返信率・応募率の高いスカウトメールを送りたい！件名の書き方やコツ・例文を解説します。

こんにちは。Mirise up株式会社代表の上田啓太です。

現在、多くの企業が採用活動に取り入れ始めている、ダイレクトリクルーティング。企業が求職者へスカウトメールを送り、直接アプローチをする「攻め」の採用手法です。（ダイレクトリクルーティングについてはこちらの記事で詳しく解説しています。よろしければご覧ください。）

しかし、企業の人事・採用担当の方々からは、求職者にスカウトメールを送っても、返信が来ない、応募が集まらない、というお悩みが多く寄せられます。工数をかけても思ったような反響を得られず、時間の無駄と感じてしまうことも。

今回は、スカウトメールの返信率・応募率をいかに高めていくか、実際に応募につながったスカウトメールの例文等をもとに、 件名・本文・送信のタイミングなどのコツを解説していきます。

スカウトメールはなぜ重要なのか？返信率や採用率についてお伝えします。

まずは、弊社の2021年のスカウト統計より算出した、スカウトメールの返信率・応募率を見てみましょう。

某転職媒体のスカウトツールよるメール、つまり転職媒体から求職者へ向けた一斉送信等メール開封率は、平均15％でした。一方、弊社が某ダイレクトリクルーティングツールから求職者へ直接送信したスカウトメールの開封率は、約4.5倍の平均70％。また、応募率に関しても、某媒体スカウトツールからのメールの場合は平均0.2％、ダイレクトリクルーティングツールからのメールの場合、約60倍の平均13％という結果に。

上記の表を見ていただくと、いかに攻めのダイレクトリクルーティングが強いか、よくわかるかと思います。

効果的なスカウトメールの文面と例文

最も重要なのは件名（タイトル）～きっかけとなる言葉を入れる～
昨今、メールはスマホで確認する方が多いのではないでしょうか。そして、メールボックスは、仕事のメール、プライベートのメール、通販サイトからのメルマガと…重要度の低い未読メールが溜まっている人も多いのでは、と思います。そんなメールボックスの中で、第一に「おっ？」と思ってもらうには、きっかけとなる言葉が入っていることが重要になってきます。

では、きっかけとなる言葉とは、どんなものなのか。現在、月におよそ1万件のスカウトメールを送信している弊社で、培ってきたノウハウを紹介します。

【きっかけとなる言葉の例】
・現在の社名や職種名
・募集している職種名
・勤務地

当たり前のように感じるかもしれませんが、実際にスカウトメールを受け取る側になると、以下に上記のようなきっかけとなる言葉が入っていないかがわかります。

上記のような見慣れた現職・前職の社名や職種が入っていれば、必ず引っかかるポイントになります。自分に意図また地方在住者にとって、勤務地はかなり重要です。スカウトが送られて来ても、「また首都圏か・・・」とガッカリ、ということもあります。首都圏以外、地方の求人であるならば、件名のはじめに「〇〇県勤務」など、地名を必ず入れましょう。

例：　「【〇〇市オフィス勤務】株式会社△△にて営業のご経験のある貴方様へ、「法人営業職」募集のプレミアムオファーです！」

文面はオリジナリティーが大切
前述の件名の工夫で、まずは求職者にはメール本文へ進んでもらったとして、いざ本文です。「自分の経験や希望を理解した上で送られてきたメールだ」という意識を持ってもらうことが重要です。

本文の早い段階で、求職者自身の基本情報、職務経歴、保有資格など、どの点に興味を持ったのかということを理解してもらいます。つらつらと長い文章は読んでもらえませんので、端的に箇条書きでまとめると良いでしょう。

