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仕事ができない人のSlackの使い方TOP4

もぐめっと

こんにちは。virapture株式会社もぐめっとです。

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富士山を眺めながら食べる富士アイスはラムネの味がして、冬なのに夏な感じがしました。

突然ですが、あなたはSlackの使い方についてアドバイスをもらったことがありますか?
恐らくSlackの使い方でアドバイスをもらうことはそこまで多くはないと思います。
そのため、誤った使い方に気づかずにSlackを使っている皆さんの助けになればと思い筆を取りました。

今回は仕事ができない人がやってしまっているSlackの使い方4つを発表します。
おそらくどれか一つは、やってしまっている方がいるのではないでしょうか。
是非自分のslackを使い方を見直すきっかけにしてください。

仕事の連絡をDMでする 第4位

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ある仕事について詳しいあなたの元にDMでこんな内容がきます。

「この仕事について質問があるんですけど〜」

と話が始まり、

「〜〜をお願いしてもいいでしょうか?」

と気づいたら仕事の依頼が始まっていました。

DMで仕事の話をすると、その人たちでしか知らない仕事が生まれるので俗人化の温床になります。

■処方箋
DMで仕事の話をしてきた場合は、グループチャンネルで話すように依頼し直しましょう。
何度かするうちに定着していくはずです。
また、グループチャンネルで話すことによってその人以外に知ってる人が答えてくれたりとレスポンスも良くなる可能性もあります。

また、個人情報や人事に関わることなどといった形でオープンにできない話をするケースなどもあるとは思います。
その場合は関係者のみのプライベートチャンネルを作って極力DMで完結しないように工夫をしていきましょう。
(ただ、プライベートチャンネルの量産も良くはないので、なるだけオープンチャンネルにできるようにしましょう)

■DMしてもいいケース
どうしても二人でセンシティブな内容を話したい時にはしょうがないこともあるとは思います。
ただ、その場合は直接顔を合わせて話すのがいいんじゃないかなぁとは思います。

@hereと@channelを多用する 第3位

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ある日、generalチャンネルでこんな投稿が来ます。

@channel 12月1日に渋谷の炉端五代目よだれ屋で社長の誕生日パーティを行います。
幹事を手伝ってくれる方はご連絡ください!

※ちなみに忘れてくれても構いませんが、12/1は私の誕生日です。
よだれ屋は隠れ家的でデートにも使える店なので是非行ってみてください。

slackには@hereと@channnelとチャンネルに参加している人たちへ通知するメンションがあります。
@hereだとアクティブの人へ、@channelだとアクティブ関係なく通知を送ります。@channelの方が強力ですね。
generalチャンネルは多数の人が参加するチャンネルです。
そんな中で関わる事のない人たちにも通知するのは仕事の妨害にもつながりますし、仕事効率をさげる原因にもなりかねません。

最近だとslackの方から警告が出るようになりましたよね。

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■処方箋
まず知らせたい内容が誰に届いて欲しいのかを精査しましょう。
そしてその人に対して一人ずつ丁寧にメンションをつけてあげましょう。
ただ、あまりにもその人数が多くて対象メンバーに通知を送ることが多いのであればグループメンションを作ってしまったり、別途チャンネルを作ってしまうのがいいと思います。

■@here/@channelを使ってもいいケース
チャンネルに参加している全員へ必ず確認が必要な時には使っても問題はないかとは思います。
少人数のチャンネルとかは特にその対象になりやすいのかなとは思います。
大人数のチャンネルで使うときには本当に全員が関係者なのかを確認しましょう。

使うときは気をつけて使いましょう。

通知の数が膨大 第2位

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通知バッチの数が2~3桁とか行っている方とかいらっしゃるのではないでしょうか。

通知の種類には2種類があります。メンションされたときに通知されるパターンと、メッセージが投稿されるたびに通知されるパターンです。

メンション通知の場合は数字バッチが増えていきます。しかしこの数があまりにも多いと本当に必要なメンションが送られているのに他のメンションバッチに紛れて反応が遅れてしまうことがあります。

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また、メッセージ通知の場合はバッチは増えずにデスクトップ上で通知が届くのですが、これだと大事なメンションがきても、メッセージ通知になれてしまってるが故に反応できなかったりすることがありえます。
またメッセージが投稿されるたびに通知が来るので非常に作業に集中しづらい環境になってしまっていると思います。

■処方箋
通知をする設定を精査しましょう。
Slackでは各チャンネルで「変更通知」というところからどういうメッセージに対して通知を行うかの設定ができます。
基本はメンションのみでいいのではないかと思います。

