引き継ぎが最速で終わる！「使える」業務マニュアル作成のための５つのポイント

こんにちは。今回のテーマは「読んですぐ業務ができる、分かりやすいマニュアル作成」です。

時間も手間もかかるマニュアル作成ですが、せっかく作るのであれば読む人に分かりやすく使いやすいマニュアルにしたいですよね。理想をいえば「マニュアルを読むだけで業務が完璧にできちゃう」状態にしたい。でも、できるだけ時間をかけずに作りたい…

忙しい業務の合間を縫ってマニュアル作りをされる方へ「ここだけ押さえれば読んですぐ業務ができる、分かりやすいマニュアルを作れる！」ポイントを５つに絞ってご紹介します。

ポイント１：長すぎず短すぎず

ひとつのマニュアルに含める情報量を調整します

マニュアルは、長過ぎると読みづらくなり、短すぎるとマニュアルの数が増え全体の管理が煩雑になってしまいます。
マニュアルの作成を開始する前には、業務を箇条書きでリストアップし、ひとつのマニュアルに記載する業務範囲の目安を決めておきます。

業務内容によっては、マニュアル内の説明のボリュームにばらつきが出ることもありますが「業務のきりの良さ（そこで業務を止めても問題ないか）」を優先します。

※完璧に作り込もうとすると時間がかかってしまうので、ある程度ざっくり作っておいて、適宜調整するスタンスでいると良いです（もちろん、時間をかけてじっくり構成を考える方が理想的ではありますが。）

ポイント２：概要を記載する

マニュアルの冒頭で全体像を把握できるようにします

マニュアル冒頭に「これから何をやるのか」「そのために何が必要か」を記載します。はじめに全体像を明確にすることで、読み手が業務のイメージを持ってマニュアルを読むことができるようになります。
「成果物」や「担当者」など概要として記載する項目を定めておき、すべてのマニュアルの冒頭に挿入しましょう。

例）概要として記載する項目

ポイント３：時系列に並べる

適切なタイミングで情報を提供します

マニュアル内の業務の説明は、業務を行う順で記載します。
業務フローから外れた箇所に業務に関する注意書きを記載すると見落とされてしまう可能性があるので、同時に行う業務やその業務の注意書きはなるべく近い箇所にまとめて記載します。

例）業務手順通りに記載する

例１

例２

※「材料、道具を準備する」「生クリームを冷やす」という工程は①～③の手順の前に行うので、「例２」の順に説明する方がスムーズに業務を行うことができます。

ポイント４：省略しない

情報は出し惜しみせず記載します

マニュアルは「初めてその業務を行う」人に向けて作成するものなので、「一度聞いたらわかる」ことも省略せず記載します。
初めて業務をするときに迷いそうなことはすべてマニュアルに残しましょう。

例）読み手に親切な表現

• e-Govへログインし…

• e-Gov電子申請（社会保険の電子申請を行う画面）へログインし…

※リンクや簡単な説明を追加してある下の文の方がより分かりやすい説明になっています

ポイント５：視覚に訴える

「視覚で理解できる情報」を増やす

一般的に「文章を読み込む」よりも「目で見てわかる」方がストレスなく内容を理解することができます。
以下に該当する場合は、文章以外の表現にできないか検討しましょう。

• 「複数の条件がある」場合：表

• 「比較する」場合：表

• 「時系列を表す」場合：図または表

• 「関係性を表す」場合：図

例）複数の条件がある場合

複数の条件がある場合の例。表にするとぱっと見で理解しやすい。

注１）イラストは必要？

最低限必要な情報以外の視覚情報を追加する必要は（基本的には）ありません。
イラストを追加することで親しみやすい雰囲気にできるというメリットはありますが、マニュアル内の情報が増えるため、乱用しないようにしましょう。

Do

✅GOOD：４つの手順があることが視覚的に理解できる

Don't

親しみやすさはあるが、情報量が多く「分かりやすく」はない

注２）表現のグラデーション

視覚に訴えるといっても、必ずしも「図」や「イラスト」である必要はありません。以下の③は文章ですが「視覚に訴える」目的は達成できます。

①連続した文章：文章をよく読まないと理解できない

②接続詞で文章を区切る：①よりも読みやすい

③数字を使う：手順が４つあることが一目でわかる

④図にする：画面が華やかになるので、スライド資料などにおすすめ

以上、マニュアル作成のポイントでした。簡単に分かりやすいマニュアルがつくれるのでぜひお試しください。