青年会議所で学んだ、チームでのデジタル仕事効率術
仕事柄パソコンを触るのは見積書や請求書を作るぐらいでした。講演などでパワーポイントを作成することはありましたが、あくまで１人で作るものでした。しかし、大竹青年会議所に入会して３〜４人のチームで情報共有し、仕事を効率よく進めていく為には、デジタルの力を借りて、仕事の見える化をしていく大切さを学びました。今日はそんな仕事効率術について書いていきます。
青年会議所は、事業を企画立案するときに「事業計画議案書」を作成します。会の予算を使用し、自身が学びたい、やりたいことを行う為には、理事役員の承認を頂かないと事業を行うことができません。
昨年は委員長という立場で自分がやりたいことを作り上げていた為、資料作成スケジュールや、内容に関しては独力で進めていっていました。しかし、今年は副理事長という立場で、組織上、部下に当たる委員長がやりたいことに関して、進捗管理や、アドバイスなど、中間管理職という立場で活動をしていかなければいけなかった為、非常に多くの学びがありました。
ここで大切なことは、チームメンバーをいかに巻き込み、組織として事業を進めていくためのコミュニケーションが必要だということです。チームや組織でストレスが溜まっていく大きな要因は、【お互いを安心させる報告・情報共有】です。ちゃんとできているかな、どこまで進んでいるかなというヤキモキする時間が一番ストレスが溜まります。
そこで、今日は青年会議所で学んだ、デジタル仕事効率術について具体的なものを紹介していきます。
まずは何と言っても【Dropbox】。２０１７年より大竹青年会議所で採用され、ほぼ毎日使用しています。作成した資料を、ドラッグすることでクラウド上にチームで共有できるツールです。
Dropboxは何と言ってもわかりやすいし、使いやすい。これまでは、資料の修正や変更があれば、メールで送っていました。しかしファイルが重いときは、資料を圧縮し送ったり、そもそも宛名を記載し、定型文を作成して送るということが何より煩わしかったのですが、Dropboxに入れて、LINEで報告するという時間で言えば、５分かかっていたものが、５秒でできる作業になりました。
スマホやiPadで資料をすぐに見れるたり、移動、変更できたりするのも魅力です。容量が多い場合は、有料会員になれば容量を増やすことができます。
次に便利なのは、【Trello】です。これは、紙で記載していた付箋を、クラウド上で管理できるというものです。締め切りを設定できたり、担当者を決めたり、画像の添付や、コメントを残したりと、付箋に様々な情報を紐付けることが出来ます。
そして、スマホやパソコンなどで簡単にフォルダを作成したり、移動、削除も簡単にできるという点が非常に便利です。これは特に、お互いの仕事の進捗確認や、忘れることが無いように確認を行う為にも非常に便利です。
あと便利なのが、Googleドライブにある【Googleフォーム】。アンケート作成や、申し込みフォーム作成ができます。雛形がたくさんあるため、選択できるラジオボタンや、チェックリストなど、簡単に作成できるところが非常に魅力です。
あとは何と言っても、集計データをエクセルにまとめてくれるところが非常に便利です。これまでは、紙に記載されていたアンケートを、１つずつ見ながら打ち込んでいたのですが、いまではそんな仕事量も無くなりました。
そして最近何より重宝しているのが、この【Apple Watch】です。購入する前に、YouTubeなどで情報収集をしてみたものの、別に買わなくても良いかなと思っていましたが、これが使い始めるととても便利なことに気づきました。
手帳の確認や、ボイスメモなどスマホを開かなくてもできる機能があるのは、非常に便利です。また、Apple Watchで通知が確認できるので最小限の確認ができます。スマホだと通知を見たついでに、他の情報収集を行うのが癖になっているため、時間を取られてしまいます。
あとはリマインダー機能が本当に便利です。アプリをタップして、声でメモを取る事ができ、やることリストや、忘れないようにするメモ代わりに使っています。
他にもありますが、現在重宝しているものを書いてみました。
共通して言えることは、とにかくシンプルで使いやすいこと、そして時間効率がものすごくできることです。あったら便利、使ったら便利というものを取り入れることでどんどん効率化することができます。そのちょっとの積み重ねがトータルで見たら大きなものになると実感します。
また、やはりこういう新しい機能に出会うのも、人との出会いや経験を自ら求めにいっている結果だと改めて感じます。３０代になってからは特に、自分のフィルターで判断せず、一度経験してみようという癖をつけたことで、知見が広がったなと実感します。
これから民間も行政も、デジタル対応していく中で、まずは自分自身が積極的にデジタル活用していかなければ、判断できるものも判断できなくなってしまうなと感じました。
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