ZOOMミーティングのタイムキープのコツ①タイムスケジュールの組み方

まいど！なにわの司会者です。
前回に引き続きZOOM（オンライン）ミーティングのタイムキープの話。

リアルのミーティングならファシリテートが上手に出来るのに
オンラインになると時間が延び延びになってしまう理由。

今日はミーティングや座談会のような、
複数人がテーマに沿ってお話をするような場合です。


まず、大前提として
何時から何時までがミーティング時間なのか？？
ミーティングの最初にメンバー全員で共通合意として
確認しておくとスムーズですね。

そして、ミーティングの話題に突入する前に
ファシリテーターはやっておいたほうが良いことがあります！！

それは…タイムスケジュールを組む事。　

そもそもタイムスケジュール組んでますか？

仮に…
２時間(１２０分)のミーティングの場合。
・参加者が５人
・蓋を開けてみると、話し合いたいお題が６つ有り。

このようなケースの時にファシリテーターはどのように
瞬時にタイムスケジュールを組むのがいいのでしょうか？

（いくつかパターンがあると思いますが、ここでは私がミーティングの最初にファシリテーターを任された場合の頭の中の瞬時の計算を書きます）

＜タイムスケジュール案＞
・ミーティングルーム入室、アイスブレイク（10分）
・本日のテーマとスケジュール確認（５分）
・参加者の自己紹介や現状報告など（５人✖️３分＝１５分）※注意①
・お題に対する話し合い（６トピック＝８０分）※注意②
・参加者の感想（5人✖️1分＝5分）※注意③
・本日のまとめ（５分）

これは、ミーティングがスタートしてからその時の流れで
ひとまず咄嗟に考えたケースです。

しかし！！このタイムスケジュールでは確実に時間が伸びます。
なぜならば…時間の遊び（空白）が無さすぎる！！

そのタイムスケジュール…余裕ありますか？？

司会者として、イベントや披露宴で進行スケジュールを組む時に
最も気をつけるのはタイムスケジュールに余裕があるかどうか？です。

もしイレギュラーな事があった時、スケジュールがキッチキチだと
確実に時間が押します。どう頑張っても調整のしようがないのです。

もし、遠方から来られているお客様がいた場合に時間が押すと…
帰りの電車や飛行機の時間に間に合わない！という事が
発生する可能性があります。
それは、主催者、お客様の双方のリスクです。

また、ホテルやコンベンションセンターなどの会場を借りての会合の場合。
時間単位で会場を借りているので、延長料が発生します。
これも、主催者にとってのリスクです。

気ごころ知れた仲間内でのオンラインミーティングなどでは
厳密な時間管理は意識に上らないかもしれませんが…
時間が押して延び延びになることはリスクになり得る！ということを
考えた上で

＜余裕を持ったタイムスケジュールを組む＞

これをちょっとしたオンラインミーティングでも実践してみてください♪

しかしながら…
『余裕のあるタイムスケジュールを組んだはずなのに…全然思い通りに進まなかったでぇ！！（泣）』
という声が聞こえてきそうです。

では、なぜうまくいかなかったのか？
それは…上記の＜タイムスケジュール案＞の
 ※注意①、②、③ に隠されています。

その辺りは、明日以降に詳しく説明していきま〜す！！

ほな、また！！