余裕があると物事は進む

やらなけらばならないことは大体複数ある

仕事をしていると、やらなければならないことを複数持っていることはよくあると思います。
単純に複数のタスクを依頼されている場合や、通常業務以外のなにか(自分の仕事について企業ブログを書く、飲み会の幹事など)を持っている場合もあります。

もちろん一人の人があまりに色々なことを持ちすぎている状態はそもそも良くないですが、それでも多少並行して持つことはどうしても起こります。
持っているタスクが多くなってきたら他人に移譲していくべきではありますが、全体の作業の総量をよっぽど減らさない限りは、誰かしらが複数持つことにはなります。

一つのことの集中せざるを得ないと物事が進まなくなる

やらなければいけないことが複数ある中で、一つのことに集中せざるを得ない状態になってしまうと、当然他のことは進まなくなってしまいます。

わかりやすいもので言うと、締め切りが厳しいタスクがあることです。
例えばA、B、Cの3つのタスクを持っている時に、Aのタスクの締め切りがギリギリでそこに全力を注がなければ間に合わないという状態だと、BとCを勧めている余裕はなくなります。

また、複数のタスクを持っている場合も基本的に優先度に差があり、どれかが大きめでメインの業務となることが多いです。
例えば

• 現在進行中の製品の制作業務(85%)

• 次の製品の企画のアイデア出し(10%)

• 新入社員の歓迎会の準備(5%)

といったものです(%は1日の中で使う時間、もしくは1週間や1ヶ月など一定期間の中で使う時間の割合のイメージです)。
そして一番割合の多いものは、優先度も高くなる場合が多いです。

この場合は「現在進行中の製品の制作業務」に割く時間が多くなりますが、締め切りがギリギリすぎるとなにか予定外のことが起きた時にカバーするのにさらに時間を使うことになり、85%のはずが90%、95%とどんどん割合が増えていってしまいます。

そうなると他の2つのタスクは後回しになり、全く進まない状態が続いてしまいます。
なので本来は85%の時間を使えば「余裕を持って」こなせるスケジュールになっていることが望ましく、そうすれば他の小さいタスクも上手く進めることができます。
もちろんメインの大きいタスクに関しても、余裕がある分確実に予定通り進めていきやすくなります。

並行で持つタスクは例で書いている「次の製品の企画のアイデア出し」のような未来に向けての準備だったり、「新入社員の歓迎会の準備」のように組織のための施策などが多いです。
進められていないと、次のタスクを始める時に準備ができてなくてトラブルにつながったり、組織の改善ができずみんなが働きづらい環境になっていくかもしれません。

作業に100%の力を注ぎ込まなければならない状態は危険

そもそもの話ですが、100%の力を注ぎ込まなければ間に合わないスケジュールになっている状態は危険です。
なにか予定外のことが起きた時に、カバーする時間がなくなるからです。

残業や休日出勤をしてカバーするという発想にもなりがちですが、慢性的にやっているとパフォーマンスが落ち、結局はマイナスになってしまいます。
(この話は以前の記事で書いているのでこちらをご覧ください)

余裕を持つことで結局全体の物事が進む

結局のところ、ある程度の余裕があった方が全体的に物事は進みます。
全く余裕がないくらい詰め込んで、時間を少しでも隙間なく使おうとしても、大体上手くいきません。
見積もり通りいかなくて、でもそれをカバーする余裕はなくて、無理をして・・・と悪循環に陥ることがほとんどです。

逆に少し余裕がありそうな時に「余裕そうだからもっと詰め込んで大丈夫だろう」と考えるのも以ての外です。
もちろん暇と言えるレベルであまりにも余裕がありすぎるのは問題ですが、一定の余裕があることは健全な状態です。

あとはその余裕をどう活かしていけるかが、大事なことだと思います。