のズレを防ぐことを目的として、毎朝10分でもいいからMTG（ミーティング）を行う。参加者は5,6名単位で分けて行えるとベストです。参加者が多くなると、対面の会議もみんながみんな話したいことを話しだすと、とても一時間ではおわりません。結論までいかずに終わります。ここは対面の会議も同じ点だと思います。

最初は30分かかっていたMTGも毎日行うことで確認点がすくなりなり、短くすることもできます。じゃぁやる意味あるのか？と思うかもしれませんがこれは常にメンバー間で認識のすり合わせができている、とても良い状態です。議論すべき時は時間をとり議論し、不要な時はさっとおわらす。一日の中にそんなストレッチ可能な時間を設けてみるというは、急に相談したいという時に非常に便利になります。

参加できないメンバーにも共有するため、議事録をとって展開しましょう。共有、共有、共有。

オンラインでのコミュニケーションはある程度ドライなものだと考える。

Zoomを始め、オンライン会議ツールは相手の顔色を伺いながら話すことがまだ不向きなツールだと思っています。

基本的には一問一答形式の応答になり、相手の顔色がカメラだけではわかりにくいので、「本当に伝わるかな？」と心配するあまり話し出すといつもよりも長く話しすぎてしまうことがあると思います。

そうなると、結果時間が足りずに結論まで到達せずに終わってしまいます。個人的にはオンラインの会議ではある程度ドライに考え進めることが大切だと思います。MTGの良し悪しの判断基準は、話し足りないかどうかでなく、確認項目とゴールを事前に設計して、それを粛々と議論する場と捉えた方がいいと思うからです。

MTGをする前にMTGをほぼ終わらせる

確認すべき項目はMTGの前にアジェンダを共有しておきます。これはできればMTG終わりに次回のアジェンダを立てておくとスームズです。ざっくりとしたものでもいいと思います。

そこで他の参加者がもっと突っこんだ議題を追加したいと思ったとします。その場合はアジェンダにどんどん追加してもらうことで詳細なアジェンダが次のMTGできあがってきます。もちろん時間も限りがあるので、その中から優先度をつけて議題を取捨選択します。

大事なことはアジェンダはなるべくひとりで作らず、全員でつくることでよりよくなると思います。議事録も同じく。だれかがアジェンダつくってくれて、議事録とっているからと思い始めると当時者意識が薄くなります。

アジェンダがしっかり設計されていれば当日はそれをもとに決めていくだけですので、早くMTGを終えることができます。MTGの前にMTGは始まっていると考える。MTGは面白い話や、愚痴を吐き出す場所ではない。不要な会議を減らす為にもMTG設計は事前に終わらせます。

タスク管理ツールに頼りすぎない

タスク管理ツールでチケット発行しておいたからよろしく！では、相手が見落とすことを想定していないので管理として不十分と思っています。発行したらSlackやチャットツールで担当者に連絡する。毎日の進捗をMTGの場で追う。そういった漏れを防ぐために進捗状況も共有することが大切だと思います。私の場合、Backlogで以下のようなタスク一覧のリストを作成してMTGで詳細な作業を話し合ってからチケットを切るようにしています。確かにツールを使うことは便利ですが、一覧で俯瞰してみる視点というのも全体の進行をメンバーが意識する上で重要になると思います。そのためのタスクリストです。これは管理は全員というよりはディレクターかPMが管理しておくといいと思います。

不要な会議は減らしつつ、開くのであればやる内容を決めてから

一日の中で作業と打ち合わせの時間をどう設定するか、バランスをとることは非常に重要です。打ち合わせが連続してもなにも決まらなくて時間を取られただけでは、メンバーのモチベーションが下がります。うまく会議を設計しながら運用することで作業時間とのバランスを維持していきたいですね。

それでは、また！