求職者の情報を把握したうえで送られてきたスカウトメールだと分かれば、続きを読んでみよう、求人票を開いてみよう、という気持ちのスイッチが入りやすいですね。

では、具体的にどんな文章が効果的なのか。次項目で、例文を紹介していきます。

効果の高かった文面
弊社として、これまで反応が得られやすかった具体的な例と、反対に反応が薄かった場合の例をご紹介します。

悪い例：
「あなたの経歴に興味を持ちました」
「営業経験者のあなたへ、法人営業の募集のご案内です」
→　これでは、せっかくターゲットを絞ってスカウトメールを送ったとしても、受け取り側の求職者には、「どうせ何百と送っているのでしょう？」と、感じさせてしまいます。

良い例：
・「株式会社〇〇にて約△年、営業職としてご活躍された経験がある点」
・「今後、●●職としてさらにキャリアアップしたいとお考えである点」
・「〇〇県内での勤務をご希望されている点」
・「△△の有資格者である点」
→求職者の職務経歴、希望、資格の情報を具体的に挙げ、紹介する求人がいかに求職者にマッチしているかということをプッシュします。

返信率が高いスカウトメール送信の曜日・時間帯を分析
スカウトメールを送信したら、統計を取りましょう。その統計から、返信がきやすい曜日や時間帯を分析して、今後のスカウト送信日時の指針としましょう。求職者側が何をしている時間帯（朝の通勤中、昼休み中、終業後、就寝前…）なのか、どういう気分になる曜日なのかというところに想像力を働かせることがキーになってきます。最近は、午前中に送ったスカウトに対し、12時過ぎ、求職者が昼休みに入ったときにメールを見てすぐに応募、というパターンも多いですね。

デメリットについて

一番のデメリットは工数がかかる点
もちろん、こういったオリジナリティーのある、求職者にマッチしたスカウトメールを送るには、かなりの工数がかかります。レジュメを読み込むのにも5分、件名・本文の編集にも5分・・・とかかっていては、限られた就業時間の中で多くのスカウトメールを送るのは難しいですよね。

さらに、スカウトメールから返信・応募に繋げるためには、メールが届いたときの求職者の状況、転職意欲のアップダウン、そもそもの求人の条件など、全てがかみ合う必要があります。これは簡単なことではありません。そのため、メールの件数も数多く必要になってきます。

しかし、どれだけ工数をかけても、求職者の気持ちに引っかからないメールを送っていては意味がありません。同じ時間をかけるのであれば、いかに効率的に進められるかよく検討し実践する必要があります。

経験値、ノウハウ蓄積の課題
スカウトの件名・本文も、一度作成したら終わりではありません。返信・応募が来ないなら、より効果のある”きっかけの言葉”選び、本文の構成など、再考できるポイントはたくさんあります。ここも、トライアンドエラーを繰り返し、経験値を上げていくことで、業界や職種によって異なるポイントが見えてくるでしょう。

また、募集している求人も、いつも同じではないですよね。営業・事務・総務・経理・情報システム・・・。その都度、スカウトメールを検討して実践、効果検証をおこなうとなると大変です。人事スタッフだって社内で異動することもあるわけで、ノウハウの蓄積も一苦労でしょう。パフォーマンスの高いダイレクトリクルーティングにはこのような課題があります。

まとめ

僕が考える返信率・応募率の高いスカウトメールを送るためのコツは、大きく以下の4点です。

・求職者がスカウトメールを見てみようと思える、きっかけとなる言葉が入った件名
・求職者の情報をもとにしたオリジナリティーのある本文
・求職者のベストなタイミングを狙ったスカウトメール送信
・件名・本文、送信日時等の実践、効果検証を繰り返すこと

とはいえ、デメリットであげたように、職種ごとに効果的な言葉や文面を試行錯誤してスカウトメールを送るのはかなりの工数がかかります。もしこういったことを課題に感じられているのであれば、ダイレクトリクルーティング（スカウトメール）代行を検討してみるのも手です。

採用担当経験のある人材業界のプロフェッショナルが、業界で培った経験・知識を駆使し、スカウト代行を行うので、自分たちで一からノウハウを培っていくよりも効率的。

気になる方はぜひ僕宛にご相談ください。詳しいサービスの内容や導入事例、利用開始までの進め方など一緒に考えさせていただきます！

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