ニッチなバンニング業界の内側：新卒第1号の1年間
Noteの閲覧ありがとうございます！
2023年4月、プロスペリティ名古屋に新卒第1号として入社した山﨑です。
弊社の募集要項を見て検索頂いた方は「そもそもバンニングって、何？」と思われたかもしれません。かなりニッチな業界なので、弊社の現場を見かけたらナンバープレートの無い車がずらっーと並んでいるため何をしている会社なのか想像がつきにくいかと思います。
そもそも弊社のような会社が存在していることすら、ほとんどの方がご存知無いかもしれません。
*弊社の詳しい事業概要については以下のNOTEをご一読ください！
そんなバンニング会社に新卒第1号として入社して、実際にどんな会社だったのか？を入社を検討してくれている方に伝えられればと思います！
【経験談】入ってから1ヶ月目で経験したこと
1ヶ月目は社内外とのやりとりや環境に慣れるための期間になっていたかと思います。実務のお手伝いもしていましたが、1つ1つに時間をかけがちでした。
1.社内の業務フロー把握
社内マニュアルを読んでなんとなく理解はしていましたが、最初は社内でどういうふうに業務が流れているか具体的に想像できませんでした。お客様からメールや電話がきても「そもそも何のことについてだ？」となりがちでした。
社内チャットで質問した時に、上司がただ答えるわけではなく「どう思う？」とよく聞かれたのを覚えています。当時は何がわからないかわからない状態でもあったので調べて答えをだすのに苦労しましたが、今となっては「自分なりに考えて仮説を出す」癖がついたため非常にいい経験になったと感じています。この時期はよく帰った後に貿易関連の本を読み返してみたり、ネットで貿易関連のYoutubeを眺めていたりしました。
また、書類の作成やお客様とのやり取りでよくミスをしてご迷惑をかけてしまうこともありました。その時も、ただ怒られて「次から気をつけろ！」ということはなく上司から「なぜその行動をしたか or ミスが発生したか」「次回から防ぐためにはどうすればいいか」を引き出すような指摘をしてくださったため、仕組み作りの重要性を身をもって実感しました。
2.基本的なメールの書き方や電話対応
ビジネスメールの作成や電話対応をしたことが無かったため、敬語から伝え方まで訂正箇所だらけで、特にメールはお客様に送付する前に必ず社内でチェックしてもらっていました。（新卒あるあるかもしれません！）
先輩パートさんからも「こう書けば当たり障りなく伝えられますよ～」とよく訂正してもらっていました！
【経験談】入ってから2~3ヶ月目で経験したこと
1.社内の業務フロー把握(Part2)
現場で実際にどうやって仕事が流れているのか把握するため、週に1回午前中だけ現場へお手伝いに行き、現場の人達がどういったオペレーションで仕事を回しているのか見学しに行きました。マニュアルを読んだだけのふわっとした理解から脱却して、以下の効果が得られました。仕事を一気に進めやすくなったのを覚えています。
・何が大変で、どういったことを事前に報告・相談しなければいけないか理解できるようになった
・現場の人と実際に会っておくことで、電話やメールでもコミュニケーションが取りやすくなった
2.顧客の担当になる
上長のサポートを受けながらではありますが、1社顧客の担当を任されることになりました。実際に一貫して案件を担当してみることで細かいトラブルの対応方法や、どうすれば案件をスムーズに進められるか非常に勉強になりました。
例えば、バンニング作業当日に現場から「〇〇の車両無いけど？」と連絡があり、お客様に聞くと「確かに搬入したよ！」なんてことがありました。当時はまだ現場の流れがよくわかっていなかったため、誰に何を確認すればいいかわからず、てんやわんやでした。
どうすればいいか分からず社内チャットで聞くと、いつもの如く「可能性としてはどんなことがあると思う？」と聞かれましたが、個人的には初めてのタイプのトラブルで考える余裕もなくかなり焦っていました！笑
結局、ほぼ上司のおんぶにだっこで解決しましたが、こういったトラブル対応に慣れるのにも必死な時期でした。
（ちなみに結果は陸送会社さんが間違えて別の場所に間違えて持っていってしまってたというオチでした笑)
研修や教育体制
「大企業では手厚い研修や教育体制があるけど、中小企業では研修や教育がほとんど無さそうで心配」という方も多いのではないでしょうか。弊社ではいきなり仕事を振られて放置されることや、仕事の進め方を教えられて突然一人立ちということは無いのでご安心ください！
業務を進めるための動画つきでのマニュアルを作成しており、追記事項などがあれば随時更新しています。一部ではありますが下記が実際の社内マニュアルです。イメージとして参照して頂ければと思います！
労働環境（DX化は？働きやすい？）
DXは進んでいる？
社内の業務は完全にペーパーレス化されているだけではなく、かなり効率化が進んでいます。効率化できるシステムや仕組みをどんどん取り込んでいけるのは弊社の強みです。以下、実際に使用している社内のソフトウェア関連です。
