楽だけど長引いちゃう…オンラインミーティング・雑談・飲み会をすっぱり終わらせるコツとは
ハイマネージャーの五十嵐です。
先日、緊急事態宣言が解除されましたが、再び東京では感染者が増加し、昨日には「東京アラート」も発令されました。コロナの影響はまだまだ続くと考えて良いでしょう。
となると、依然として実施されそうなのがオンラインでのミーティングや雑談、飲み会です。リモートワークを引き続き行う会社はもちろんですが、原則出社となった企業でもミーティングはオンライン、というところは多いのではないでしょうか。
すぐその場で環境を立ち上げることができるのでオンラインでのミーティングや飲み会はとても楽ですが、時間に余裕ができたためか、だらだらと長引いてしまうケースも少なくありません。
そこで今回は、オンラインミーティングや雑談、飲み会をすっぱり終わらせるコツを考えました。困ったときにぜひお使いください！
共通の対策
オンラインミーティング、雑談、飲み会すべてに言えることですが、まずはできるだけ短く時間制限を行うことが何よりも重要です。
例えば目安として、
・オンラインミーティングは30分
・オンライン雑談は10分
・オンライン飲み会は2時間
と設定してみましょう。
「なんとなく２時間ぐらい」という気分でいると、その２時間が気づけば３時間、４時間になってしまうことはざらです。
たとえ雑談や飲み会であっても、Googleカレンダーなどで予め時間をスケジュールしておくことで、次の予定になだれ込むことを防ぐことができます。
①オンラインミーティングの場合
オンラインミーティングの場合は上記の時間制限に加えて、事前にアジェンダを作っておくと良いでしょう。
アジェンダといっても、
今日のミーティングの議題
・今週の営業結果について
・来週以降の行動計画について
など、話すテーマを箇条書きにした簡単なもので構いません。これがあるかないかで、ミーティングの進み具合が全く異なります。
「さあて今日は何を話そうか」と何も準備せずに始めてしまうと、雰囲気も緩くなってしまい効率良いミーティングが行えません。どんなに短いミーティングであっても、必ずアジェンダは用意するようにしましょう。
②オンライン雑談の場合
オンライン雑談の場合は、そもそもの時間制限に加えてタイマーを設定すると良いでしょう。
例えば休憩は15分と予め決めておき、開始とともにタイマーを開始します。
「制限時間が終わったらどんなに楽しくても強制終了」と決めておき、チームのルールとして運用するととても効果的です。
雑談は楽しいものですが、ハマりすぎると業務にも支障が出てしまいます。
メリハリをつけるためにも、ぜひタイマーを設置してみてください。
③オンライン飲み会の場合
オンラインミーティングや雑談は、業務時間内であるため規律が働きやすいですが、一番の強敵はオンライン飲み会かもしれません、笑
オンライン飲み会は業務時間後に行われることが多いため、時間を気にせず飲むことができてしまいます。また、居酒屋での飲み会のように、店の閉店時間や終電時間を気にする必要がないため、気づけば朝までコース・・・ということもしばしばです。
（私もついつい飲み過ぎ、平日なのに深夜2時まで飲んでしまったことがあります。）
オンライン飲み会の場合も制限時間を設けることが大切ですが、酔ってしまうとそんなことは忘れてしまいます。そのため、「切り上げる理由」を各自で用意しておく必要があります。
いくつか、効果的な理由を考えてみました。
1.飲み会の後に予定がある
王道かつもっともストレートな回答ですが、飲み会の後に予定があると予め告げておくのは大切です。もちろんですが、酔ってしまう前に言いましょう。
2.同居人や近所に迷惑がかかる
周囲への気配りを演出するのも手です。実際、同居人や近所の声がうるさくて眠れなかったという経験はありませんか？ケンカの元にもなりますので、同居人がいる方や家の壁が薄い方は要注意です。
子供がいる方は、「子供を寝かしつける」といって退出するのも良いでしょう。誰も傷つけない、うまい抜け方だと個人的には思います。
また、風呂に入るのも手段の一つです。風呂に入って30分も経てば、オンライン飲み会はあなたのことを忘れて勝手に進行してくれます。
3.自らがホストとなり、制限時間を設ける
僕がもっともオススメしたいのがこの方法です。
例えばZoomミーティングでは、ホストがミーティングの時間を設定することができます。予め2時間に設定しておけば、2時間経過とともに会は自然消滅します。
ホストとはいつの時代もめんどくさいものですが、Zoomのホストならそこまで手間もかかりません。率先して会を仕切り、時間制限を設けてしまいましょう。
4.デバイスの充電が切れた・wifiの電波が悪くなった
これはあまりオススメしませんが、最終手段としては有効でしょう。
デバイスの充電が切れてしまった・wifiの電波が悪くなった、と環境のせいにしてしまいます。そのまま折良くフェードアウトしてしまえば、禍根を残すことはないでしょう。
しかし、同じコミュニティでこの理由を複数回使うのは心象が悪いです。充電すればいい、wifiを変えたほうがいいという話になってしまいますので、同じグループで使うのは１回だけに留めておきましょう。
ここまでしても抜けられないのであれば、もしかするとそのコミュニティがあなたに合っていないのかもしれません。変な話ですが、距離を取ることを考えたほうがいいのかもしれませんね。
オンライン飲み会に関しては、楽しくスパッと終わるのが飲み過ぎ防止にもなり、健康的に生きられます。最近飲み過ぎて疲れが溜まっているという人は、今回ご紹介した「抜けワザ」をぜひ試してみてください。それでは！
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