オンラインチャットにおけるコミュニケーションのコツを考えてみました
ハイマネージャーCEOの森です。
これまではハイマネージャーの企業アカウントの方で色々と記事を上げてきましたが、今後はこっちも、ぼちぼち活用していく予定です。普段思ってることとかを、率直に書いていけたらなと思っています。お読みいただければ幸いです。
さて、新型コロナウイルス対策により、リモートワークへ移行した企業の方も多いと存じます。
オフィスワークからリモートワークへの移行には様々な課題がありますが、最も変化するのが、コミュニケーションの方法ではないかと考えています。今回は、オンラインコミュニケーションについて、ちょっと自分の思っているところを書いてみたいと思います。
オフィスワークでも、業務用チャットツールを使用してきた方は多いかもしれません。しかし、オフィスワークでは対面のコミュニケーションも引き続き行われていたため、チャットツールがコミュニケーションの中心となることはあまりありませんでした。
しかしリモートワークにおいては、対面のコミュニケーションはほぼ消滅し、コミュニケーションの中心がオンラインチャットになります。これが、慣れていない人にとっては厄介だと思います。
オンラインチャットのコミュニケーションは無機質になりがちで、少しのズレから、双方が大きくすれ違ってしまうことも多々あります。オンラインチャットで、出来るだけストレスのないコミュニケーションを取るにはどうすれば良いのでしょうか。
今回はそのコツについて、私が実践していることを含め、まとめてみました。なお、ビジネスマナーのようなものはできるだけ排除し、実践的ですぐに使えるコツを書いていきたいと思います。
前提：対面とオンラインチャットのコミュニケーションの違い
まず前提として、対面とオンラインでのコミュニケーションの違いについて書きたいと思います。
①対面では情報量が多いが、オンラインでは言語のみ
対面のコミュニケーションでは、言葉だけでなく表情やしぐさ、ジェスチャー、声のトーンなどから相手の考えや状態を把握することができます。
しかし、オンラインコミュニケーションにおいてはチャットでの会話が基本となるため、相手の様子を文字情報から把握する必要があります。
②対面では会話の温度感は変えやすいが、オンラインでは基本的に冷たい印象となってしまう
対面のコミュニケーションでは、相手の状態を見ながら会話の温度感を調整することができます。
一方オンラインでは、基本的に文字ベースでのコミュニケーションとなるため、どうしても無機質な、冷たいコミュニケーションになってしまう傾向があります。
③対面では複数人で話しやすいが、オンラインでは1対1が基本となる
対面のコミュニケーションでは、少人数であれば複数人で話すことは比較的難しくありません。
一方オンラインでは、1対1のコミュニケーションが基本になります。オフラインとオンラインでのコミュニケーションは全くの別物であると考えた方が良いでしょう。
④対面では相手の状態を把握しやすいが、オンラインではわかりにくい
先ほども少し触れましたが、対面では相手の状態を把握しやすいのに対し、オンラインでは相手の状態がわかりにくくなります。
そのため、社員の健康状態が把握しづらいですし、仕事を見よう見まねで覚える、ということもできません。オンラインでは、自分の状態を言葉で伝える、ということがこれまで以上に求められます。
まずはお互いの信頼関係を構築することが重要
オンラインチャットでは、まずはお互いの信頼関係を構築することが重要となるのではないかと感じています。
これはもちろんオフラインでも重要なことなのですが、オンラインチャットでは相手の顔や声がわかりません。その状態において、相手が信頼できるかの判断は、文字情報から行うしかないのです。
特に新入社員や中途社員など、新たに入ってきたメンバーに対しては、自己開示から始めると良いでしょう。過度にプライベートな話をする必要はありませんが、自分がどんな人で、どういった業務を行っていて、どういうことに興味があって、といったことは積極的に伝えるとコミュニケーションしやすいのではないかと思います。
オンラインでは過剰に伝えるぐらいがちょうどいい
繰り返しになりますが、オンラインチャットでは基本的に文字情報のみのコミュニケーションとなります。なので、オフラインで顔の表情や身振り手振りで伝えていた情報を、文字情報に変換する必要が出てきます。
そのため、オンラインチャットでは、「これって書きすぎじゃないか？」と思うぐらいがちょうどよい塩梅となることが多いです。
特に、誰が（主語）、何を（目的語）、どうする（述語）は重要な情報となります。その中でも主語は、日本語では抜け落ちやすいので、意識してつけた方が良いと思われます。
スタンプ、絵文字、感嘆符などを使って温かみを出す
無機質になりがちなオンラインチャットですが、スタンプ・絵文字や感嘆符を補助的に使うことで、少し温かみのあるコミュニケーションを実現することが可能です！（こんなふうに🦜）
スタンプや絵文字に関しては、「スタンプを使うのはちょっと恥ずかしい・・・しかもビジネスで使っていいの？」と思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、特に20代以下の若者にとっては、スタンプを用いることはもはや当たり前になっています。
また、オンライン上で伝えづらい自分の感情を、間接的に伝えるのにスタンプは便利です。日常的とはいかなくとも、時折使用することによって、穏やかなコミュニケーションが行えるようになります。
また、単純な方法ではありますが、文末に「笑」とつけると、明るく見えるので効果的だったりします。多用しすぎるとかえって怖い印象を与えてしまうので、注意も必要ではありますが。笑
オンラインチャットの限界を理解する
そうはいってもオンラインチャットには、限界があるのも事実です。
すでに実行されている方も多いとは思いますが、困ったら音声通話、ビデオ通話を試してみましょう。弊社ではgoogle hangoutやwherebyを活用しています。
基本的にはオンラインチャットを活用し、要所要所で音声通話やビデオ通話を行うのが良いのではないかと思います。
こんな感じで、日々情報を発信していけたらと思っています。
当分はリモートワークに関する内容が多めになるかとは思いますが、お付き合いください。それではまた次回！
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この度ハイマネージャーでは、リモートワークにおけるコミュニケーション課題の解決を目指し、10分で消える音声雑談サービス「RemoRoom」を
開発することになりました。
リモートワークでは、どうしても業務に関する話題が多くなってしまいます。また、コミュニケーションの中心は文字となるため、そうしたコミュニケーションは時に寂しく、無機質です。
オフィスで休憩中に交わされる、柔らかく暖かなコミュニケーションをリモートワークでも再現したい。そんな思いから、10分で消える音声雑談サービス「RemoRoom」が生まれました。
「RemoRoom」は、リモートワークにおけるチームのマネジメントをサポートし、社員のエンゲージメントや生産性の担保を目指します。新型コロナウイルスの流行を鑑みまして、「RemoRoom」は5月末まで無償で提供させていただきます。リリースは4月末を予定しており、事前登録の受付を現在開始しております。
「RemoRoom」の３つの特徴
①話せる相手がオンライン上で一目でわかります
リモートワークでは、誰と話せるかが分かりづらく、「いま話せますか？」と毎回聞くのも面倒です。
リモルームでは、いま部屋に誰がいるかが一目でわかり、隣の席の人に声をかけるように話すことができます。
②雑談の制限時間を10分に設定。業務に支障はありません
リモルームでは、雑談の制限時間を10分に設定しているので業務に支障が出ることはありません。
限られた時間を楽しむことで、自宅にいても、業務のオンとオフの切り替えができるようになります。
③ワンクリックで始まる、ゆるやかな音声/ビデオチャット
リモルームには、ワンクリックで参加できます。毎回リンクを発行し、共有する必要はありません。
「ビデオ通話は恥ずかしい...」そんな方のために、デフォルトは音声チャットに設定しています。
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