書類周り
弊社ではGoogle Apps Scriptを活用して、ボタンをクリックしていけば必要な書類が出来上がるシステムを構築しています。業界としてExcelで手打ちでされている会社さんもまだ多いと思いますので、そうした知見についても今後はNoteで発信できればと思います。
タスク管理
こちらも自動更新されるダッシュボードで誰がどのタスクを抱えているかチェックできるため、抜け漏れが起きない仕組みが確立されています。
メール管理
社内の共通メールアドレスがあり、システムが自動で担当ごとに振り分けます。社内全員が全てのメールを閲覧できる仕組みで未対応・対応済みのメールが一目でわかります。
取り入れている理由は以下の2つです！
1. Gmailのように個別のメールアドレスで管理すると見落としが発生したり、案件ごとの情報共有がしにくいため
2. みなさん、つい遠慮して助けを仰ぎにくかったりるので、誰かが忙しいときは「このメール対応しおうか？」といったなるべく自発的なフォローに入れるような仕組み作りのため
リモートできる？
もちろんリモート可能です！
ただ、入社してから半年〜1年ほどは、業務を進める上で細かい説明も必要になってくるため出社が必要になります。リモートだとチャットがメインですがお互いに説明が伝えづらい！理解しづらい！となりがちなため、これを防ぐことが出社して頂く目的です。
何時頃帰れるの？長時間労働にならない？
定時は9:00〜18:00で、基本的には定時には退勤できるイメージです。入社してから一番遅かった退勤時間でも19:30になったことがあったかな、くらいです！
労働時間については以下のようになっているので、このあたりはフレキシブルに対応しているかと思います。
・どんなにでかいトラブルが発生した場合でも19:00を過ぎた頃には退勤可能
・閑散期は17:00くらいに退勤することも
・平日役所に行かなければ行けない！なんてときも、個々で自由に調整可能
社内の風通しは？
風通し=意見を通しやすい・相談しやすい、という意味でかなり風通しは良いと感じています！業務を進める上で「ここは無駄じゃないか」「こういう進め方のほうがミスを予防できるのでは無いか」といった意見は大歓迎の雰囲気で、合理的な意見であればすぐにでも採用されます。
もし見当違いな意見だったとしても、自分なりに思考して理由付けした意見を責められたりする、といったことは一切ありません。これはバックオフィスだけではなく、社長を始めとして現場で働いている人にまで浸透しているカルチャーだと感じています！
現場で働くことはある？
基本的にはありません！
あくまでオフィス側の採用のため「オフィスを離れてしばらくは現場で働いてください」なんてことは起こらないのでご安心ください。ただニッチな業界ということもあり、実際に現場でどのように仕事が流れているのかを文字や説明だけで把握するのは困難です。
なので、現場に行って現場の人に付きながら作業のお手伝いをする研修は実施しようと考えています。1週間の間、午前中だけなど行く頻度や期間は相談して決められればと思います！
どんな人が向いていて、どんな人が向いていない？
ここまで弊社の良い部分を中心に書きましたが、万人にとって完璧な会社は無く、どうしても向き不向きはあるかと思います。
✔向いている人
・現状に留まることを良しとせずに改善点を見つけられる方
・自ら考えて提案・行動できる方
✔向いていない人
・あまり変化のない環境で働きたい方
・決まったことだけ対応したい方
*効率的な方法が見つかれば素早く改善やシステムの改修を行うので、柔軟性は必須となります。
仕事の大変な部分
日常的な業務部分
業務効率化はかなり進んでいますが=仕事が楽、というわけではありません。効率的に進められる分、一人あたりの扱う案件量であったり、担当するクライアント数は他社に比べて多くなりがちかもしれません。対応の抜け漏れが無いように仕組み化されていますが、捌かなければいけない絶対量は多いため慣れるまではしんどいかなと思います。
トラブル発生時
この業界に限った話では決して無いですが、弊社側でコントロールできないトラブル発生時が辛いなと感じる部分です。国際物流という業界上、天候によって船が遅延したり、車を積み込むための空のコンテナが準備されていなくてスケジュール通りに進めないかも！なんてことが起こります。
こういったイレギュラーなトラブルは関係各所に連絡・確認しつつ対応する必要がある上に、弊社が直接コントロールできる部分ではないのでヒヤヒヤさせられることもしばしばあります。
弊社の改善できる部分・弱い部分
まだまだ発展途上
日常業務を回すためのシステム・仕組みは確立されていますが、まだまだ「こんなトラブルも起こるのか！」と驚かされることもあります。その都度、原因分析→繰り返さないための仕組み作りを行っています。自分たちで作り上げられるという意味では楽しい部分でもありますが、このあたりが既に出来上がっている大企業と比較すると弱い部分になるかと思います。