人に仕事をお願いする時は、冷戦にならないために、小学生に教えるつもりで指示をする

仕事で指示を出した時に思い通りに動いてくれない・・・

社会人生活も4年目を迎えて何かと人に指示を出すことが増えてきましたが、最近事あるごとに自分が望んだものではないものがアウトプットとして返ってきます。

漫画「東京喰種」より

ホント、勘弁して欲しいです・・・。

そして、必要な資料ができないだけではなく、指示者と受け手側で、お互いに気まずくなります。

この感じが苦手と言いますか・・・ホントにしんどいです。
（年上の人相手だとさらにしんどさが増します）

指示出している私からは隠しきれないイライラが発生し、指示を受けている側からは申し訳ない空気を醸し出しながら、指示通りやりましたけど？オーラがガンガン飛びます。

お互いに言いたいことは隠しながら会話することになるので
まさに冷戦状態と言ったような感じですね。

つい最近あった実例を元に話すと

※口頭での会話です。

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（私）
機能のエンハンスを検討したいです。
概要レベルでいいので追加できそうな機能をいくつか提案する資料を作ってください。

（担当A）
はい！わかりました！

〜〜数日後〜〜

（担当A）
資料完成しました！確認お願いします！

（私）
えっ。これってある１つの機能の設定方法書いてあるだけですけど・・・？
概要レベルでいいからいくつかの機能を提案する資料をお願いしましたよね？？？(この人、使えないなー。なんで指示通りに動いてくれないんだよ)

（担当A）
申し訳ございません。（言われた通りにやったつもりですけど？）
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・・・資料を確認する時の気まずさ半端ないです。
（なお、担当Aは私より10歳上の人です）

ちなみにこの例の場合、私として下記を想定していました。
・パワポ数スライドの資料
・細かい設定方法は不要
・複数の機能概要（何ができる機能か）の紹介がある

ただ、実際に出てきたのは
・エクセルにびっしり文字が書いてある資料
・細かい設定方法が書いてある
・一つの機能のことしか書いてない

ちなみにこの資料をもとに上司に説明しなきゃいけなかったときの私の気持ちは下記になります。

漫画「ワンピース」より

理想と現実は程遠いとはこのことですね。

いい機会なので、この件をもとに少し振り返りをしてみました。

◆今回の例での失敗点
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1.文章で伝えることをせずに口頭のみでの指示

2.相手にアウトプットのイメージを伝えていない

3.相手が目的を理解したかを確認していない。
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失敗点を振り返っていく中で、私自身感じた点は
人それぞれで経験や能力、常識が違うという点です。
つまり、人によって認識の差異は必ず生じてしまいます。

この差異を無くすためには、自分の考えの見える化とコミュニケーション
この二つが大切だと思いました。

それを踏まえてそれぞれの失敗に対して次のような対策を考えました。

◆失敗点に対する対策
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①言葉ではなく文章で箇条書きで用件をまとめる
→口頭で言った後でも必ず、メールで箇条書きにして要件を伝える。

②図解して説明する
→ホワイトボードなどにアウトプットのイメージを書いて伝える。

③目的を復唱させる
→指示した後、指示を受けた側に依頼の目的を言わせるようにして、間違った認識をしていないか確認する。
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正直やっていることはかなり単純だと思います。
ですが、実際にこの対策を先ほど例に出した担当Aに指示を出すときに試したところ

見事一回の指示で自分が求める資料が作成されました！！

資料確認時の冷戦も回避できて自分としては最高の結果を得ることができ、めでたしめでたしですね。笑

・・・ただ、少し本音を言うと

・口頭の指示でもメモ取りながら理解して欲しい。
・概要の紹介資料でエクセルで文字ばかりの資料を作らないで欲しい。
・こちらから聞かなくても自分で目的を復唱してあってることを確認して欲しい。

こちらがここまで気にしないでもやって欲しいなと愚痴をものすごく言いたい気持ちもあります。

まだまだ私も大人になりきれていないってことですかね。笑