心に響く言葉 ~ 本「Smart Brevity」 より
We hide our insecurity in additional words
from a book 「Smart Brevity」
[和訳]人は自信がない時、(無駄に)多くの言葉を使って隠そうとする。
「Smart Brevity」と言う本の中で紹介されていた言葉である。
現在の情報過多社会で、私たちはメールやテキストをはじめ日々溢れる文書に埋もれている。ある研究によると私たちは、一文書につき約26秒しか掛けず、しかも常に半集中状態で読んでいるらしい。本書では、本当に伝えたい事だけを短く、分かりやすく、印象深く伝えるべき、と主張。本書はその具体的は方法(これを「Smart Brevity」という)を、まさにこの文書形式を使って説明している。「Smart Brevity」は文書／情報伝達法のミニマリスト版と考えるとわかりやすいのではないだろうか。
表題の言葉は、「そもそも何故私たちは長々と掴みどころのない文書を書いてしまうのか」の理由の一つである。
例えば、前日になって会食会場が変更になったと関係者にメールで伝える時。変更になった経緯、謝罪や弁明、ましてや責任所在追求など不要だと言う。第一に伝えたい事、「[Alert] Tomorrow’s Meeting Location Has Changed 」をメールの表題にして、本文に変更会場の場所と最後に一文謝罪(例: I apologize for the inconvenience this may have caused) を添えるくらいがいい。読み手の時間を出来るだけ短くする心遣いなのだ。
(注:アメリカ人相手なら、最後の最後はポジティブに終わらせたいので、「会食で会えるのを楽しみにしている」と言う文で締め括ってね。)
最後に、ノート初心者の私の心に響いた言葉をもう一つ置いておく。
If you try to speak to everyone, usually you reach no one.
“Smart Brevity” by Jim VandeHei, Mike Allen, Roy Schwartz
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