出願校とのメールで気を付けていたこと

私はチェコの大学に出願するまで、英語でメールを書く経験はほとんどありませんでした。

今回は出願校とのメール（主に問い合わせメール）で私が気を付けていたことについて書きます。完全に自己流なので、参考程度に読んでほしいです！

長文を避ける

パッと見て、長い文章だと読む気がしないじゃないですか。なので、andやsoで文章をつなげるのではなく、文章を切ってIn additionやThereforeを使っていました。

また、いくつも質問をしたいときは番号を振って、質問がいくつあるのか、何を聞きたいのかを見やすく・分かりやすくなるようにしていました。

難しい単語や表現は使わない

相手は大学で働いていて、私よりも英語力が高いのは当然ですが、簡単な単語を使うようにしていました。

例えば、「～することは不可能ですか？」と聞くとき、
直訳すると"Is it impossible to ~" ですが、impossibleだとパッと見てpossibleと見分けがつきにくいかなと私は思うので、"Is it not possible to ~"のように、notが明確に分かるように、不可能の「不」の部分に気づいてもらえるようにしていました。

というのも、相手は毎日多くのメールを書いていて、疲れているかもしれないじゃないですか。疲れているときってあまり細かいところまで見ない/見れない傾向がありませんか？（私だけかもしれませんが…）

相手がもしそんな状態でメールを返してくれているときに、私が難しい単語や曖昧な表現を使っていたら、誤解が生まれてしまうかもしれません。私は誤解が生まれてしまうことが怖かったので、毎回表現には気を付けていました。

私って心配性すぎますよね（笑）

送る時間を考える

大学に入ると一番最初に「メールを送るときはビジネスアワーに気を付けましょう。メールは9amから5pmの間に送りましょう。」ということを学んだ方も多いのではないでしょうか。私は短大に入ったとき、最初のオリエンテーションの時にこれを学びました。

私は「相手に私のメールに気づいてほしい、返信してほしい」という気持ちが強くありました。なので、チェコの時間で9am（日本時間で5pm、サマータイム中は4pm）にメールが送信されるように設定してメールを送っていました。

そうすることで、相手がパソコンを見ていて、かつ疲れていないときにちょうど私のメールの通知が相手に届くのでは？と期待していました。このおかげもあってか、アドミッションオフィスの方へメールを送った際は、すぐに返信を受け取ることができました。

たまに、日本時間で7pmくらいにメールを送ると、返信が来なかったこともありました。たまたまなのかもしれませんが、この経験から、なるべくチェコ時間の9amに送るようにしています。

感謝の気持ちを忘れないこと

メールの最後には必ず感謝の気持ちを伝えるようにしていました。
例えば、"Thank you for your time." や "I appreciate your help." などです。

Best regardsやSincerelyだけで終わるよりも、このような表現も１つ使うことで、良い関係や雰囲気を作りやすくなると私は思っています。

私がよく使っていた表現

"Am I correct in understanding that ~" です。
これは相手からの返信に対する私の返信でよく使っていました。

「～をしてください」という内容のメールを受け取ったときや、ホームページに書いてある私がしなければいけないことについて疑問があるときに使っていました。that以下はホームページや相手の本文をコピペするのではなく必ず別の表現を使い、ちゃんと理解できているかを確かめていました。
もし私の理解が間違っていたら、出願書類に不備が生じてしまう可能性もあります。

まとめ

以上が、私がチェコの大学に出願する際に気を付けていたことです。
私は常に見やすくて誤解が生まれない書き方を心がけていました。

今でも覚えているのですが、7月頃に初めて出願校のアドミッションオフィスにメールを送るとき、短大の先生に「どうやってメールを書けばいいと思いますか？」と聞いたり、文章が間違っていないか確認してもらっていました（笑）

たった１つのメールを添削してもらうって、今考えたらすごく迷惑ですよね。短大の先生には感謝しています。

  

当たり前すぎることも書きましたが、このブログが誰かの役に立つことを願っています！

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。