定例会議をデザインする

こんにちは。Change Agent のMasami です。組織運営にあたり、人を集めて行う会議の質を高めることは、極めて重要です。

前回、朝会についての役割とそれを実現するためにもたらした変化について記しました。

今回は進捗管理に必要な週単位数の報告会について考えてみたいと思います。

いつの間にか、個人の能力に頼り、自然消滅してしまったらしい週報会を、組織開発の観点でリバイバルすることを計画しました。

以下がその叩き台の内容です。

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週報会

目的：

１．各人検討状況の共有

２．成果・成功事例の共有

３．限られた時間で議論する力をつける

（補足）困りごとの相談は週報会を待たずに、その内容に応じて都度朝会で話す or 個別に相談する。待たなくて良い。

ルール：

１．構造化した表で状況を伝える（PPTは必須としない）

２．テンプレートは特に設けない。（自分の伝えたいことが伝わる表にする。個性○、良いとこ取り○）

３．会の場での役割を輪番にする

　　発表者、司会者、書記、観察者

４．一人持ち時間は質疑込で１5分。

５．1回の週報会は最大１００分（１５分×６人＋５分休憩２回）。

６．隔週に1度、発表機会がある。

７．他人が発表中はＰＣ操作しない。話に集中する。

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かなり私の嗜好とアイデアが含まれたルール設定です。この提案を皮切りに、グループ内の熱量が高まりました。別のアイデアも出されており、上記提案ルールがすべて直ちに採用されるかはまだ不明ですが、チームリーダー陣からは前向きな提案を感謝していただけました。

皆さんも、定例会議を見直してみませんか？場のデザインができれば、生産性を上げることができます。