Salesforceのオブジェクトとプロファイル

2023年9月19日 08:30

このnoteは、Salesforceのシステム管理者（新任）向けの投稿です。

・設定画面で見るが、何かがイマイチわからない

といったみなさんの参考になればと思います（＾_＾）★

オブジェクト

まずは用語について説明します。
Salesforceにおけるオブジェクトとは、顧客関係管理（CRM）やビジネスプロセスの管理に使用されるデータの基本的な要素を指します。セールスフォース内でデータを組織化し、操作するための基本単位です。
例えば、取引先企業、連絡先、商談、活動などがセールスフォース内でのオブジェクトの例です。

そして、オブジェクトを一元的に管理する場所をオブジェクトマネージャーといいます。標準オブジェクト (取引先、取引先責任者など) と、システム管理者が作成したカスタムオブジェクトがリストされています。

標準オブジェクトとカスタムオブジェクト

Salesforceには標準設定されている「標準オブジェクト」とユーザの用途に合わせて定義付けができる「カスタムオブジェクト」があります。その他にも、「外部オブジェクト」や「プラットフォームイベント」、「BigObjects」などありますが、一般的かつ初期段階で使う可能性が高いのが「標準オブジェクト」「カスタムオブジェクト」の２つになります。

標準オブジェクト

標準オブジェクトには、取引先の企業情報を保存する「取引先」オブジェクト、見込み顧客の情報を管理する「リード」オブジェクト、商談情報を管理する「商談」オブジェクトなどがあります。

例えば

商品への関心を示しているが、まだ購入すると評価されていない見込み客
取引を行う会社

標準オブジェクトは他にもあるので、下記URLを確認してみてください◎

※Salesforce Developers｜SOAP API 開発者ガイド

カスタムオブジェクト

一方でカスタムオブジェクトは、ユーザの用途に合わせて定義付けができるため、標準オブジェクトだけではまかないきれない、自社独自のデータを定義したい際に、カスタムオブジェクトを活用します。

例えば

支援先企業の基本情報やアクション履歴を残すために、商談と類似したオブジェクト
契約締結した企業に関する契約の背景、目的、目標、現在の業務内容、注意点などをまとめるオブジェクト

カスタムオブジェクトの作成方法

カスタムオブジェクトの手順はこちらです。

ホーム画面右上の歯車アイコンから [設定] をクリックします。
ナビゲーションの [オブジェクトマネージャ] をクリックします。
右上の [作成] から [カスタムオブジェクト] をクリックします。
［表示ラベル］（データやオブジェクトに対してユーザが理解しやすい名前をつけるのが一般的です）と［オブジェクト名］（エラーが発生した時に表示されるのがオブジェクト名＝英語表記になります）を入力します。
［レコード名］の入力（自動的に［表示ラベル］が入力されます）［データの型］を選択します。
追加の機能は、基本的に全てチェック☑️します。
残りの値はデフォルトのままで［保存］をクリックします。

プロファイルと権限セット

次にプロファイルと権限セットについて説明します。
プロファイルと権限セットの違いは下記のとおりです。
プロファイルとは、Salesforceのユーザーアカウントに関連付けられるセキュリティ設定とアクセス権のことです。
例えば、レポートへのアクセスや閲覧範囲、編集などの権限を設定です。
一方で、権限セットとは、プロファイル内の特定の権限をまとめてセットにしたユーザの割り当てのことをいいます。
例えば、複数の部署や業務ごとに独自の権限を割り当てる時に使います。

プロファイル

プロファイルの特徴は下記のとおりです。
①一元的なアクセス制御：
・プロファイルはユーザーアカウントごとに適用されます。一つのプロファイルを複数のユーザーアカウントに割り当てることができます。

②基本的なセキュリティ設定：
・プロファイルはオブジェクト、フィールド、ページレイアウト、レポート、ダッシュボードなどのアクセス権を制御します。プロファイルごとに異なるアクセス権を持たせることが可能です。

例えば、

①アクセス制御：
・各ユーザーには特定のオブジェクト（取引先責任者、取引先）へのアクセス権がある。
・営業部門のユーザーは取引先オブジェクトにアクセスが可能だが、経理部門のユーザーはアクセスできないようにする。

②ページレイアウトとフィールドの表示：
・特定のユーザーグループに対して、異なるページレイアウト（画面のデザインとフィールドの表示）を設定をする。
・営業担当者には売上の情報が表示されるページレイアウトが割り当てられ、管理者はより広範な情報が表示されている。

③機能の制御：
・ユーザーが使用できる機能を制御します。
・特定のユーザーグループには特定の機能（例：カスタムオブジェクトの作成や編集）が許可されているが、他のユーザーグループには制限されている。

④データの共有設定：
・データの共有設定も制御します。
・一般的なユーザーには自分が作成したデータのみアクセスを許可し、管理者にはすべてのデータにアクセスを許可するといった設定可能。

権限セット

権限セットの特徴は下記のとおりです。
①追加のアクセス権
・ユーザーアカウントが持つ既存のプロファイルのアクセス権を補完するために使用します。

②柔軟なカスタマイズ
・プロファイルと異なり、権限セットは必要に応じて特定のユーザーアカウントに追加で割り当てることができるため、より柔軟なカスタマイズが可能です。

③アドオンの機能拡張
・権限セットは新しい機能やカスタムオブジェクトのアクセス権を追加する際にも使用されます。

権限セットは、個別のユーザーに対して、そのユーザーだけが必要な特別なアクセス権を追加するためのものです。
これによって、プロファイルの一般的なアクセス権設定とは別に、個々のユーザーのニーズに合わせたカスタマイズが可能になります。

プロファイルと権限セットは下記URLで、分かりやすくまとまっているので参考にしてください◎

参考：FROGWELL社のブログより

まとめ

改めてオブジェクトやプロファイルと権限セットにまとめてみて思ったのは「1つ1つ機能毎の意味や役割、連動性を理解しないと、1つの設定ミスの影響範囲が大きい」ということを実感しました。。。

他にもたくさん、機能があるので私も纏めながら、理解を深めていきます。（反省）

Salesforceのシステム管理者を担当されることになった方に、私の経験が役に立てたら嬉しいです！

🌼Salesforceシステム管理者（新任）をしているみなさんに幸あれ！🌼

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