＃3 手作業からの解放！RPAを用いて業務を自動化する計画書
こんにちは！
私はとあるスーパーマーケットの本部で店舗の営業活動をサポートする業務に携わっております。
私は現在ITやデジタル技術について学び、それらを駆使していかに業務の生産性を向上できるか楽できるかを考えています。
今回の記事では前の記事で業務改善を考察した業務の中で特に周囲からの反応が良かったものについて具体的な実行計画を立ててみました。
以前の記事も良ければ見てみてください。👇👇
1．手作業はおさらば！まとめ売りの売価登録はおまかせ！
スーパーでよくある「2点まとめて○○円」「よりどり3点○○円」という売られ方している商品。
いわゆるまとめ売りです。
当たり前ですが、レジで商品を通した時に安くなるようにするには事前にこの組み合わせで安くなるという商品の組み合わせと売価の登録をしておかなければなりません。
ただここでひとつ問題があります。
私の会社の売価システムでは仕様上まとめ売りの売価登録を全店舗に一斉に配信することができません。
まとめ売りではない単品で値段が下がる商品の売価は本部で特売企画などで売価設定することによって全店舗に一斉に設定した売価が登録されます。
右：まとめ売りの売価登録
まとめ売りの売価登録の仕方は
①事前に店舗へ連絡し、各店舗で登録してもらう。
②本部側で1店舗ずつ店舗の売価登録画面に遠隔で入り登録する。
の2パターンとなります。
私の部署は商品部ではないためチラシのように頻繁に売価配信することはありません。
しかし季節のギフト商品など部門を横断する予約注文の企画などは私の部署が担当しております。
数か月に1回程度の発生頻度で売価登録まで時間があるのと店舗には営業に専念してもらうため,、私の部署ではまとめ売りの企画がある際は②のやり方で登録しています。
②のやり方は数店舗だけならいいのですが何十、何百と店舗数がある場合は非常に時間がかかります。
2．解決したいこと
まとめ売りの売価登録に1店舗5分として仮に300店舗あるとすると25時間
手作業でやっていると登録漏れなども発生するためその確認作業もあります。
毎回ギフト企画が始まる何日も前からみんなで手分けして登録作業をしていきます。
これを何とか自動で正確に登録させたいです…
同じ部署のメンバーからも
「この作業が自動化されたらすごく楽になる」と期待の声もいただきました。
ちなみに根本的な解決として、システム部に「まとめ売りの売価の一斉配信」ができるようにシステム改修できないかを確認しましたが現状では無理とのことでした…残念
3．解決策
作業としては単純で店舗の売価登録画面に入り、まとめ売りの売価登録
これをひたすらに繰り返します。
同じことを繰り返す定型業務であればRPAが得意です。
休憩時間前や退勤前に実行ボタンを押して次にパソコン開いた時には完了登録作業が完了しているという感じにしたいです。
実装イメージ
Power Automate Desktop(PAD)を利用し売価登録作業のフローを再現することでRPAを実現します。
①Excelに事前にまとめ売り登録する店舗、期間、売価、登録する商品リストを作成する。（図1，2）
②PADを起動。
図1の表の先頭のログインパスワードを読み取り、売価登録システムにログインする。
③図2の情報を読み取り、売価登録システムの対応する場所に入力していく。
④入力が終わったらログアウトし、リストの次の店舗でログイン。
最後の店舗に到達するまで②～④を繰り返す。
4．実行計画
9月17日に社内でプレゼンする機会がありますので一旦そこに向けて準備を進めていきます。
フェーズ1
実際に作業しているメンバーや上司に改善案を聞いて意見をもらいます。
PADが社内のシステムにアクセスできるかなどシステム的障壁が無いか調べます。
フェーズ2
ヒアリング内容を整理、作業工程を洗い出します。
PADで売価登録フローを作成します。
フェーズ3
他部署などのRPAの知見がある人たちにフィードバックをもらいます。
店舗に影響が出ないようなテストデータを作成
フェーズ2で作成した売価登録をループ処理させるようにします。
フェーズ4
フェーズ3で作成したプロトタイプを試運転し最終調整をしていきます。
メンバーから最終フィードバックをもらい、発表資料の準備をします。
9月17日プレゼン発表
5．実現にむけて思うこと
一つ一つは小さなことでも積み重なればとても大きなことになります。
ちょっとの作業でも店舗数が増えると莫大な時間を取られます。
一つ一つは大したことない作業でもたくさん種類があると全てこなすのだけでも一苦労です。
逆もまた然りです。
どんなに小さな改善でも少しずつ積み重ねていけば何年後かには比較にならないくらい楽になっていると思います。
いつか働かなくても良いくらい楽になることを目指して！
楽をするための楽じゃないDXの道のりはまだまだ続きます。
以上最後まで読んでいただきありがとうございます。
この記事がみなさんの暇つぶしくらいになれば幸いです。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？