#29 福kin プラグイン利用数 第3位！ PDFプレビュープラグイン
※福kin(福祉の現場のkintoneシステム)
※デイサービスで活用できるシステム作成のnoteです
前回
前回はプラグイン利用数第4位「ATTAZoo 入力条件＋プラグイン」の紹介でした。
今回は第3位の発表です。
第3位 ジョイゾー PDFプレビュープラグイン
利用アプリ数 29アプリ
定番化しつつあると思いますが、株式会社 ジョイゾーさんが
なんと無料で公開してくれている「PDFプレビュープラグイン」
がランクインです。
簡単に言うと、
kintoneアプリのレコードに添付されているPDFファイルをプレビュー表示させるプラグインです。
※kintoneでは本来添付されているPDFファイルは、パソコンにダウンロードしてから展開しないと中身が見れない仕様になっています。
どんな活用をしているか？
非常に使い勝手がいいプラグインなのでイロイロ活用してますが、何点か紹介します。
①新規相談受付アプリ
デイサービスではケアマネさんから新規利用相談があった時は新規受付アプリに相談内容をまとめています。
本格的に利用できそうだぞ！っとなったらケアマネさんから利用申込書をFAX(何とかしたい…)で送ってもらいます。
このFAXで来た利用申込書をPDFで取り込んでおくと、相談内容と用紙がレコードで紐づいているので、受付した者でなくても問い合わせに答えられるようになります。
こんな感じで相談の経過をまとめて、だれでも情報を追えるようにして、
虫眼鏡マークを押すと
「PDFプレビュープラグイン」の力で、バッとPDFで添付されている申し込み用紙が開きます！
これで知りたい個人情報と相談の経過、どちらも誰でも知ることができるわけです。
このプラグインを使用しないと、添付のPDFを見たい！と思った時に、PDFのダウンロードを促されて、ダウンロード後にやっと書類の中身を見る事ができる…手間ですよね？
まさに相談の内容について電話で対応している時は、「ダウンロードして閲覧」なんてしている時間がもったいないです。
②老健の入所相談アプリ
これは①とほぼ同じですが、張り付ける内容が病院からの情報提供書等の秘匿性の高い情報になります。
こういった情報は職員のパソコンにダウンロードさせないで閲覧させる事で情報を守ることに繋がります。
③報告アプリ
今まで何度か出てきた報告アプリにも添付フィールドがあります。
何が添付されているかというと
・ケアプラン
・担当者会議の要点
・薬、採血検査結果情報
・ケアマネさんからのFAX
等々いろいろなものが張り付けられてます。
でも、「利用者さんより」という報告で
こんなPDFが１枚だけ張り付けてある時は嬉しいですね。
④議事録アプリ
みなさんの所は会議の議事録はどのように管理しているでしょうか？
他業種ではメールやチャットで回覧や、そもそも作成しないところもあるでしょうが、この業界だと紙で参加者に配布というところも珍しくないと思います。
当デイサービスでは議事録アプリに、会議の開催日・タイトル・参加者等基本的な事を入力し、
会議の際に利用した資料や、議事録は同じレコードの添付フィールドに張り付けて誰でもいつでも見れるようにしています。
⑤研修報告アプリ
職員や主任級の職員は様々な研修に行きますが、学んできた事は参加した職員だけに留めるのではなく、せっかくなら共有したいものです。
そこで研修報告アプリでは、研修の報告内容に加え、研修で配布された資料もPDFにして張り付けしています。
PDFプラグインで資料をみながら研修報告を読むといった具合です。
⑥関連機関情報
当法人のkintoneでは、病院・施設・他の事業所・関連企業等の組織情報をまとめた関連機関マスタというものを作成しています。
各関連機関の方が法人に訪問してくださる時は大体パンフレットを持ってきてくれます。
このパンフレット、みなさんどのように管理してますか？
うちは昔はぶっといファイルにパンチで穴をあけて挟み込んでましたが、これが管理が大変なんです。
新しいパンフが来たら差し替えなきゃいけないし、欲しいという方に配って足りなくなったらまた持って来てもらったり。
そんな事しているうちにどれが最新のパンフかわからなくなったりしたことも1度や2度じゃありません。
そこで「PDFプレビュープラグイン」
最新のパンフだけ張り付けます。
誰かに渡したい時には、その時に印刷すればいいのです。
これでいつでも「最新」で「品切れなし」の体制が作れました。
設定画面
非常にシンプルな設定画面です。
どこの添付ファイルフィールドに「PDFプレビュープラグイン」を適用させるか選ぶだけです。
利用画面項目の「一覧画面」というのはレコード一覧でも「PDFプレビュープラグイン」の機能を利用できるようになるチェックボックスです。
そして、対象フィールドの横に+マークがありますが、これは複数の添付ファイルフィールドに適用させることができる事を意味します。
一覧画面機能も、適用フィールドを増やす機能も、バージョンアップによって増えた機能です。
無料のプラグインでありながら、定期的にバージョンアップしてくれる粋なプラグイン、というか会社なのです、ジョイゾーさんは。
最後に
そもそもPDFにしなくても画像で張り付ければいいのでは？と考える方もいると思いますが、PDFで張り付ける理由の一つは、検索に引っ掛ける事ができるようになることです。
OCR機能付きのスキャナーで読み取ったPDFはテキストを文字として認識しているので、PDFの中身まで検索する事ができます。
これで助かる事があるのです。
それを抜きにしても「PDFプレビュープラグイン」は使い勝手が良く、無くてはならないプラグインです。
ダウンロードしなくては情報が得られないというのは、現場の職員が情報を得る際に一つのハードルになってしまいますからね。
この場を借りて、
ジョイゾーさん、ありがとうございます<(_ _)>
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