また、先程の@channnelや@hereでも通知を送るかどうかという設定もありますので、あまり関わらなくてもいいチャンネルでしたらそのチェックを外してしまうのがいいと思います。
チャンネル自体をミュートにしてしまうのも一つの手としてはありますが、その場合そのチャンネルに参加する意味もあるのかといった観点で整理をした方が良さげです。

参加しているslackグループ自体でものすごいメンションの数が溜まっている方もいらっしゃいますが、その場合本当にそのSlackグループに参加している意味はあるでしょうか?
今一度、参加するSlackグループの精査もすることをお勧めします。

メンションはメッセージを見てほしいからみんなメンションをつけます。
なので、基本的には数字バッチはついていない状態をキープして大事なメッセージを見逃さないようにしましょう!
ただ、メンションする側も@here/@channelと同様に大事なことだけメンションするように気をつけましょう!

■通知の数が膨大になってもいいケース
会議中などで忙しいときに通知が溜まってしまうのはしょうがないかなぁとは思います。
会議に集中してますしね。
うまくアイスブレイク中とかにslackを見て消化していくしかないのかなぁとは思いました。
ただ、返信するのに集中が必要なメンションをみてしまった場合は、一旦未読に戻して後ほどそのメンションに反応するといった工夫もした方がいいです。

メンションにすぐ反応しない 第1位

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晴れ晴れ一位に輝いた使い方は「メンションにすぐ反応しない」でした。

昔、「すぐ反応する意味があるのか?コードに集中していたのに、メンションに反応するとなると、集中力が乱されてコード書くのが遅くなる」という質問を受けたことがあります。
仕事で最終的に求められるのはお客へと出てくるアウトプットになってきます。
それはいわゆるPDCAなどのサイクルが早ければ早いほど質も向上していきます。
製品の質を高めるのは最終的にチームとしてのアウトプットのサイクルをあげることにつながるわけですが、メンションに反応しないことにより、そこがボトルネックとなってサイクルが遅くなる可能性があります。
特にPull Requestのレビューによるメンションなどはいち早く反応しないと、開発が早いチームだとどんどんとPull Requestが溜まっていってしまい、他のマージによるコンフリクトが起きるようになって無駄な作業が発生するようになってしまいます。
また、レビューも時間が経ちすぎると、書く側もレビューする側も内容を忘れてしまったりするのでいち早いレビューと修正は大事です。

私はいくつかの案件を掛け持ちで普段持っていて、コードレビューや設計レビューなども毎日複数社実施しているのですが、いかなる時でもレビュー依頼に関しては、美女から電話が来たと同じくらい、最優先タスク事項として反応するようにしています。

チームのアウトプット力をあげるという意味でも、メンションにすぐ反応するというのは非常に大事なことになります。
今一度自分だけのアウトプットではなく、チームとしてどうアウトプットするのが最適なのかを考えてみてください。

■処方箋
愚直にメンションが来たら作業を中断して反応するようにしましょう。
また、仕事をする時間帯として作業を集中する時間を別途確保するといいと思います。
例えば早朝などは誰も起きてなくてメンションが来ることはないし、起床してからの2時間は最も集中力が高いので、集中力が必要な作業は早朝〜午前中に持っていくのがいいと思います。

また、web版slackを使っている方もいらっしゃいますが、それを使うとメンションバッチに気付けなかったりするので素直にデスクトップ版Slackを使うようにしましょう。
集中できないから邪魔をされないようにweb版を使ってるという方もいらっしゃいますが、今までの記述の通り、工夫をすれば集中する環境も作ることができます。今すぐデスクトップ版をインストールしましょう。

ちなみに私の場合、さらに反応率をあげるために、マイキーワードに自分の名前を入れてメンションが届くようにしたりしています。

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■メンションにすぐ反応しなくてもいいケース
これも二位のものと同じく会議中とかはしょうがないケースはあるかなと思います。
あとは雑談的なDMとかもすぐに反応しなくてもいいかなとか思ったりはします。
(雑談はtimesとかに投げてくれ〜とか、直接話してくれ〜とか思ったりはしますがw)

また、すぐ反応できないのであれば他の人に依頼を投げたり、リマインド機能を使って再度通知するようにしたり、チームの運用としてN分反応がなかったら再度メンションを送ってあげる運用にするといった方法も効果的だとは思います。

まとめ

今回は4つのバッドケースとその対処法について説明しました。

■仕事の連絡をDMでする 第4位
グループチャンネルで話をするにしよう

■here/channelを多用する 第3位
グループメンションを作るか、メンションする人を関係者のみに絞ろう

■通知の数が膨大 第2位
通知設定を見直そう
参加するslackを整理しよう

■メンションにすぐ反応しない 第1位
アプリ版slackを使うようにして、すぐ頭を切り替えてもいい工夫をしよう

slackの使い方を改善して仕事バリバリこなしていきましょう!


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