「驚くほど簡単！GPTsで社内FAQを自動化する方法と成功事例」

日々の業務で繰り返される同じ質問にうんざりしていませんか？

そんな悩みを解決するのが、GPTs（Generative Pre-trained Transformers）です。本記事では、GPTsの基本概要から具体的な利用方法、さらには導入手順や管理方法までを詳しく解説します。

GPTsを活用することで、社内FAQの自動化やPDFマニュアルを活用したチャット作成が可能になり、業務効率が大幅に向上します。

また、プロンプトの記入方法やハルシネーションの防止策、新しい情報の追加手順についても紹介。

この記事を読むことで、GPTsを使ったビジネス環境の最適化方法が全てわかります。さあ、業務効率化の新時代を切り開きましょう。

1.GPTsとは何か

1-1. GPTsの基本概要

GPTs（Generative Pre-trained Transformers）は、OpenAIが開発した自然言語処理モデルで、テキスト生成や質問応答などの幅広いタスクに対応できる先進的なAI技術です。2024年5月13日に発表された最新のアップデートにより、これまで有料プラン限定で提供されていた機能が無料ユーザーにも開放されました。この動きは、多くの企業や個人がGPTsを活用しやすくなることを意味しています。

GPTsは、事前に大規模なデータセットでトレーニングされており、その結果として自然な言語生成能力を持っています。たとえば、業務マニュアルの

内容を元にしたFAQの自動生成や、特定の業務に関する質問への回答など、さまざまな用途で利用できます。具体的には、PDF形式のマニュアルをアップロードし、その内容に基づいて回答を行うカスタムチャットを作成することが可能です。この機能により、社内の問い合わせ対応を効率化し、担当者の負担を軽減することができます。

さらに、GPTsはマニュアルに記載されていない情報についても、一般的な参考情報として提供することができます。たとえば、「以下は一般的な参考情報です」と明記した上で、マニュアル外の情報を追加することができるため、柔軟な対応が可能です。このような設計により、正確で一貫性のある回答を提供しながらも、利用者のニーズに応じたカスタマイズが可能となっています。

最新のアップデートにより、GPTsの作成画面は直感的に操作できるよう改善されました。サイドバーの「GPTを探す」からGPTストアを開き、「作成する」ボタンをクリックすることで、独自のGPTsを作成する画面にアクセスできます。作成画面は左右に分かれており、左側でプロンプトを入力し、右側で生成されたチャットの挙動をプレビューできます。これにより、意図した通りの動作を確認しながら作成を進めることができます。

GPTsの基本概要として、まずその高い言語生成能力と柔軟なカスタマイズ性が挙げられます。企業内の効率化ツールとしてだけでなく、教育やカスタマーサポートなどの幅広い分野での応用が期待されています。例えば、経費精算や勤怠管理に関する問い合わせを自動化することで、担当者の負担を大幅に軽減することが可能です。

このように、GPTsは多岐にわたる業務の自動化と効率化を実現するための強力なツールであり、今後ますますその活用範囲が広がっていくことが予想されます。無料ユーザーへの機能開放によって、さらに多くの利用者がこの技術の恩恵を受けることができるようになるでしょう。

1-2. GPTsの主な機能と利点

GPTsは、自然言語処理技術を活用した高度なAIモデルで、多様な機能と利点を提供しています。まず、最も注目すべき機能の一つが、カスタムチャットの作成です。この機能を利用することで、企業は自社のニーズに合わせたオリジナルのチャットボットを構築できます。たとえば、PDFマニュアルを基にしたFAQチャットを簡単に作成できるため、従業員からのよくある質問に迅速かつ一貫した回答を提供できます。

このカスタムチャット作成機能は、特に社内業務の効率化に役立ちます。経費精算、勤怠管理、部署の業務ルールなど、さまざまな問い合わせに対して、自動で適切な回答を生成することが可能です。具体的な例として、総務部への問い合わせに対する回答を自動化することで、担当者の負担を大幅に軽減できます。このように、GPTsは日常業務の効率化に大きく貢献します。

また、GPTsはプロンプトの記入例を提供する機能も持っています。この機能により、ユーザーは正確かつ効果的なプロンプトを簡単に作成できるようになります。例えば、「総務部への問い合わせに対して回答を行う、社内向けのチャットを作成したいと思います。PDFファイル『社内マニュアル』の内容を元に質問に回答してください。」といった具体的なプロンプト例を提供します。これにより、利用者は迷うことなく必要な設定を行うことができます。

さらに、GPTsは高度なプレビュー機能を備えており、作成中のチャットの動作をリアルタイムで確認できます。画面は左右に分かれており、左側で設定を行い、右側でその結果をプレビューできます。この直感的なインターフェースにより、ユーザーは意図した通りのチャットを作成しやすくなります。

GPTsのもう一つの利点は、回答の精度と一貫性です。マニュアルに基づく回答を行うことで、ハルシネーション（実際には存在しない情報を生成する現象）を防ぎ、正確な情報提供を実現します。さらに、マニュアルに記載されていない質問に対しても、一般的な参考情報を提供することで、利用者に対して柔軟な対応が可能です。

このように、GPTsはその多機能性と利便性により、ビジネス環境における様々な場面で活用されています。企業の問い合わせ対応を効率化し、業務の生産性を向上させるだけでなく、ユーザーの満足度も高めることができます。2024年5月13日の機能無料開放により、多くの企業がこの技術の恩恵を受けることができるようになり、その活用範囲はさらに広がっていくことでしょう。

2.GPTsの具体的な利用方法