新卒1年目で学んだタスク管理の極意とは？
こんばんは。
そして久しぶりのみゆまるnote。
トップ画像にもある、水野学さんの
この本が最近の愛読書になったんだけど
それを踏まえて1年目で1番悩んだ
タスクのお話をまとめようかと。
新卒入社して9ヶ月、
とても有り難いことに未熟ながらも
多くの仕事に関わらせていただけた中で
自分のタスクがパンパンに膨れ上がって
頭が真っ白になったタイミングがあった。
上司といっしょに整理すると
「10分で終わる」「先方に確認」
「来週でいい」のように
どんどん仕分けされて、
実は持っているボールは3つしかなくて、
レベルで言うと小学生のお手玉だったのに
道化師のサーカスの演技くらいに
感じていたんだなぁと驚いた。
タスク管理の2大悩みはなんだったのか
自分がこの1年、タスク管理で悩んだ理由は
主に2つなのかなぁと。
①アウトプットの質の担保の難しさ
②タスクそれぞれの粒度の違い
上記2つについて、本の内容と絡めつつお話していこうとおもう。
締め切りは2つ設定して抜かりなく
①に関しては、そもそも1年目で最初から仕事が上司と同じレベルでできてたらおんなじお給料もらわないとおかしいよねって話になるから、当然頼まれた仕事のアウトプットを最初から100%の精度で出すことは不可能に近い。
けど、締め切りはいろんな人が絡む。
社内外の沢山の人が携わるプロジェクトだからこそ、「新人が頑張ったけど、締め切りの日に60%しかできませんでした」なんて話は通用しない。
この本でも、「時間は王様」「締め切りが完成」と言われているくらい、どんなプロフェッショナルでも、信頼される仕事をするために期限は絶対守るものだと骨の髄まで叩き込んでいる。
新卒の私がたどり着いた答えは、
「締め切りを2つ設定する」ことだ。
例えば、プロジェクトのシミュレーションを立てる時に、締め切りAと締め切りBを設定する。
A＝100%のクオリティのものを先方に提出する日
B＝60%まで自分で考えてみて、上司に提出し、フィードバックをもらう日
この2つを設定することで、取り返しのつかない事態になる前の軌道修正が可能になり、最終的なアウトプットの質に関するフィードバックが格段に減った。
当然、「AとBの間隔をどのくらい空けなければいけないか」の議論はマストなので、60%から100%に上げるために必要な時間・材料・人的リソースなどは事前に上司と打ち合わせしておく。
その時も、上司の確認は10分で済むように、事前に段取りをテキストで送るなどの工夫を自分なりにしたところ、だいぶスムーズにコミュニケーションが取れるようになった。
これはビジネスコミュニケーションでは基礎中の基礎だけれど、案外できている人は少ないんじゃないかと感じる。
タスクに塗り絵をしていく作業とは？
タスクの粒度の違い、という点では
抱える仕事によっては、タスクの大きさもバラバラで、さらに一方通行ではない、ということをひしひしと感じた。
例えば、私の上には事業部の上司、メンター・リーダーである上司、同じようなプロジェクトを担う上司の3人が主にいる。
そしてメンバーには学生インターンが4人。
社外には、協業している編集部のライターさんが十数名。
みんな、性別も年齢もバラバラ
持っている仕事の範囲もバラバラだ。
そんな状況下では、以下のようなコミュニケーションは頻繁に起こる。
「みゆまるちゃん、明日までにこの資料の数値埋めて報告資料作ってくれない？」
「みゆまるさん、この日の配信記事と文言を決めたんですが、チェック頂けますか？」
「この企画10本のみ今週中だったのですが急ぎで10本追加で欲しいです」
「御社サイトを拝見したのですが広告のご相談はこちらのアドレスで合っていますか」
上司・部下・クライアント・新規問い合わせと言った全く難易度も仕事量も異なる依頼、これが1日の中で一気に流れ込んでくる。
最初は、「えええっ、そんな一気に言われても...」と焦る気持ちでワタワタし、思考停止していた私だが、ある秘策に出会ってからはかなり楽になった。
その秘策とは、
「依頼に塗り絵をしていく」
ことだ。
ビジネスで塗り絵ってなんだ？
こいつふざけているのか？
と思う方もいると思うので説明。
例えばCという依頼があったとする。
まず、すかさずTrelloというタスク管理ツールのカードの「今日」の列に依頼を入れたあと、この仕事を分解すると以下のような特徴があった。
・10分以内でできる
・メールより電話が早い
・上司の確認が必要
上の3つの特徴それぞれに、自分ルールの中で定めた色をつけてはじめて、「タスク化」が完了し、次のアクションに移す。
一旦今日に入れたタスクでも、来週でよければ来週に移してしまえばかなり気が楽になる。
(Trelloの拡張機能では、タスクカードに色つけ可能)
私は、このようにタスクの特徴それぞれに色をつけて保存した後、優先度を決めてタスクリストを作成する作業を「塗り絵」と呼んでいる。
塗り絵をする時、１つの絵を完成させる過程で「この色の芯が少ないな。塗る前に鉛筆削りしなきゃ」「この色は塗る範囲が多いから太い筆を用意して、一気に塗ろう」など、様々なことを考えて塗る順番を決めていくと思う。
タスクも同様に、様々な特徴を加味しつつ、達成するまでのプロセスを決めることでスムーズに消化できる。
それにより、どんなに粒度の違う仕事だとしても、「誰に・何を・いつ・どのように・どこで」が明確になることで、持っているタスクは常にクリアな状態で脳内に整列している。
この本では、「時間ボックス」という方法で、「やるべきこと、それに必要な時間」の見積もりを立てることが述べられている。
正直、本質さえ見誤らなければ、タスク管理方法は自由でいいと思っているが、この本の内容は自分のタスク管理のノウハウを言語化するのにとても役立ち、心から読んで良かったと感じている。
仕事が早い人は、仕分け上手な人
世の中には、無駄なことがたくさんある。
もちろん、私自身無駄なことから学ぶことがたくさんあったと思うけれど、時間は有限だから、なるべく無駄は削減してスマートに仕事がしたいとも思う。
「仕事が早い」と感じる人の特徴は、5W1Hを即座に見極め、仕事を仕分けられる人かな、とまだ短い社会人人生の中で感じている。
全てをやる必要がない場合もあるし、
足りないところを補填する場合もあるが、
まずはタスクを因数分解し、仕分ける。
そうやって、仕分けた結果できた時間を、自分の趣味や自己研鑽、人との交流に使っているからこそ、忙しく見える人ほど、「時間がない」などと悲観的な言葉は発しないし、いつも楽しそうだ。
そういう働き方、つまり仕事の段取りの哲学がより多くの人に届くことを願って...
まずは自分自身が、来年からもっと段取り上手になることを宣言して、このブログを終わろうと思う。
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