Notionテンプレート無料公開｜仕事もプラべも両立できる究極のTODO管理術
こんにちは！montaです。
「やりたいことが多すぎて何からすればいいのかわからない！」となったことはありませんか？
私はよくあります（笑）
そこで、今回はnotionを最大限に活用した、究極のTODO管理術をご紹介します。
最後にはテンプレートも配布しているので、ぜひ最後までご覧ください！
🐶【結論！】”何からすればいいかわからない”から抜け出す方法
「何からすればいいか分からない状態」を抜け出すには、やるべきこと（=TODO）を整理し、管理することが大切です。
その管理方法として【notion×時間管理のマトリックス】をおすすめします！
<STEP1>今あるTODOを整理する
管理の前に、まずは今あるTODOを書き出して整理することが大切です。
そしてmonta流はただ書き出すだけではなく、【TODOのジャンル】と【TODOを詳細に書く】ことを意識します。
私の場合、仕事とプライベートのジャンルを一気に管理したいので、【仕事・副業・生活・その他】というジャンルに分けています。
めんどくさいと感じるかもしれませんが、ここでジャンル分けをしっかりすることで、後の時間の時間管理のマトリックスに当てはめる時に、優先順位をつけやすくなるので、おすすめです。
こちらは記事用に適当なものを書き出したTODO一覧例です。
エアコンを買い替えるを例にしてお話すると、エアコンを買い替えるには、どんなエアコンがいいのか情報収集をして、比較検討するというTODOがあると思います。
そういった隠れたTODOも思いつく限り書き出すことが大切です。
ちなみに私は時間管理のマトリックスをTODOの一覧として、今日のTODOとして落とし込んでいるのですが、その際に期限やかかる時間もわかった方が落とし込みしやすため、併せて記載しています＾＾
🐶時間管理のマトリックスとは
時間管理のマトリックスとは、タスク管理の手法です。
【緊急性】と【重要性】の2つをかけ合わせて、TODOに優先順位をつけます。
(1)必須の領域：緊急度も重要度も高い
緊急度も重要度も高いTODOは、最も優先順位が高いTODOです。締め切りのあるTODOやトラブル対応等がこれにあたります。
(2)効果性の領域：緊急ではないが重要なTODO
ここが人生において最も大切なTODOとなります。緊急度が低いため後に回しがちですが、自分磨きやスキルアップなどが入ります。
💡このTODOに時間を割くことが最も大切です。そのためには、意識的に取り組む時間を確保したり、TODOを選別する等の工夫が必要となってきます。
(3)錯覚の領域：重要ではないが緊急なTODO
「緊急ではないが重要なTODO」は最も量が多くなりがちなところです。日々、忙しさに追われている人はここのタスク量が多いのではないでしょうか？
ちなみにここのTODOに割く時間を減らすかが、人生を豊かにするための鍵となってきます。そのため時には、「実行しない」などの取捨選択も必要です。
(4)浪費の領域：重要でも緊急でもないTODO
ここは時間を浪費するだけのTODOのため、基本的には実行しなくても大丈夫です。
😸ここからが私流！😸
基本的な時間管理のマトリックスはこのようになるのですが、私は思いました。
「これだと浪費の領域にはTODOが何もなくなるのでは・・？」
ということで、私はこのように振り分けています。
このように時間管理のマトリックスをそのまま活用するのではなく、自分が使いやすい方法に変えて実行することが大切です。
ちなみにこの方法で1回やってみて自分には向かなかった場合は、どうすれば使いやすくなるのか考えてやり方を変えるor手段を変えて、しっくりくる方法を見つけてください。
私も前は、TODOを書き出してGoogleカレンダーを使って、タイムスケジュールに落とし込むというやり方をしていました。
ただこの方法だと、TODOの見える化がされにくいことと、時間がずれた時にどこかで帳尻あわせをするために、私の場合(2)を後回しにしがちになったため、手段を変更しました。
<STEP2>一覧化したTODOを時間管理のマトリックスに落とし込む
それでは、一覧化したTODOを自分だけ時間管理のマトリックスに落とし込んでみましょう。
ここからは配布するnotionのテンプレートを使用して、進めていきたいと思います。上記は、先ほど例としてあげたTODOの一覧です。
それをこのように振り分けてみました。
こうすることで優先順位が見えてくるので、あとはスケジュールに落とし込んでTODOを1つずつ終わらせていくのみです。
振り分ける時のポイントとしては、深く考えすぎないことです。
(2)と(3)は優先順位がタイミング毎に入れ替わります。
だからこそ、柔軟な対応が必要です。
私はTODOに落とし込む際に期限がないものでも自分で期限を決めるようにしています。期限がないTODOはどんどん後回しにしてしまうし、期限が決まると必然的に(1)の領域が多くなり、(3)がどんどん少なくなってくるからです。
また、期限に余裕があるものは一旦(3)に置き、(2)をする余裕がある状態を意識的に作ることをしています。
🐶テンプレートの使い方
簡単にテンプレートの使い方も説明します。
(1)では、TODOの表示方法を変更できます。
(2)をクリックすると、新規でTODOを追加できます。
めんどくさい人は使用しなくても大丈夫です！
ダウロードはこちら
https://miiiiits.notion.site/bc9bf91c7031407a8437fbabf3fb6483?v=49e83d9c1595487d922ba235796cfbce
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