メモをテンプレートに。

メモの内容はテンプレートにはめるように書き込みましょう。

「書いたメモを振り返っても何を伝えたいかわからない」

「メモが結局言葉の単語とし活用され、伝えるときは思い出しながらになる。」

「メモ取りに時間がかかる」

電話対応、上司との相談にメモは欠かせません。ただ、メモを書いても何を伝えたいのかわからない時ありませんか？

メモは「説明してわかる状態」ですが、メモを「机上に置かれている状態」でも伝わるようにするにはテンプレートを使ってみましょう。

例えば、電話対応で

「田中商事の鈴木さん」から「先輩の佐藤さん」に「資料を郵送したことを伝えて欲しい」また、「来週あたりに打ち合わせをしたいのだが都合の良い時間はないか？」と言った内容を受けたとします。

あなたならこれを、どのように書き記しますか？

少なくともこのように記述するでしょう。

ただ、これを机上にそのまま置かれたらどうでしょうか？

伝わりにくいのではないでしょうか。
そこでテンプレートを使うことで右上にまとまってしまったり、文字の大きさがまばらすぎてどこが読み始めかわからないことがなくなります。

このように、感覚的には「表」を使うイメージで、慣れないうちは表を描いてみるのもありです。

上記の表をもとに書き出すと、

「いつのメモ？」なんて言った確認もなくなるでしょう。

ぜひ、メモをテンプレート化して仕事の早い人になってみましょう！