大きなデータを送りたい
一般的なビジネスマナーとして、ビジネスでメールを送るとき、「2MBを超えるデータはメールに直接添付しないように」と言われることがあります。
今回は、なぜこういったマナーが存在しているのか？という理由と、このようなケースでどうすれば良いのか？という対策をご紹介します。
大きなデータはサーバーで止まる
そもそも、メールが送られる仕組みを知っていますか？
カンタンな図で書くと、こんなかんじになります。
メールが送れる・受信する仕組みは、このどれが欠けてもダメです。
そして、「2MBを超えるデータはメールに直接添付してはいけない」というのは、主にこの送信側・受信側のメールサーバーが関係しています。
現在のメールサーバーはほとんどが大容量データに対応しているサーバーですが、ビジネスに「メール」というツールが使われるようになった当初は、このサーバーの能力が今と比べて格段に低いものでした。
そこで言われるようになったのが、この「2MB制限」。
送信側・受信側どちらかのメールサーバー側が対応できない大きなデータが来てしまうと、メールが送れないからです。
つまり、送る側がいくら性能の良いサーバーを使っていても、受信側のサーバーが古くて容量制限があれば大きなデータは送れない、ということ。
これは結局、受信側のメールサーバーの能力がわからないので、現在でも同じように注意が必要だということでもあります。
どうやって送ればいいの？
そこで考えられるのが、インターネット上にデータをアップロードしておいて、そのURLを送る方法。
ただし、当然ながらパスワードをつけておいたり、万が一のためにダウンロードできる期間を制限しておいたりすることが必要です。
こういったアップロードサービスはいくつかありますが、今回は二つご紹介します。
ギガファイル便（通常無料）
有名なのはギガファイル便です。
無料で使えて、パスワード設定もダウンロード可能期限の設定も可能という至れり尽くせりのサービス。
デメリットは、会社によって「フリーのアップロードサービスはダメです」とはじかれてしまう場合があること。
また、ダウンロード数の制限がなかったりアカウントでのアクセス制限はできません。
OneDrive（有料だがすでに契約している可能性あり）
そこで使えるのが、Microsoft365のサービスのひとつ、OneDrive。
有料ではあるものの、現在ExcelやWordを使える状態なら、セットでOneDriveも使える契約になっているはずです。
なので、ほぼ無料に近い状態で使えるオンラインストレージです。
OneDriveは、指定したフォルダを簡単に共有できます。
ギガファイル便のようにパスワード設定やダウウンロード期限はもちろん、アクセス制限や、閲覧・編集可能かの選択もできます。
もし「大きなデータを送りたいのに方法が分からない！」という方は、こういったサービスを使ってみると良いかもしれません。
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