プロジェクトマネジメント（メンバー熱量編）

プロジェクト管理には打合せの場の設定が重要です。
他にも案件がある中で、会議日を定めないと人は動きません。予定を押さえることは重要な第一歩です。

しかしながら、機械的に（例えば毎週）予定を押さえてしまえばよいかというとそれが適した場合もあれば、適さない場合もありますね。

打合せは、参加する方の時間を奪っているという意識も必要です。

さて、素材会社での新規事業開発においてステージが進み、複数メーカーと協業しながら装置設計/製造をする段階に移った私ですが、
最近のスタイルは、

①重要なイベント（検証テスト日）を１か月以上先に設定する。
②テストに向けての事前打ち合わせを少なくとも２回設定する。

それぞれの打ち合わせの目的
１回目：キックオフ、顔合わせと想定課題の共有、各社アクションプランの設定
２回目：アクションプランの進捗確認・テスト日の具体的な工数・作業内容の確認

として、それ以外は極力会議日を設けず、電話・メールを駆使して個別に対応しています。

①のキックオフでは、案内メールを送付する相手に、参加者各人の属性を可視化して全体に開示します。（Teams会議であるならば、先に日程だけ押さえておき、後から参加者一覧情報を会議リンクにアップデート可能です。）

何やらやり取りが増えていく度に徐々に増えていくCC。
その方の属性がわからなければ、適切な情報を必要な方に送付することができませんね。属性の開示は、プロジェクトの全体像・状態（本気度）について社外の関係者に伝えるシグナルにもなります。

①が段取りよく実施できれば、有機的にメンバーは動き始めます。
つまり、ファシリテーションスキル（事前準備と会議進行）がとても大切。
有機的な動きとは何か。
担当者間で調整すれば良い案件は、メールではなく電話で。
担当者間で調整がつき、目途が立った案件は全体メールで共有。
全体メールで重箱をつつくような細かいやり取りが展開されることを防ぐこともできる・・・そんな姿でしょうか。

②は上層部の安心感を生み出すための仕掛けです。
この設定があるからこそ、担当者間のみの素早いコンタクトが可能となります。あとで整理した形で、メールと会議で２度確認できますから。

このような戦略のもと、先の予定を押さえながら、そのイベントの成功確度をじわじわとあげていく。そのような仕掛けを複数取り入れることで、スピード感のある技術開発が可能になる・・・と考えています。

ただ、もっと大きなプロジェクトであれば、また別のマネジメント手法/観点が必要です。私がそのステージに立つのはまだもう少し先ですが。そのうちに。

#プロジェクト管理 #マネジメント #会議設定