ファシリテーションが楽になるアジェンダ作成のヒント
こんにちはこんばんは。スクラムマスターの いのもえ です。
先日「アジェンダを作っているときどんなことを考えているか？」と質問をもらいました。今日はそのテーマで記事を書いてみたいと思います。
アジェンダづくりに困ってる方やファシリテーションが苦手な方の参考になれば幸いです！
この記事の前提
色んな MTG のアジェンダがあると思いますが、この記事では「複数名で何かを決める（合意する）」という場合を対象とします
オンラインでの miro を用いたミーティングを想像して記載しています
1. 論点の親子関係を想像しながら問を作る
物事を決定する際には、複数の事実や仮定をもとに決定することが多いと考えています。また、同じような状況にいる人であれば同じような結論に至ることもまた多いと思います。
例えば以下は「今日の目玉商品」を決めるときの議論をイメージして作成しました。
「洋菓子が売れる店である」「暑い日である」ということがわかれば、「バニラアイス」という選択肢は自然に選べると思います。
私のアジェンダづくりでは、このように「この内容が決まれば自然と選択できる」という状態を目指して問（= 論点）を考えています。
2. 一方的に話す時間は 5 分以内を目指す
人が「受け身」の状態で興味をもって 話を聞ける時間は 8 分と言われています。
アジェンダを作成する場合にはファシリテーターを担当することも多いため、自分の説明時間にはかなり気をつけています。
ファシリテーターだけでなく、議論の中で特定の誰かが話し続ける場合も同様に考慮が必要です。
論点からズレた意見だと判断できた場合は付箋などへ書き出し、論点が違うことを確認しながら、投影中の場所から少し離れた位置に貼り出します。
3. 待ち時間を考慮する
会議中、特定の個人に向けたものではない問を投げられる場面が発生します。例えば「質問がある人はいますか？」等のような質問です。
このような質問をした際には、必ず時計やタイマーを見ながら、確実に 10 秒待つようにしています。
アジェンダ作りの際、このような待ち時間も考慮して問いかけが発生しそうな前後の時間は多めにとれるよう設計します。
問いかけてから回答が来るまでの無言な時間を避けたくて、追加で問いかけたり話したりしてしまいやすいです。ですが、問いかけが多ければ多いほど回答者は混乱し、余計に回答までの時間がかかってしまいます。
余裕があれば参加者の様子も観察できると良いと思いますが、慣れてないうちはカウントするだけでも良いと思います。
4. ワークを入れる
MTG の内容を共有するために議事録をとり、展開する場合があると思いますが、テキストでのコミュニケーションでは情報量が落ちることがわかっています。
私がアジェンダを作るときには、いくら丁寧に議事録を書けたとしても全ては伝わらないと割り切っています。そのため、「決定事項がホワイトボードを見れば思い出せる状態」を目指します。
その中の 1 つの施策として、アクティブ・ラーニングと呼ばれる活動を入れるように気をつけています。
〆
どの会議であっても気を付けていること・真似しやすそうなものを中心に紹介してみました。
参考になりましたら幸いです！
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