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ZOOMミーティングのタイムキープのコツ①タイムスケジュールの組み方
まいど!なにわの司会者です。
前回に引き続きZOOM(オンライン)ミーティングのタイムキープの話。
リアルのミーティングならファシリテートが上手に出来るのに
オンラインになると時間が延び延びになってしまう理由。
今日はミーティングや座談会のような、
複数人がテーマに沿ってお話をするような場合です。
まず、大前提として
何時から何時までがミーティング時間なのか??
ミーティングの最初にメンバー全員で共通合意として
確認しておくとスムーズですね。
そして、ミーティングの話題に突入する前に
ファシリテーターはやっておいたほうが良いことがあります!!
それは…タイムスケジュールを組む事。
そもそもタイムスケジュール組んでますか?
仮に…
2時間(120分)のミーティングの場合。
・参加者が5人
・蓋を開けてみると、話し合いたいお題が6つ有り。
このようなケースの時にファシリテーターはどのように
瞬時にタイムスケジュールを組むのがいいのでしょうか?
(いくつかパターンがあると思いますが、ここでは私がミーティングの最初にファシリテーターを任された場合の頭の中の瞬時の計算を書きます)
<タイムスケジュール案>
・ミーティングルーム入室、アイスブレイク(10分)
・本日のテーマとスケジュール確認(5分)
・参加者の自己紹介や現状報告など(5人✖️3分=15分)※注意①
・お題に対する話し合い(6トピック=80分)※注意②
・参加者の感想(5人✖️1分=5分)※注意③
・本日のまとめ(5分)
これは、ミーティングがスタートしてからその時の流れで
ひとまず咄嗟に考えたケースです。
しかし!!このタイムスケジュールでは確実に時間が伸びます。
なぜならば…時間の遊び(空白)が無さすぎる!!
そのタイムスケジュール…余裕ありますか??
司会者として、イベントや披露宴で進行スケジュールを組む時に
最も気をつけるのはタイムスケジュールに余裕があるかどうか?です。
もしイレギュラーな事があった時、スケジュールがキッチキチだと
確実に時間が押します。どう頑張っても調整のしようがないのです。
もし、遠方から来られているお客様がいた場合に時間が押すと…
帰りの電車や飛行機の時間に間に合わない!という事が
発生する可能性があります。
それは、主催者、お客様の双方のリスクです。
また、ホテルやコンベンションセンターなどの会場を借りての会合の場合。
時間単位で会場を借りているので、延長料が発生します。
これも、主催者にとってのリスクです。
気ごころ知れた仲間内でのオンラインミーティングなどでは
厳密な時間管理は意識に上らないかもしれませんが…
時間が押して延び延びになることはリスクになり得る!ということを
考えた上で
<余裕を持ったタイムスケジュールを組む>
これをちょっとしたオンラインミーティングでも実践してみてください♪
しかしながら…
『余裕のあるタイムスケジュールを組んだはずなのに…全然思い通りに進まなかったでぇ!!(泣)』
という声が聞こえてきそうです。
では、なぜうまくいかなかったのか?
それは…上記の<タイムスケジュール案>の
※注意①、②、③ に隠されています。
その辺りは、明日以降に詳しく説明していきま〜す!!
ほな、また!!
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